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Covid-19 fordert das Projektmanagement






Covid-19 fordert das Projektmanagement


Mit den ständig zunehmenden Infektionen durch durch das Covid-19 (Corona) Virus wurden schnell die Geschäftsreisen gestrichen, grosse Veranstaltungen und Events wurden umgehend abgesagt. Restaurants, Geschäfte und Schulen geschlossen, letztlich wurden sogar Ausgangsbeschränkungen verhängt. In vielen Bereichen der Wirtschaft ist der Ausnahmezustand eingetreten. Dieser stellt viele Führungskräfte und Mitarbeitende vor überraschende Herausforderungen Da stellt sich selbstverständlich die Frage, wie wirkt sich das Virus auf das Projektmanagement aus?

Seit dem ersten Auftreten des Virus hat sich das Covid-19-Virus aus China kommend schnell auf der ganzen Welt verbreitet. Es war erstmals Ende Dezember 2019 in der Millionenstadt Wuhan der chinesischen Provinz Hubei auffällig geworden, entwickelte sich im Januar 2020 in der Volksrepublik China zur Epidemie und breitete sich in den folgenden Monaten weltweit aus. Am 11. März 2020 erklärte die WHO (Weltgesundheitsorganisation die bisherige Epidemie offiziell zu einer Pandemie.

Wie bei der SARS-Pandemie in den Jahren 2002/2003 zeigten sich bereits kurz nach dem Bekanntwerden der ersten Erkrankungsfälle erhebliche "Bremsspuren" in der Wirtschaft, welche sich schnell in die Unternehmen auswirkten. Nach Schätzungen kostete die SARS-Pandemie die Weltwirtschaft weit über 40 Milliarden Dollar . Es bleibt abzuwarten, wie sich die Wirtschaft in der DACH Region während und nach dem Covid-19-Virus verhält. Es ist jedoch bereits voraussehbar, dass vielen Projekte in Unternehmen eine schwere Zeit bevorsteht. Die Projekte werden in solchen Situationen besonders stark angeschaut. Da stellen sich die Fragen zu "Zeit" und "Kosten" noch stärker.  


Die Auftragsklärung

Im Rahmen einer kritischen Betrachtung werden nun viele geplante und laufende Projekte noch kritischer geprüft als dies in normalen Zeit geschieht.

Es wird überlegt, ob Projektbudgets gestoppt werden  sollen und  in den Erhalt der generellen Liquidität des Unternehmens in Zeiten zurückgehender Aufträge. Eine Konsequenz könnte auch sein, dass Projekte gar nicht erst genehmigt werden.

Nicht nur im eigenen Unternehmen stellt das ein Problem dar. Als interner Projektmanager ist auch keine genaue Umfeldanalyse möglich. Projektexterne Einflussfaktoren sind in Krisenzeiten sehr unsicher, nicht vollständig einzustufen und vor allem nicht berechenbar. Sie können auch täglichen Veränderungen ausgesetzt sein. Im Ernstfall werden externe Einflussfaktoren auch rechtlich schwierig werden, denn gegen eine Pandemie ist man oft nicht versichert. Viele Versicherungen schliessen Pandemie als Schadensfall aus, oder verlangen stark erhöhte Prämien.

Das führt folglich zu einer zunehmend schwierigen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, denn Kosten können durch Krankheitsfälle, Reiseeinschränkungen, Isolation, ausfallende Lieferketten bis hin zu Vertragsbruch nicht mehr genau berechnet werden. Es kommt auch die Unsicherheit auf, ob externe Firmen und Partner überhaupt das notwendige Personal zur Verfügung haben, um ihre Vertragspflichten zu erfüllen.


Die Kommunikation

Software

Durch die Anordnungen des Bundesamtes für Gesundheit sind Versammlungen und Meetings stark eingeschränkt bis verboten worden. Social Distancing ist klar angeordnet worden

In Digitalisierungszeiten muss auf Videokonferenzen und Softwaretools (bspw. Zoom, MS-Teams, Skype usw.) zurückgegriffen werden, die einen kontaktlosen Austausch von Informationen ermöglichen. Hierzu haben sich auch einige Softwareanbieter entschieden, ihr Angebot für die Zeit des Virus kostenlos zur Verfügung zu stellen.

Ihr Projektteam muss sich schnellstmöglich für eine effiziente Lösung entscheiden und sich die Handhabung des Kommunikationstools aneignen. Dann lassen sich grosse Zeitverluste vermeiden.

Stakeholder

Die Veränderungen aufgrund des Virus nehmen natürlich auch der Intensität einiger Gespräche die nötige Kraft aus den Segeln. Neue und alternative Strategien müssen sich ausgedacht werden. Im weiteren müssen Unternehmen in solchen Krisenzeiten nach innen und nach aussen stärker und gezielter mit den Betroffenen kommunizieren.  

Es ist selbstverständlich, dass aktuell in den Unternehmen erhebliche Kommunikationsdefizite vorhanden sind, schliesslich hat uns das Virus so ziemlich auf dem falschen Fuss erwischt. Wer hätte zu Beginn des Jahres je gedacht,  dass die Welt schon drei Monate später ganz anders aussieht. Es versteht sich damit von selbst, dass da in Bezug zur Kommunikation sehr viele Unklarheiten auftreten. Es ist auch so, dass Unternehmen in Bezug zur Kommunikation eher "defensiv" eingestellt sind. Welche Strategien und Instrumente hier im Unternehmen am besten geeignet sind, muss jedes Unternehmen selbst entscheiden. Fakt ist sicher, dass Sie vermutlich im Projekthandbuch kaum Antworten zur geeigneten Kommunikation in Pandemiezeiten dokumentiert haben. 

Antworten und Orientierung bietet hier das Stakeholder-Relationsship-Management.  Allerdings bezieht sich das nur auf Stakeholder, nicht auf die Öffentlichkeit im Allgemeinen.


Das Risikomanagement im Projektmanagement

Die klassischen Bereiche, die im Projektmanagement durch das Eintreten von Risiken betroffen sind, lassen sich untergliedern in Dauer, Qualität der Leistung und Gesamtkosten des Projekts (Projektdreieck). Da jedes einzelne Projekt im Unternehmen unterschiedlichen Risiken ausgesetzt ist, besteht aus Sicht der Projektleitung verständlicherweise grosses Interesse daran, diese Risiken zu vermeiden, um den Projekterfolg zu sichern.

Massnahmen wie Homeoffice, Softwarepakete, Kulanz was die Kinderbetreuung angeht sind Angebote an die Mitarbeiter, um ihre Arbeitskraft als wichtigste Teile des Unternehmens langfristig zu erhalten oder sichern. Damit kommt der Arbeitgeber seiner Sorgfaltspflicht nach. In Betracht gezogen werden muss auch die mögliche zusätzliche Belastung für jeden Mitarbeiter, besonders jene mit Kindern, Älteren oder gar Krankheitsfällen in der Familie. Auch die psychische Belastung von Isolation und drohender Krankheit muss in die Art und Weise, wie mit den Mitarbeitern kommuniziert wird, einfliessen. Somit lassen sich auch die Aufgaben in dieser aktuellen zeitlichen Situation des Projektmanagers verdeutlichen:

Vermeiden, dass viele Mitarbeiter aus physischen oder psychischen Gründen ausfallen, um die weitere Entwicklung des Projektes zu gewährleisten. Man muss dabei auch zur Kenntnis nehmen, dass keine volle Leistung im Projekt erreicht werden kann, weil so viel aktuell nicht absehbar ist.

So ist es zwingend erforderlich, dass Unternehmen einen eigenen Krisenstab aus der Unternehmensführung und den Vertretern von Kommunikation, PR, Marketing und dem (möglichen) Pressesprecher sowie den Kernfunktionen bilden. So können Sie schnelle Entscheidungen treffen und Lösungen für Probleme mit Stakeholdern klären.


Der Projektmanager in Krisenzeiten

Für einen externen Projektmanager bedeutet das vor allem auch eine besorgniserregende Entwicklung für die eigene Auftragslage. Die Konsequenz aus der globalen Situation ist, dass der externe Projektmanager seinen Auftrag zeitlich stark verzögert oder gar nicht mehr bekommt. Alle Regierungen aus der DACH-Region haben für den Auftragsausfall und die Insolvenz von Firmen und Freiberuflern vorgesorgt. Ein Lichtblick für alle freiberuflichen Projektmanager ist, dass sie auch von der Finanzhilfe der  einzelnen Staaten profitieren können.

In Krisenzeiten kann es sehr schnell passieren, dass die Grenzen zwischen Rechten und Pflichten der Mitarbeiter im Unternehmen zu vermischen drohen. Kennen Sie als Projektmanager ihre Rechte und Pflichten als Arbeitnehmer in Krisenzeiten genügend, um sich auch selbst optimal zu schützen?   Anworten zu Covid-19 Sie unter anderem hier erhalten.


Expertenmeinungen zur Meisterung der Covid-19 Krise

Im März 2020 veranstaltete das internationale Netzwerk für IT-Leiter CIONET (www.cionet.com) eine „Flash Web Conferenz“ zum Thema "Meisterung der Covid-19 Krise

Nebst der Betrachtung und  Analyse, sind die Teilnehmenden der Auffassung, dass die Krise 2020 eine anschliessende Rezession auslösen wird und wir uns 2021 auf einen möglichen Wiederaufschwung vorbereiten können. Dabei gab es ein paar wesentliche Aspekte mit Bezug auf CIOs, die sich im wesentlichen auch auf Projektmanager übertragen lassen.

Daraus ergeben sich fünf Empfehlungen für ein erfolgreiches Führen in diesen schwierigen Zeiten.

  1. Empathie und Mitgefühl für Ihre Mitarbeitenden und Ihre Kunden, aber auch für die ganze Wirtschaft. Das ist einfacher gesagt als getan, weil Sie vermutlich harte und rationale Entscheidungen treffen müssen, um das eigene Unternehmen durch diese stürmische Zeit zu führen
  2. Fokussieren Sie Ihren Einsatz zu Beginn auf Ihr Unternehmen und stabilisieren Sie es. Stellen Sie sicher, dass Sie das fortsetzen, was Sie fortsetzen können. Das erfordert viel Kreativität.
  3. Entscheiden Sie  schnell, sammeln Sie so viele Informationen wie möglich und entscheiden Sie schnell trotz vieler Unsicherheiten. Perfektion ist heute der Feind des Fortbestandes des Unternehmens und könnte es in den Abgrund führen.
  4. Behalten Sie stets die Kontrolle über Ihr Handeln, beobachten Sie ständig die neuen Informationen und Veränderungen und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden und Kunden fortlaufend.
  5. Vergessen Sie nicht, dass die Krise auch länger andauern könnte. Geben Sie Kunden und Mitarbeitenden eine Perspektive. Die Krise wird zu grundlegenden Veränderungen führen und unter Umständen unser privates und geschäftliches Leben stark verändern. Die meisten davon wären zwar ohnehin gekommen, aber nicht in diesem Tempo. Es muss nicht alles negativ sein, solange Sie die Dinge in das richtige Licht setzen und auch tun.

Der wichtigste Punkt ist aktuell, Empathie zu zeigen und effektiv mit den Mitarbeitern zu kommunizieren und dabei positiv eingestellt zu bleiben! Denken Sie daran jede Krise ist auch der Start für die Nutzung neuer Chancen für Sie als Unternehmer, Projektleiter und Mitarbeitender. 

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Projektmanagement ist Aufgabe des Top Managements




Projektmanagement ist eine Aufgabe des Top-Managements

„Mit unserem Projektmanagement stimmt etwas nicht, es ist schlicht nicht auf dem aktuellen Stand. Bringen Sie mal das Projektmanagement auf "Vordermann". Bilden Sie mal die Projektleiter aus und verleihen Sie diesen die nötigen Kompetenzen. Ein vermeintlich naheliegender Schluss, denn schliesslich haben die Projektleiter eine sehr wichtige Rolle in allen Projekten. Allerdings kann eine zeitlich lange andauernde  Mühe eines ganzen Projektteams durch eine nicht überlegte Handlung aus der Führungsetage wertlos werden. Wenn etwa auf die Einhaltung eines Projekt-Zwischentermins gepocht wird, anstatt bei der Durchführung von Kompensationsmassnahmen zu unterstützen. Es sind oft auftretende Kleinigkeiten, die grosse Wirkung haben. Deshalb sollte das Top-Management unbedingt das eigene Verhalten überprüfen, wenn mit dem Projektmanagement etwas nicht zu stimmen scheint.

Sie sind befördert „Herzliche  Gratulation! Sie sind nun Projektleiter.“

Es sind oft einfachste Dinge, die über den Erfolg von Projekten entscheiden. Etwa der Projektauftrag, der häufig mündlich überbracht wird, dabei kann dieser die "Versicherungspolice des Projektleiters sein. Ein potenzieller Projektleiter trifft seinen Boss im Lift oder hinter einer Säule. „Gut dass ich Sie treffe“, beginnt der Chef das Gespräch, „Wir haben da gerade über das Thema AZ gesprochen. Gehen Sie umgehend diesem Thema nach !“ Schwups und der Chef ist ausser Sichtweite. „Herzlichen Gratulation!“ will ich an dieser Stelle rufen, schliesslich wurde der Mitfahrer im Lift eben zum Projektleiter ernannt. Es bleibt nur die Frage, wofür genau.

Nun hängt es in der Tat vom frisch nominierten Projektleiter ab, wie gut die Basis der Projektarbeit gebaut wird. Wird er erst nachfragen oder einfach starten? Wenn er einen Chef hat, der nur Antworten will und Fragen als Schwäche interpretiert, oder dies zumindest suggeriert, wird er wohl starten – mit irgendetwas. Er wird Annahmen treffen über den eigentlichen Gegenstand des Projekts und wird mit diesen Annahmen arbeiten. „Nur keine Fragen stellen! Wir brauchen Ergebnisse und zwar sofort!“

Mal ehrlich: für was genau braucht dieses Team ein Ergebnis? Es kommt durchaus vor, dass diese Frage bis zum Projektende unbeantwortet bleibt. Und wenn der Chef dann noch in Panik aufgeht, ein entgleistes Projekt als entgleistes Projekt anzuerkennen, wird er womöglich dem Geschäftsleiter den dabei entstandenen Nonsens als Erfolg verkaufen. Gleichzeitig ist er unzufrieden mit dem Projektleiter, dem Projektteam, ach, gleich mit seiner ganzen Mannschaft. „Mit unserem Projektmanagement stimmt etwas nicht! Bilden  Sie mal die Projektleiter und die Projektmitarbeitenden richtig aus!“

Kleinigkeiten sparen dem Top-Management viel Zeit und Ad-hoc-Einsätze

Doch der Nonsens ist mit dem Verlassen des Lifts leider oft nicht zu Ende. „Kommen Sie mir erst wieder, wenn Sie Ergebnisse haben!“ Also wird sofort inhaltlich gearbeitet und  nicht über die Organisation nachgedacht. Das funktioniert am Anfang noch, spätestens, wenn es in die Umsetzung geht, zeigt sich, wer gut vorausgedacht hat. Wo Auftraggeber auffordern über das Vorgehen und die Organisation der Zusammenarbeit nachzudenken, gibt es dann wesentlich weniger überraschende Kapazitätsengpässe, als an anderer Stelle. Ganz abgesehen davon, dass das die Zusammenarbeit mit dem Projektteam für den Chef planbarer wird. Was auf seiner Seite weniger Umplanung sowie Ad-hoc-Aktionen nötig macht und damit einfacheres Arbeiten bedeutet. Für alle Beteiligten inklusive Sekretariat.

 „Mit unserem Projektmanagement stimmt etwas nicht! Bilden, Trainieren und beraten Sie das Top-Management!“ Das würde viele Trainingsstunden an anderer Stelle sparen, das würde viele Gesprächs- und Sitzungssrunden sparen, das würde viele Verzögerungen sparen. Im weiteren sollten Sie auch den Kostenaspekt betrachten, unreife oder falsch entwickelte Projekte können vermieden werden, wenn Sie die richtigen Schritte tun. Wenn Sie also aus dem Top-Management sind und das hier lesen, vereinbaren Sie einen Besprechungstermin rufen Sie bitte an (+41 79 446 49 63). Ich würde Ihnen so gerne ein paar essentielle Projektvorschläge mitgeben, die das Leben Ihrer Projektleiter leichter machen – und Ihres natürlich auch. Und noch was: gute und professionelle Projektleiter brauchen Sie trotzdem, aber die können sich dann auf die Anwendung ihres erworbenen Wissens konzentrieren und darauf, Ihnen das zu liefern, was Sie tatsächlich bestellt haben.

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Künstliche Intelligenz verändert das Projektmanagement

Heute begegnen wir der "Künstlichen Intelligenz (KI) tagtäglich. Sei es beim Einkauf, am Skilift, am Flughafen oder im öffentlichen oder Individualverkehr. "Smarthome" oder "Medical Services" sind zwei sehr zukunftsträchtige Anwendungsfelder, die ohne den Einsatz von KI gar nicht denkbar wären. Neuerdings gibt es auch im Projektmanagement Instrumente die auf selbstlernende Algorithmen zugreifen. Da stellt sich nun wirklich die Frage, wie weit KI die Projektarbeit noch weiter verändern wird. 

Wenn man den Begriff KI anspricht, denken viele zuerst an Roboter und computerunterstützte Steuerungen, die die menschliche Arbeitskraft früher oder später ersetzen könnten. 

Während Roboter nur Befehle ausführen kann KI viel mehr. KI ist selbstlernend und kann Lösungen für Probleme basierend auf gemachten Erfahrungen machen. Sei es für den besten Weg im Ferienverkehr oder einer Anzeige von personalisierter Werbung im Internet. Das Themenfeld selbstlernender Algorithmen ist umfangreich - und lässt sich folglich auch im Projektmanagement hervorragend anwenden.


Wie lässt sich KI im Projektmanagement einsetzen?

Projektarbeit lässt sich auf die fünf Hauptbereiche eingrenzen, die bei den meisten Vorhaben gleich sind:

  • Planung
  • Führung und Organisation
  • Ressourcenmanagement und -einsatz
  • Kommunikation (Stakeholder, Team, Kunde)
  • Management (Projekt, Problem, Lösung)

Vier dieser Hauptbereiche nutzen als Grundlage das gleiche Datenmaterial. Dieses dient der Artificial Intellegence (engl. Ausdruck für KI) um ds Projektmanagment effizienter zu machen. Zeit, Kosten, Qualität, Verbesserungsvorschläge, Handlungsempfehlungen: Ein Algorithmus, der selbstständige Schlüsse zieht kann dem Projektteam die optimalsten Vorschläge unterbreiten, zu welchem Zeitpunkt die Abarbeitung der jeweiligen Aufgabe Sinn erzeugt 


Was kann intelligente Software nicht leisten?

Selbstlernende Computer können die Aufgaben von Projektmitarbeitenden kaum ersetzen. Maschinen können Dinge wie Empathie, Strategie oder Kreativität kaum leisten. Dies macht sich im Besonderen im Bereich der Kommunikation in den Projekten bemerkbar. Auch zukünftig werden Projektmitglieder  und die Führung miteindander austauschen und diskutieren, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Kommunikation und allen Facetten und Nuancen, die zum Projek gehören, kann bis heute keine Maschine leisten und dies wird auch in nächster Zeit weiterhin der Fall sein. 

KI-basierende Einsatzmöglichkeiten sollen vorwiegend unterstützen, die Aufgaben eines Projektmitarbeiters oder ganzen Projektteams zu optimieren. Wenn bspw. das Projektbudget überschritten wird, kann der Algorithmus unterschiedliche Projekte miteinander vergleichen und daraus neue oder weitere Erkenntnisse ziehen. Daraus die richtigen Schlüsse abzuleiten, die auch weiche Faktoren berücksichtigt, kann nur von Menschen umgesetzt werden. 


KI steigert die Effizienz von Projekten

Bei der Planung eines Projekts ist heute Projektmanagement-Software auf dem Markt, die mit einfachsten Suchmechanismen ausgerüstet ist, welche ein gezieltes Suchen auf Informationen spielend ermöglicht, die vom Projektmitarbeiter gerade benötigt wird. Selbstlernende Algotrythmen weisen heute ein Potenzial auf, die Prozesse zu vereinfachen. Daraus kann man klar folgern, dass sich das Projektmanagement der Zukunft sehr stark verändern wird. Denn wer an immer anspruchsvolleren und komplexen Projekten arbeitet, verliert schnell einmal die Übersicht  vor lauter verändernden Terminen, Zuständigkeiten, Verträgen und weiteren Daten. 

Es gibt heute Projektmanagement-Anwendungen auf dem Markt, die in der Lage sind, die für das Projekt vorgesehenen Ressourcen zu analysieren und zum besten Termin einzusetzen. Bei allfälligen Veränderungen oder auftretenden Problemen werden Lösungsmodelle aufgezeigt, die jeweils abhängig von der aktuellen Situation sind. Die KI unterscheidet, welche Gründe zu einem Ausfall geführt haben, bspw. . Maschinenausfall, oder Veränderungen des Marktes oder der Lieferanten. Zugleich zeigt die Software Potenziale zur Effizienzsteigerung in der ganzen Organisation auf. 

Selbstverständlich profitiert auf die Führung von den KI-Anwendungen. Die Anwnedung unterstützt durch detaillierte Analysen und auf der Basis verschiedner Faktoren bessere Entscheidungen zu treffen. Themen, die eine hohe Komplexität aufweisen, könne mit dem Einsatz von KI auf einfache Art gelöst werden. Stark betroffen sind dabei die Fertigungsindustrie (Maschinen, Auto). In diesen Branchen kann die KI für repetive und operative Management-Aufgaben zum Einsatz kommen. 


Einfluss auf die Soft Skills

Die KI wird Jobs, Prozesse- oder Unternehmensmodelle nur in wenigen Fällen vollständig ersetzen. Die menschliche Arbeitskraft wird nicht ersetzt. Sondern menschliche Aktivitäten werden sinnvoll ergänzt und für das Projektteam einen ehten Mehrwert schaffen. Somit kann der gewonnene Freiraum für neue Aufgaben erweitert werden Gemäss einer Umfrage, welche die PWC durhgeführt hat, verspricht sich mehr als 50% der Unternehmen im DACH Bereich von der KI einen wesentlichen Mehrwert. Wenn datengestützte Agorithmen in Zukunft adminstravite Arbeiten übernehmen, führt dies dazu, dass die Softskills  eine wesentlich grössere Bedeutung erlangen. Neue Hauptaufgaben für Projektmitarbeitende sind dann:

  • Entwicklung neuer kreativer Lösungen
  • Erkennen von weiterem Innovationspotenzial und gezielter Förderung
  • Umsetzung von Innovatione und Weiterentwicklung
  • Lösung von auftretenden Unstimmigukeiten und daraus vorausschauendes Handen

Das sind Kompetenzen, die keine Maschine und kein Roboter übernehmen können  und die Menschen der KI voraushaben. Empathie, Kreativität und Flexibilität sind die Parameter, die das Projektmanagement schon heite beeinflussen und in der Zukunft vermehrt bestimmen werden.


Fazit

Die Anwendungsbereiche von KI sind sehr vielschichtig und vielfältig. Die Chancen, Projekte effizienter zu gestalten und entwickeln sind umfangreich. Die KI kann jedoch keine Menschen ersetzen, sondern ihnen im positiven Sinne unterstützen, um dadurch Risiken zu reduzieren und Fehler zu vermeiden. Für das Projektmanagement und die Mitarbeitenden ergeben sich so neue Anforderungsprofile, die vermehrt auf weiche Faktoren setzen.

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Diese 10 Rules machen den Projektleiter erfolgreicher

Bestimmt hast Du Dir auch schon die Überlegung angestellt, was eigentlich einen guten und erfolgreichen Projektleiter ausmacht. In meiner vieljährigen Projektleitererfahrung in kleinen bis grossen Projekten, in verschiedenen Branchen und in kleinen bis ganz grossen Projekten haben sich zehn Gebote entwickelt und herauskristallisiert, welche einen erfolgreichen Projektleiter ausmachen. Über die vorliegenden zehn wichtigsten Rules kann nun ausgiebig diskutiert werden und ich hoffe der geneigte Leser tut das auch.

1. Rule  – Sei Dich selbst – sei authentisch

Diese 1. Rule ist das wichtigste und steht folglich an erster Stelle. Da stellt sich klar die Frage, warum das so ist. Die Antwort auf diese Frage ist ganz einfach zu beantworten. Diese 1. Rule  bildet die Grundlage eines jeden erfolgreichen Projektleiters. Eines musst Du Dir vor Augen halten, Du kannst es nicht allen recht machen, folglich versuche es schon gar nicht. Mir war das als junger Projektleiter zu wenig bewusst, aber die Umwelt, die Mitarbeitenden, Kollegen und die Chefs merken sehr schnell, ob Du eine Fassade zeigst oder den echten Menschen.

Ich hatte gerade ein CRM Projekt in einem mittelgrossen Unternehmen erfolgreich eingeführt, da sagte ein Kollege zu mir: «Emil, das hast echt cool gemacht» und ich fragte ihn, wie er den das gemeint hat. «Du bist einer der wenigen, der so authentisch ist und seine Aufgabe geradlinig durchführt» Da kam bei mir gleich der «WOW»-Effekt auf, das ging nun runter wie pures Mineralwasser. Das Fazit daraus, sei wie Du bist und lass Dich ja nicht beirren auch wenn es mal

2. Rule – Sei Teammotivator

In Deinem Projekt ist das Team das allerwichtigste. Mit einem Team, welches eine latente Unzufriedenheit zeigt, wird Dein Projekt vermutlich «Schiffbruch» erleben und Du wirst die gesteckten Ziele nicht erreichen können. Von daher ist es für Dich ganz wichtig Dein Team durch die ganze Projektzeit gut zu behandeln. Nun stellst Du bestimmt die Frage; wie man das anstellen kann. Dazu gibt es ein paar wichtige Aspekte zu beachten:

  • Motivation erhöht die Arbeitszufriedenheit ist schnell umsetzbar und bringt sehr schnell positive Ergebnisse
  • Jeder Mitarbeiter bringt Kompetenzen ein, daher ist es wichtig diese zu erkennen und im Projekt richtig einzusetzen
  • Unterstütze deine Mitarbeiter in der Entwicklung und in der Lösung von möglichen Problemen

Selbstverständlich gibt es noch viele weitere Motivationsfaktoren im Projekt zu berücksichtigen.

 



3. Rule - Stehe hinter Deinem Team

In einem meiner früheren Projekte hatte ich einen Chef der mich ständig übergangen hat, Projektmitarbeitende in meinem Projekt wegnahm, oder zu anderen Aufträgen delegierte, ohne meine Stellungnahme einzuholen. Die Folge die daraus entstand, dass mein Projekt in Verzug geriet und meine Projektziele nicht mehr vereinbarungsgemäss erzielt werden konnten. Die Kommunikation mit meinem Chef war immer angespannt. Die unterschiedlichen Ansichten steigerten sich aber mit der Zeit weiter. Irgendwann musste ich einen Entschluss fällen: ich erkläre die Fortsetzung des Projektes als gefährdet oder sogar gescheitert, ich als Projektleiter nicht geeignet bin oder ich dem Chef mitteile, dass ich das Projekt nicht mehr weiterführen will.

Irgendwann kam der Zeitpunkt, ein Gespräch mit meinem Chef zu vereinbaren und die Projektsituation ausführlich darzulegen. Er war sehr überrascht über meine Schilderungen, war sich über sein Tun nicht im Klaren und dachte nicht an die negativen Auswirkungen im Projekt. Er forderte mich zum Schluss auf, die auftretenden Probleme zukünftig früher zu kommunizieren. Für mich war nun klar, in solchen Situationen schon früh aktiv zu werden und zu agieren, statt zu reagieren.


4. Rule - Treffe Deine Entscheidungen ohne Verzögerung

Es gibt in Projekten kaum etwas Schlimmeres als in einer Führungsposition Entscheidungen zu «vertrödeln» oder gar nicht zu treffen. Solche Situationen verursachen Unsicherheiten und wirken extrem demotivierend. Als Auftraggeber und Projektleiter bist Du immer in dieser Position und Projekte erfordern immer schnelle Entscheidungen. Projektleiter, die Tage und Wochen benötigen, um alle möglichen Eventualitäten zu ermitteln, bevor sie dann eine Entscheidung treffen, werden kaum erfolgreich sein.

Am Anfang Deiner Projektleiter-Karriere wirst Du bestimmt alles richtig machen und folglich auch viel Zeit aufwenden um die richtige Entscheidung zu treffen. Das ist nicht weiter verwunderlich. Versuche aber trotzdem, Entscheidungen schnell zu treffen. Nimm Dich der Probleme in den Projekten an, frage den Problemsteller, was er für Lösungsvorschläge er hätte und triff auf Grund dieser Deine Entscheidung. Auch auf die mögliche Gefahr hin, dass sich Dein Entscheid vielleicht später als nicht vollkommen richtig herausstellt. Mit Deiner kontinuierlichen wachsenden Projekterfahrung, werden sich solche Situationen zurückbilden.

Tipp: Lieber eine nicht vollständige Entscheidung treffen als gar keine Entscheidung.

 


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5. Rule - Bearbeite Risiken konsequent

Risiken sind im Projekt und sind dein ständiger Begleiter. Risiken hörst, siehst und riechst Du nicht. Du musst einfach wissen, sie treten in jedem Projekt auf. Es ist folglich Deine Aufgabe diese zu verhindern und zu eliminieren. Nimm vom Projektbeginn weg mögliche Risiken wahr, die Dir einen möglichen Schaden anrichten könnten. Im weiteren ist es ganz wichtig, dass Du in die Zukunft schaust und Dir kontinuierlich Überlegungen anstellst, wo allfällige Risiken lauern könnten. Das ist ein bisschen in die Sterne zu schauen, es macht sich aber echt bezahlt. Je mehr Projekterfahrung Du hast, desto besser hast Du die Risiken im Griff. Bei grösseren Projekten ist es unabdingbar ein permanentes Risikomanagement zu betreiben.


6. Rule - Überblick behalten

Als Projektleiter ist es für Dich ganz wichtig den klaren Blick im Projekt zu halten. Das heisst aber nicht, dass Du alles bis in das kleinste Detail wissen musst. So ist es nicht nötig, dass Du in einem Informatikprojekt, den Zeilencode aus dem «FF» kennen musst. Du bist Projektleiter und brauchst den entsprechenden Überblick. Nutze eine erprobte Projektmanagement-Checkliste. Halte Dich da an die «Top-Down» Regel. Schau von oben in das Projekt hinein. Aus dieser Sicht wirst Du schneller mögliche Eingriffspunkte sehen können. Deine wichtigste Aufgabe ist es den aktuellen Projektstand im Griff zu halten und auch mit geeigneten Methoden darstellen zu können. Du sollst bspw. jederzeit darstellen können, welche Teilziele erreicht wurden, welche vor dem Abschluss sind und wo allfällige Probleme auftreten könnten.



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7. Rule - Halte Dein Budget im Griff

Für mich war es immer ein unangenehmes Gefühl, wenn ich den Auftraggeber, den Projektlenkungs-ausschuss nach einer Budgeterhöhung fragen musste, besonders nach dem zweiten Mal und der Auftraggeber fragt, wie es denn mit der Qualität meiner Budgetplanung steht. Es gibt eigentlich nur eine plausible Begründung für eine Budgetnachfrage: «Das Projekt hat sich seitens der Anforderungen verändert oder gar vergrössert». Ist dies der Fall kannst Du in Ruhe eine Budgeterhöhung anfordern. Achte dabei auf die folgenden Faktoren:

  • Wie hoch ist mein Budget zu Beginn des Projektes
  • Wieviel wurde bis heute ausgegeben
  • Wieviele offene Bestellungen, Posten habe ich noch
  • Was muss noch in Auftrag gegeben werden
  • Wieviel Budget bleibt bis zum Schluss des Projektes noch übrig

Du hast Dein Projekt gut geplant, wenn Du am Ende des Projektes eine Punktlandung in Bezug zum Termin, zum Umfang und Budget ausweisen kannst.


8. Rule - Netzwerk, Netzwerk

Ein gutes Netzwerk ist für den Projektleiter das A und O. Gut vernetzt heisst, ständiger Austausch, ein Nehmen und Geben. Pflege Dein Netzwerk gleich stark wie Deine Projektmitarbeitenden. Gib viel von Dir, dann wird Dein Netzwerk Deine Bemühungen honorieren und entsprechend viel zurückgeben. So wirst Du in schwierigen Situationen immer einen Partner haben, den Du um Unterstützung anfordern kannst.

 



9. Rule - Wisse was Du machst

Wie gut Du die Methoden und Techniken, also Deine Handwerkzeuge beherrschst, ist für Dich als Projektleiter wegweisend. Stell Dir mal vor, Du solltest kochen und kannst die geeigneten Kochutensilien nicht unterscheiden. Das geht nun einfach mal nicht. Genau so ist es auch im Projektmanagement.

Du solltest folglich wissen, was ein Finanz-, Ressourcen-, Kapazitäts-, Risikomanagement oder ein Projekt-Controlling ist. Und Du weisst auch, wie man diese anwendet. Diese Themen sind völlig unabhängig von der eingesetzten Projektmanagementmethode.

Die eingesetzte Projektmanagementmethode ist der zweite Teil Deines Projekt-Handwerkzeugs. Klassisches Phasenmodell, agile Projektmethoden, Scrum und weitere Formen, welche eingesetzt werden können, solltest Du natürlich kennen.


10. Rule - Bilde Dich weiter – sei fachlich auf der Höhe

Es gibt Projekte, bei denen es nicht wesentlich ist, ob Du weisst, was im Projekt fachlich und funktional abläuft. Aus meiner Erfahrung darf ich sagen, dass ich kein solches Projekt angetroffen haben, seit ich Projekte leite. Wie im Rule 6 erwähnt, ist es nicht die Aufgabe des Projektleiters, den Zeilencode im Detail zu kennen oder gar zu schreiben. Für diese Aufgabe setzen wir ja Programmierer ein. Du solltest aber soviel wissen, dass Du auch fachliche Fragen Deiner Mitarbeitenden erklären kannst. Im weiteren musst Du soviel wissen, dass Du die Fragen des Auftraggebers und des Lenkungsauschusses kompetent erklären kannst. Je grösser Deine Projekt-Erfahrung ist , umso leichter wird es für Dich einzuschätzen sein, in wie weit Dein Fachwissen genügt.

Projektmanagement Ausbildung


Wenn Du mehr Fragen hast oder mehr zu den 10 Rules im Projektmanagement wissen möchtest, hinterlasse einen Kommentar. Ich gebe zu jeder Anfrage eine Antwort.

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