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Künstliche Intelligenz verändert das Projektmanagement

Heute begegnen wir der "Künstlichen Intelligenz (KI) tagtäglich. Sei es beim Einkauf, am Skilift, am Flughafen oder im öffentlichen oder Individualverkehr. "Smarthome" oder "Medical Services" sind zwei sehr zukunftsträchtige Anwendungsfelder, die ohne den Einsatz von KI gar nicht denkbar wären. Neuerdings gibt es auch im Projektmanagement Instrumente die auf selbstlernende Algorithmen zugreifen. Da stellt sich nun wirklich die Frage, wie weit KI die Projektarbeit noch weiter verändern wird. 

Wenn man den Begriff KI anspricht, denken viele zuerst an Roboter und computerunterstützte Steuerungen, die die menschliche Arbeitskraft früher oder später ersetzen könnten. 

Während Roboter nur Befehle ausführen kann KI viel mehr. KI ist selbstlernend und kann Lösungen für Probleme basierend auf gemachten Erfahrungen machen. Sei es für den besten Weg im Ferienverkehr oder einer Anzeige von personalisierter Werbung im Internet. Das Themenfeld selbstlernender Algorithmen ist umfangreich - und lässt sich folglich auch im Projektmanagement hervorragend anwenden.


Wie lässt sich KI im Projektmanagement einsetzen?

Projektarbeit lässt sich auf die fünf Hauptbereiche eingrenzen, die bei den meisten Vorhaben gleich sind:

  • Planung
  • Führung und Organisation
  • Ressourcenmanagement und -einsatz
  • Kommunikation (Stakeholder, Team, Kunde)
  • Management (Projekt, Problem, Lösung)

Vier dieser Hauptbereiche nutzen als Grundlage das gleiche Datenmaterial. Dieses dient der Artificial Intellegence (engl. Ausdruck für KI) um ds Projektmanagment effizienter zu machen. Zeit, Kosten, Qualität, Verbesserungsvorschläge, Handlungsempfehlungen: Ein Algorithmus, der selbstständige Schlüsse zieht kann dem Projektteam die optimalsten Vorschläge unterbreiten, zu welchem Zeitpunkt die Abarbeitung der jeweiligen Aufgabe Sinn erzeugt 


Was kann intelligente Software nicht leisten?

Selbstlernende Computer können die Aufgaben von Projektmitarbeitenden kaum ersetzen. Maschinen können Dinge wie Empathie, Strategie oder Kreativität kaum leisten. Dies macht sich im Besonderen im Bereich der Kommunikation in den Projekten bemerkbar. Auch zukünftig werden Projektmitglieder  und die Führung miteindander austauschen und diskutieren, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Kommunikation und allen Facetten und Nuancen, die zum Projek gehören, kann bis heute keine Maschine leisten und dies wird auch in nächster Zeit weiterhin der Fall sein. 

KI-basierende Einsatzmöglichkeiten sollen vorwiegend unterstützen, die Aufgaben eines Projektmitarbeiters oder ganzen Projektteams zu optimieren. Wenn bspw. das Projektbudget überschritten wird, kann der Algorithmus unterschiedliche Projekte miteinander vergleichen und daraus neue oder weitere Erkenntnisse ziehen. Daraus die richtigen Schlüsse abzuleiten, die auch weiche Faktoren berücksichtigt, kann nur von Menschen umgesetzt werden. 


KI steigert die Effizienz von Projekten

Bei der Planung eines Projekts ist heute Projektmanagement-Software auf dem Markt, die mit einfachsten Suchmechanismen ausgerüstet ist, welche ein gezieltes Suchen auf Informationen spielend ermöglicht, die vom Projektmitarbeiter gerade benötigt wird. Selbstlernende Algotrythmen weisen heute ein Potenzial auf, die Prozesse zu vereinfachen. Daraus kann man klar folgern, dass sich das Projektmanagement der Zukunft sehr stark verändern wird. Denn wer an immer anspruchsvolleren und komplexen Projekten arbeitet, verliert schnell einmal die Übersicht  vor lauter verändernden Terminen, Zuständigkeiten, Verträgen und weiteren Daten. 

Es gibt heute Projektmanagement-Anwendungen auf dem Markt, die in der Lage sind, die für das Projekt vorgesehenen Ressourcen zu analysieren und zum besten Termin einzusetzen. Bei allfälligen Veränderungen oder auftretenden Problemen werden Lösungsmodelle aufgezeigt, die jeweils abhängig von der aktuellen Situation sind. Die KI unterscheidet, welche Gründe zu einem Ausfall geführt haben, bspw. . Maschinenausfall, oder Veränderungen des Marktes oder der Lieferanten. Zugleich zeigt die Software Potenziale zur Effizienzsteigerung in der ganzen Organisation auf. 

Selbstverständlich profitiert auf die Führung von den KI-Anwendungen. Die Anwnedung unterstützt durch detaillierte Analysen und auf der Basis verschiedner Faktoren bessere Entscheidungen zu treffen. Themen, die eine hohe Komplexität aufweisen, könne mit dem Einsatz von KI auf einfache Art gelöst werden. Stark betroffen sind dabei die Fertigungsindustrie (Maschinen, Auto). In diesen Branchen kann die KI für repetive und operative Management-Aufgaben zum Einsatz kommen. 


Einfluss auf die Soft Skills

Die KI wird Jobs, Prozesse- oder Unternehmensmodelle nur in wenigen Fällen vollständig ersetzen. Die menschliche Arbeitskraft wird nicht ersetzt. Sondern menschliche Aktivitäten werden sinnvoll ergänzt und für das Projektteam einen ehten Mehrwert schaffen. Somit kann der gewonnene Freiraum für neue Aufgaben erweitert werden Gemäss einer Umfrage, welche die PWC durhgeführt hat, verspricht sich mehr als 50% der Unternehmen im DACH Bereich von der KI einen wesentlichen Mehrwert. Wenn datengestützte Agorithmen in Zukunft adminstravite Arbeiten übernehmen, führt dies dazu, dass die Softskills  eine wesentlich grössere Bedeutung erlangen. Neue Hauptaufgaben für Projektmitarbeitende sind dann:

  • Entwicklung neuer kreativer Lösungen
  • Erkennen von weiterem Innovationspotenzial und gezielter Förderung
  • Umsetzung von Innovatione und Weiterentwicklung
  • Lösung von auftretenden Unstimmigukeiten und daraus vorausschauendes Handen

Das sind Kompetenzen, die keine Maschine und kein Roboter übernehmen können  und die Menschen der KI voraushaben. Empathie, Kreativität und Flexibilität sind die Parameter, die das Projektmanagement schon heite beeinflussen und in der Zukunft vermehrt bestimmen werden.


Fazit

Die Anwendungsbereiche von KI sind sehr vielschichtig und vielfältig. Die Chancen, Projekte effizienter zu gestalten und entwickeln sind umfangreich. Die KI kann jedoch keine Menschen ersetzen, sondern ihnen im positiven Sinne unterstützen, um dadurch Risiken zu reduzieren und Fehler zu vermeiden. Für das Projektmanagement und die Mitarbeitenden ergeben sich so neue Anforderungsprofile, die vermehrt auf weiche Faktoren setzen.

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Diese 10 Rules machen den Projektleiter erfolgreicher

Bestimmt hast Du Dir auch schon die Überlegung angestellt, was eigentlich einen guten und erfolgreichen Projektleiter ausmacht. In meiner vieljährigen Projektleitererfahrung in kleinen bis grossen Projekten, in verschiedenen Branchen und in kleinen bis ganz grossen Projekten haben sich zehn Gebote entwickelt und herauskristallisiert, welche einen erfolgreichen Projektleiter ausmachen. Über die vorliegenden zehn wichtigsten Rules kann nun ausgiebig diskutiert werden und ich hoffe der geneigte Leser tut das auch.

1. Rule  – Sei Dich selbst – sei authentisch

Diese 1. Rule ist das wichtigste und steht folglich an erster Stelle. Da stellt sich klar die Frage, warum das so ist. Die Antwort auf diese Frage ist ganz einfach zu beantworten. Diese 1. Rule  bildet die Grundlage eines jeden erfolgreichen Projektleiters. Eines musst Du Dir vor Augen halten, Du kannst es nicht allen recht machen, folglich versuche es schon gar nicht. Mir war das als junger Projektleiter zu wenig bewusst, aber die Umwelt, die Mitarbeitenden, Kollegen und die Chefs merken sehr schnell, ob Du eine Fassade zeigst oder den echten Menschen.

Ich hatte gerade ein CRM Projekt in einem mittelgrossen Unternehmen erfolgreich eingeführt, da sagte ein Kollege zu mir: «Emil, das hast echt cool gemacht» und ich fragte ihn, wie er den das gemeint hat. «Du bist einer der wenigen, der so authentisch ist und seine Aufgabe geradlinig durchführt» Da kam bei mir gleich der «WOW»-Effekt auf, das ging nun runter wie pures Mineralwasser. Das Fazit daraus, sei wie Du bist und lass Dich ja nicht beirren auch wenn es mal

2. Rule – Sei Teammotivator

In Deinem Projekt ist das Team das allerwichtigste. Mit einem Team, welches eine latente Unzufriedenheit zeigt, wird Dein Projekt vermutlich «Schiffbruch» erleben und Du wirst die gesteckten Ziele nicht erreichen können. Von daher ist es für Dich ganz wichtig Dein Team durch die ganze Projektzeit gut zu behandeln. Nun stellst Du bestimmt die Frage; wie man das anstellen kann. Dazu gibt es ein paar wichtige Aspekte zu beachten:

  • Motivation erhöht die Arbeitszufriedenheit ist schnell umsetzbar und bringt sehr schnell positive Ergebnisse
  • Jeder Mitarbeiter bringt Kompetenzen ein, daher ist es wichtig diese zu erkennen und im Projekt richtig einzusetzen
  • Unterstütze deine Mitarbeiter in der Entwicklung und in der Lösung von möglichen Problemen

Selbstverständlich gibt es noch viele weitere Motivationsfaktoren im Projekt zu berücksichtigen.

 



3. Rule - Stehe hinter Deinem Team

In einem meiner früheren Projekte hatte ich einen Chef der mich ständig übergangen hat, Projektmitarbeitende in meinem Projekt wegnahm, oder zu anderen Aufträgen delegierte, ohne meine Stellungnahme einzuholen. Die Folge die daraus entstand, dass mein Projekt in Verzug geriet und meine Projektziele nicht mehr vereinbarungsgemäss erzielt werden konnten. Die Kommunikation mit meinem Chef war immer angespannt. Die unterschiedlichen Ansichten steigerten sich aber mit der Zeit weiter. Irgendwann musste ich einen Entschluss fällen: ich erkläre die Fortsetzung des Projektes als gefährdet oder sogar gescheitert, ich als Projektleiter nicht geeignet bin oder ich dem Chef mitteile, dass ich das Projekt nicht mehr weiterführen will.

Irgendwann kam der Zeitpunkt, ein Gespräch mit meinem Chef zu vereinbaren und die Projektsituation ausführlich darzulegen. Er war sehr überrascht über meine Schilderungen, war sich über sein Tun nicht im Klaren und dachte nicht an die negativen Auswirkungen im Projekt. Er forderte mich zum Schluss auf, die auftretenden Probleme zukünftig früher zu kommunizieren. Für mich war nun klar, in solchen Situationen schon früh aktiv zu werden und zu agieren, statt zu reagieren.


4. Rule - Treffe Deine Entscheidungen ohne Verzögerung

Es gibt in Projekten kaum etwas Schlimmeres als in einer Führungsposition Entscheidungen zu «vertrödeln» oder gar nicht zu treffen. Solche Situationen verursachen Unsicherheiten und wirken extrem demotivierend. Als Auftraggeber und Projektleiter bist Du immer in dieser Position und Projekte erfordern immer schnelle Entscheidungen. Projektleiter, die Tage und Wochen benötigen, um alle möglichen Eventualitäten zu ermitteln, bevor sie dann eine Entscheidung treffen, werden kaum erfolgreich sein.

Am Anfang Deiner Projektleiter-Karriere wirst Du bestimmt alles richtig machen und folglich auch viel Zeit aufwenden um die richtige Entscheidung zu treffen. Das ist nicht weiter verwunderlich. Versuche aber trotzdem, Entscheidungen schnell zu treffen. Nimm Dich der Probleme in den Projekten an, frage den Problemsteller, was er für Lösungsvorschläge er hätte und triff auf Grund dieser Deine Entscheidung. Auch auf die mögliche Gefahr hin, dass sich Dein Entscheid vielleicht später als nicht vollkommen richtig herausstellt. Mit Deiner kontinuierlichen wachsenden Projekterfahrung, werden sich solche Situationen zurückbilden.

Tipp: Lieber eine nicht vollständige Entscheidung treffen als gar keine Entscheidung.

 


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5. Rule - Bearbeite Risiken konsequent

Risiken sind im Projekt und sind dein ständiger Begleiter. Risiken hörst, siehst und riechst Du nicht. Du musst einfach wissen, sie treten in jedem Projekt auf. Es ist folglich Deine Aufgabe diese zu verhindern und zu eliminieren. Nimm vom Projektbeginn weg mögliche Risiken wahr, die Dir einen möglichen Schaden anrichten könnten. Im weiteren ist es ganz wichtig, dass Du in die Zukunft schaust und Dir kontinuierlich Überlegungen anstellst, wo allfällige Risiken lauern könnten. Das ist ein bisschen in die Sterne zu schauen, es macht sich aber echt bezahlt. Je mehr Projekterfahrung Du hast, desto besser hast Du die Risiken im Griff. Bei grösseren Projekten ist es unabdingbar ein permanentes Risikomanagement zu betreiben.


6. Rule - Überblick behalten

Als Projektleiter ist es für Dich ganz wichtig den klaren Blick im Projekt zu halten. Das heisst aber nicht, dass Du alles bis in das kleinste Detail wissen musst. So ist es nicht nötig, dass Du in einem Informatikprojekt, den Zeilencode aus dem «FF» kennen musst. Du bist Projektleiter und brauchst den entsprechenden Überblick. Nutze eine erprobte Projektmanagement-Checkliste. Halte Dich da an die «Top-Down» Regel. Schau von oben in das Projekt hinein. Aus dieser Sicht wirst Du schneller mögliche Eingriffspunkte sehen können. Deine wichtigste Aufgabe ist es den aktuellen Projektstand im Griff zu halten und auch mit geeigneten Methoden darstellen zu können. Du sollst bspw. jederzeit darstellen können, welche Teilziele erreicht wurden, welche vor dem Abschluss sind und wo allfällige Probleme auftreten könnten.



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7. Rule - Halte Dein Budget im Griff

Für mich war es immer ein unangenehmes Gefühl, wenn ich den Auftraggeber, den Projektlenkungs-ausschuss nach einer Budgeterhöhung fragen musste, besonders nach dem zweiten Mal und der Auftraggeber fragt, wie es denn mit der Qualität meiner Budgetplanung steht. Es gibt eigentlich nur eine plausible Begründung für eine Budgetnachfrage: «Das Projekt hat sich seitens der Anforderungen verändert oder gar vergrössert». Ist dies der Fall kannst Du in Ruhe eine Budgeterhöhung anfordern. Achte dabei auf die folgenden Faktoren:

  • Wie hoch ist mein Budget zu Beginn des Projektes
  • Wieviel wurde bis heute ausgegeben
  • Wieviele offene Bestellungen, Posten habe ich noch
  • Was muss noch in Auftrag gegeben werden
  • Wieviel Budget bleibt bis zum Schluss des Projektes noch übrig

Du hast Dein Projekt gut geplant, wenn Du am Ende des Projektes eine Punktlandung in Bezug zum Termin, zum Umfang und Budget ausweisen kannst.


8. Rule - Netzwerk, Netzwerk

Ein gutes Netzwerk ist für den Projektleiter das A und O. Gut vernetzt heisst, ständiger Austausch, ein Nehmen und Geben. Pflege Dein Netzwerk gleich stark wie Deine Projektmitarbeitenden. Gib viel von Dir, dann wird Dein Netzwerk Deine Bemühungen honorieren und entsprechend viel zurückgeben. So wirst Du in schwierigen Situationen immer einen Partner haben, den Du um Unterstützung anfordern kannst.

 



9. Rule - Wisse was Du machst

Wie gut Du die Methoden und Techniken, also Deine Handwerkzeuge beherrschst, ist für Dich als Projektleiter wegweisend. Stell Dir mal vor, Du solltest kochen und kannst die geeigneten Kochutensilien nicht unterscheiden. Das geht nun einfach mal nicht. Genau so ist es auch im Projektmanagement.

Du solltest folglich wissen, was ein Finanz-, Ressourcen-, Kapazitäts-, Risikomanagement oder ein Projekt-Controlling ist. Und Du weisst auch, wie man diese anwendet. Diese Themen sind völlig unabhängig von der eingesetzten Projektmanagementmethode.

Die eingesetzte Projektmanagementmethode ist der zweite Teil Deines Projekt-Handwerkzeugs. Klassisches Phasenmodell, agile Projektmethoden, Scrum und weitere Formen, welche eingesetzt werden können, solltest Du natürlich kennen.


10. Rule - Bilde Dich weiter – sei fachlich auf der Höhe

Es gibt Projekte, bei denen es nicht wesentlich ist, ob Du weisst, was im Projekt fachlich und funktional abläuft. Aus meiner Erfahrung darf ich sagen, dass ich kein solches Projekt angetroffen haben, seit ich Projekte leite. Wie im Rule 6 erwähnt, ist es nicht die Aufgabe des Projektleiters, den Zeilencode im Detail zu kennen oder gar zu schreiben. Für diese Aufgabe setzen wir ja Programmierer ein. Du solltest aber soviel wissen, dass Du auch fachliche Fragen Deiner Mitarbeitenden erklären kannst. Im weiteren musst Du soviel wissen, dass Du die Fragen des Auftraggebers und des Lenkungsauschusses kompetent erklären kannst. Je grösser Deine Projekt-Erfahrung ist , umso leichter wird es für Dich einzuschätzen sein, in wie weit Dein Fachwissen genügt.

Projektmanagement Ausbildung


Wenn Du mehr Fragen hast oder mehr zu den 10 Rules im Projektmanagement wissen möchtest, hinterlasse einen Kommentar. Ich gebe zu jeder Anfrage eine Antwort.

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