Arbeitspakete
entwickeln


Nachdem das Projekt in einem Projektstrukturplan visulisiert worden ist, werden anschliessend die Projekt-Arbeitspakete entwickelt. Dadurch reduziert sich die Komplexität von Projekten massgeblich. Zu jeder Teilaufgabe, die im Projektstrukturplan festgelegt wurde, wird ein Arbeitspaket erstellt.

 


Ausgangslage

Mit der Erstellung des Projektstrukturplans wird ein Projekt zwar übersichtlich und bearbeitbar, doch dieser enthält meistens nur die Meta-Informationen der zu entwickelnden Aufgaben: Wer macht was bis wann mach.

Da fängt es schon an: Die Beschreibung des „WAS“ ist meist mit wenigen Worten im Arbeitspaket-Namen dargestellt – muss es ja, sonst würde der Projektstrukturplan viele-Seiten lang werden, was absolut nicht seiner eigentlichen Zielsetzung – nämlich der der gewünschten Übersichtlichkeit – entspricht. Dadurch bedarf es einer genaueren Beschreibung dieses „WAS“, am besten inklusive erwartetem Ergebnis. Dies erfolgt – wie der Name schon sagt – durch die Entwicklung der Arbeitspaketbeschreibung.


Die Ziele der Arbeitspaketbeschreibung

  • Definition und Klarstellung der notwendigen Detailaufgaben
  • Zuordnung der Verantwortlichkeiten im Projekt
  • Terminplanung auf Arbeitspaketebene (Start- & Endtermin, Durchlaufzeit)
  • Erkennung und Nutzung von Synergien und Redundanzen
  • Schaffung einer Basis für Leistungs- & Termincontrolling
  • Schaffung von Transparenz und Orientierung im Projektteam bei der Projektarbeit

Beschreibung eines Arbeitspaketes

Die Beschreibung eines Arbeitspaketes ist nichts weiter als die logische Weiterentwicklung des Projektstrukturplans. Im Projektstrukturplan (PSP) werden PSP-Code, Name, Termine, Verantwortlichkeit und Fortschritt der Arbeitspakete definiert und dargestellt. Aufgabe der Arbeitspaketbeschreibung ist es, detailliert festzulegen, welche Massnahmen im Zuge der Bearbeitung des Arbeitspaketes gesetzt werden bzw. was am Ende das Ergebnis des Arbeitspaketes sein soll.

Grundsätzlich kann jede  wichtige Information als Gegenstand der Arbeitspaketbeschreibung festgelegt werden, wie bspw. die  Risikoeinschätzung, Personal- und Budgetressourcen, Materialien, Geräte, Infrastruktur. Der eigentliche Inhalt der Arbeitspaketbeschreibung ist von Projekt zu Projekt neu festzulegen und hängt von einigen wesentlichen Merkmalen ab (Größe, Komplexität, Teamzusammensetzung, Erfahrung des Teams, etc.)

Der Name eines Arbeitspaketes soll schon so gewählt werden, dass er Informationen darüber gibt, was in dem Arbeitspaket ablaufen wird, die Beschreibung festigt dies jedoch und stellt sicher, dass alle von denselben Inhalten und – noch wichtiger – vom gleichen Ergebnis sprechen. Durch die Festlegung und schriftliche Dokumentation von Zielen und Nicht-Zielen des Arbeitspaketes werden die einzelnen Arbeitspakete noch dazu zueinander abgegrenzt. So kann verhindert werden, dass im Laufe des Projektes Sätze wie „Wir dachten, das macht ihr in eurem Arbeitspaket!“ laut werden.


Wie beschreibe ich ein Arbeitspaket?

Projektstrukturplan als Basis für das Arbeitspaket

Die Erstellung der Arbeitspaketbeschreibungen erfolgt auf Basis des Projektstrukturplans. In der Regel liegt sie in der Verantwortung des jeweiligen Arbeitspaket-Verantwortlichen, da dieser als Fachexperte für das jeweilige Thema am besten weiß, was in seinem Arbeitspaket zu passieren hat. Darüber hinaus liegt bei ihm die Verantwortung für die Ergebnisqualität.

Arbeitspaket-Entwürfe abstimmen

Sind alle Arbeitspaketbeschreibungen in einem ersten Entwurf erstellt, folgt die Abstimmung. Damit wird vermieden, dass Dinge doppelt geplant oder vergessen werden. Dies erfolgt am besten in einem Workshop, bei dem die Arbeitspaket-Verantwortlichen an einem Tisch sitzen und die Arbeitspaketbeschreibungen Punkt für Punkt miteinander durchgehen und optimieren.

Aus Erfahrung ist diese Vorgehensweise effizienter, als die einzelnen Arbeitspaketbeschreibungen in Rundlauf zu schicken und danach die Anmerkungen zusammenzuführen. Derartige Kommentare gehen nämlich in den seltensten Fällen konform und können so gut wie nie ohne nochmalige Abstimmung sofort eingearbeitet werden. Diese Vorgehensweise fördert außerdem den gegenseitigen Bildabgleich und erzeugt ein gemeinsames Verständnis für das Gesamtprojekt.

Beim gemeinsamen Abgleich der Arbeitspaketbeschreibungen werden sowohl Inhalte und Ergebnisse als auch Termine und Ressourcen abgestimmt. Wesentlich ist die Abstimmung so genannter „Engpass-Ressourcen“, wie zum Beispiel Mitarbeiter, die in mehreren Arbeitspaketen, die vielleicht auch noch zum selben Zeitpunkt abgewickelt werden sollen, vorgesehen sind.

Arbeitspaketbeschreibungen erweitern den Projektstrukturplan

Sind alle Projektbeteiligten mit dem Ergebnis zufrieden, werden die Arbeitspaketbeschreibungen zusammen mit dem Projektstrukturplan abgelegt und im Verlauf des Projektes bei Bedarf überarbeitet. Wird während der Projektarbeit ein Arbeitspaket in den Projektstrukturplan aufgenommen, muss natürlich eine neue Arbeitspaket-Beschreibung erstellt werden.

Selbiges gilt, wenn Arbeitspakete zusammengelegt oder gestrichen werden – die Arbeitspaketbeschreibungen spiegeln den Projektstrukturplan in einer detaillierteren Form wieder und müssen daher ständig auf dem aktuellen Projektstand sein.


Die Schritte zur Arbeitspaketentwicklung


Anforderungen für ein perfektes Arbeitspaket

Die Arbeitspaketbeschreibung wird optimalerweise in einer Tabelle strukturiert abgebildet. Die Inhalte der Arbeitspaketbeschreibung sind variabel, Die wichtigsten Bestandteile sind jedoch

  • der PSP-Code
  • die Bezeichnung, um das Arbeitspaket eindeutig zum Projektstrukturplan zuordnen zu können
  • die Arbeitspaket-Verantwortlichkeit
  • sowie Inhalt und Ergebnis des Arbietspaketes

wobei die letzten beiden Informationen Hauptbestandteil der Arbeitspaket-Beschreibung sind, da sie durch den Projektstrukturplan nicht abgedeckt werden.


Vorlage Arbeitspaketbeschreibung (Beispiel)

Gut  dokumentierte Arbeitspakete sind der Erfolgsfaktor eines jeden Projektes.


Arbeitspakete sind für ein erfolgreiches Projekt ein "Must"

Die Entwicklung von Arbeitspaketbeschreibungen wird von den Vielen Projektmitarbeitern als lästige, mühsame, zeitverschwenderische und  verwaltungstechnische "Schickane"  des Projektleiters empfunden. Es gibt jedoch zwei ganz wichtige Aspekte, die in jedem Fall eindeutig für eine Spezifizierung der Arbeitspakete sprechen.

  1. Die Arbeitspaketbeschreibung dient dem Projektleiter als Grundlage für die operative Steuerung und das Projektcontrolling. Dies ist insbesondere bei Grossprojekten von grosser Bedeutung, bei denen es unabdingbar ist, dass sich der Projektleiter voll und ganz auf das Management des Projektes konzentriert und keine inhaltlichen Aufgaben übernehmen kann.
  2. Sind die Projektmitarbeiter erst ganz neu im Projekt und als Projektteam noch nicht eingespielt, unterstützt die durch die Arbeitspaketbeschreibung vorgegebene Struktur das gemeinsame abgestimmte Vorgehen im Projekt.

Die Tipps eines Seniorprojektleiters

Experten Tipp !

  • Es empfiehlt sich, immer alle Arbeitspakete zu beschreiben, da nur dadurch die gesamte Projektaufgabe transparent wird. Der dafür notwendige Zeitaufwand hält sich in Grenzen und steht in jedem Fall in Relation zum Nutzen.
  • Wenn die Arbeitspakete „sauber“ (durchgängig und vollständig) beschrieben sind, sind sie die ideale Basis für das Controlling, da aufgrund derer der Fortschritt optimal abgeschätzt werden kann.
  • Arbeitspaketbeschreibungen gemeinsam im Projektteam diskutieren und abstimmen, z.B. in Präsentationen – dadurch erhalten alle Teammitglieder einen Überblick und können das Ergebnis mit ihren Ergänzungen verbessern.
  • Es kann immer nur einen Arbeitspaket-Verantwortlichen geben.
  • Die detaillierte Planung ist bei komplexen Projekten ein Muss.