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Covid-19 fordert das Projektmanagement


Mit den ständig zunehmenden Infektionen durch durch das Covid-19 (Corona) Virus wurden schnell die Geschäftsreisen gestrichen, grosse Veranstaltungen und Events wurden umgehend abgesagt. Restaurants, Geschäfte und Schulen geschlossen, letztlich wurden sogar Ausgangsbeschränkungen verhängt. In vielen Bereichen der Wirtschaft ist der Ausnahmezustand eingetreten. Dieser stellt viele Führungskräfte und Mitarbeitende vor überraschende Herausforderungen Da stellt sich selbstverständlich die Frage, wie wirkt sich das Virus auf das Projektmanagement aus?

Seit dem ersten Auftreten des Virus hat sich das Covid-19-Virus aus China kommend schnell auf der ganzen Welt verbreitet. Es war erstmals Ende Dezember 2019 in der Millionenstadt Wuhan der chinesischen Provinz Hubei auffällig geworden, entwickelte sich im Januar 2020 in der Volksrepublik China zur Epidemie und breitete sich in den folgenden Monaten weltweit aus. Am 11. März 2020 erklärte die WHO (Weltgesundheitsorganisation die bisherige Epidemie offiziell zu einer Pandemie.

Wie bei der SARS-Pandemie in den Jahren 2002/2003 zeigten sich bereits kurz nach dem Bekanntwerden der ersten Erkrankungsfälle erhebliche "Bremsspuren" in der Wirtschaft, welche sich schnell in die Unternehmen auswirkten. Nach Schätzungen kostete die SARS-Pandemie die Weltwirtschaft weit über 40 Milliarden Dollar . Es bleibt abzuwarten, wie sich die Wirtschaft in der DACH Region während und nach dem Covid-19-Virus verhält. Es ist jedoch bereits voraussehbar, dass vielen Projekte in Unternehmen eine schwere Zeit bevorsteht. Die Projekte werden in solchen Situationen besonders stark angeschaut. Da stellen sich die Fragen zu "Zeit" und "Kosten" noch stärker.  


Die Auftragsklärung

Im Rahmen einer kritischen Betrachtung werden nun viele geplante und laufende Projekte noch kritischer geprüft als dies in normalen Zeit geschieht.

Es wird überlegt, ob Projektbudgets gestoppt werden  sollen und  in den Erhalt der generellen Liquidität des Unternehmens in Zeiten zurückgehender Aufträge. Eine Konsequenz könnte auch sein, dass Projekte gar nicht erst genehmigt werden.

Nicht nur im eigenen Unternehmen stellt das ein Problem dar. Als interner Projektmanager ist auch keine genaue Umfeldanalyse möglich. Projektexterne Einflussfaktoren sind in Krisenzeiten sehr unsicher, nicht vollständig einzustufen und vor allem nicht berechenbar. Sie können auch täglichen Veränderungen ausgesetzt sein. Im Ernstfall werden externe Einflussfaktoren auch rechtlich schwierig werden, denn gegen eine Pandemie ist man oft nicht versichert. Viele Versicherungen schliessen Pandemie als Schadensfall aus, oder verlangen stark erhöhte Prämien.

Das führt folglich zu einer zunehmend schwierigen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, denn Kosten können durch Krankheitsfälle, Reiseeinschränkungen, Isolation, ausfallende Lieferketten bis hin zu Vertragsbruch nicht mehr genau berechnet werden. Es kommt auch die Unsicherheit auf, ob externe Firmen und Partner überhaupt das notwendige Personal zur Verfügung haben, um ihre Vertragspflichten zu erfüllen.


Die Kommunikation

Software

Durch die Anordnungen des Bundesamtes für Gesundheit sind Versammlungen und Meetings stark eingeschränkt bis verboten worden. Social Distancing ist klar angeordnet worden

In Digitalisierungszeiten muss auf Videokonferenzen und Softwaretools (bspw. Zoom, MS-Teams, Skype usw.) zurückgegriffen werden, die einen kontaktlosen Austausch von Informationen ermöglichen. Hierzu haben sich auch einige Softwareanbieter entschieden, ihr Angebot für die Zeit des Virus kostenlos zur Verfügung zu stellen.

Ihr Projektteam muss sich schnellstmöglich für eine effiziente Lösung entscheiden und sich die Handhabung des Kommunikationstools aneignen. Dann lassen sich grosse Zeitverluste vermeiden.

Stakeholder

Die Veränderungen aufgrund des Virus nehmen natürlich auch der Intensität einiger Gespräche die nötige Kraft aus den Segeln. Neue und alternative Strategien müssen sich ausgedacht werden. Im weiteren müssen Unternehmen in solchen Krisenzeiten nach innen und nach aussen stärker und gezielter mit den Betroffenen kommunizieren.  

Es ist selbstverständlich, dass aktuell in den Unternehmen erhebliche Kommunikationsdefizite vorhanden sind, schliesslich hat uns das Virus so ziemlich auf dem falschen Fuss erwischt. Wer hätte zu Beginn des Jahres je gedacht,  dass die Welt schon drei Monate später ganz anders aussieht. Es versteht sich damit von selbst, dass da in Bezug zur Kommunikation sehr viele Unklarheiten auftreten. Es ist auch so, dass Unternehmen in Bezug zur Kommunikation eher "defensiv" eingestellt sind. Welche Strategien und Instrumente hier im Unternehmen am besten geeignet sind, muss jedes Unternehmen selbst entscheiden. Fakt ist sicher, dass Sie vermutlich im Projekthandbuch kaum Antworten zur geeigneten Kommunikation in Pandemiezeiten dokumentiert haben. 

Antworten und Orientierung bietet hier das Stakeholder-Relationsship-Management.  Allerdings bezieht sich das nur auf Stakeholder, nicht auf die Öffentlichkeit im Allgemeinen.


Das Risikomanagement im Projektmanagement

Die klassischen Bereiche, die im Projektmanagement durch das Eintreten von Risiken betroffen sind, lassen sich untergliedern in Dauer, Qualität der Leistung und Gesamtkosten des Projekts (Projektdreieck). Da jedes einzelne Projekt im Unternehmen unterschiedlichen Risiken ausgesetzt ist, besteht aus Sicht der Projektleitung verständlicherweise grosses Interesse daran, diese Risiken zu vermeiden, um den Projekterfolg zu sichern.

Massnahmen wie Homeoffice, Softwarepakete, Kulanz was die Kinderbetreuung angeht sind Angebote an die Mitarbeiter, um ihre Arbeitskraft als wichtigste Teile des Unternehmens langfristig zu erhalten oder sichern. Damit kommt der Arbeitgeber seiner Sorgfaltspflicht nach. In Betracht gezogen werden muss auch die mögliche zusätzliche Belastung für jeden Mitarbeiter, besonders jene mit Kindern, Älteren oder gar Krankheitsfällen in der Familie. Auch die psychische Belastung von Isolation und drohender Krankheit muss in die Art und Weise, wie mit den Mitarbeitern kommuniziert wird, einfliessen. Somit lassen sich auch die Aufgaben in dieser aktuellen zeitlichen Situation des Projektmanagers verdeutlichen:

Vermeiden, dass viele Mitarbeiter aus physischen oder psychischen Gründen ausfallen, um die weitere Entwicklung des Projektes zu gewährleisten. Man muss dabei auch zur Kenntnis nehmen, dass keine volle Leistung im Projekt erreicht werden kann, weil so viel aktuell nicht absehbar ist.

So ist es zwingend erforderlich, dass Unternehmen einen eigenen Krisenstab aus der Unternehmensführung und den Vertretern von Kommunikation, PR, Marketing und dem (möglichen) Pressesprecher sowie den Kernfunktionen bilden. So können Sie schnelle Entscheidungen treffen und Lösungen für Probleme mit Stakeholdern klären.


Der Projektmanager in Krisenzeiten

Für einen externen Projektmanager bedeutet das vor allem auch eine besorgniserregende Entwicklung für die eigene Auftragslage. Die Konsequenz aus der globalen Situation ist, dass der externe Projektmanager seinen Auftrag zeitlich stark verzögert oder gar nicht mehr bekommt. Alle Regierungen aus der DACH-Region haben für den Auftragsausfall und die Insolvenz von Firmen und Freiberuflern vorgesorgt. Ein Lichtblick für alle freiberuflichen Projektmanager ist, dass sie auch von der Finanzhilfe der  einzelnen Staaten profitieren können.

In Krisenzeiten kann es sehr schnell passieren, dass die Grenzen zwischen Rechten und Pflichten der Mitarbeiter im Unternehmen zu vermischen drohen. Kennen Sie als Projektmanager ihre Rechte und Pflichten als Arbeitnehmer in Krisenzeiten genügend, um sich auch selbst optimal zu schützen?   Anworten zu Covid-19 Sie unter anderem hier erhalten.


Expertenmeinungen zur Meisterung der Covid-19 Krise

Im März 2020 veranstaltete das internationale Netzwerk für IT-Leiter CIONET (www.cionet.com) eine „Flash Web Conferenz“ zum Thema "Meisterung der Covid-19 Krise

Nebst der Betrachtung und  Analyse, sind die Teilnehmenden der Auffassung, dass die Krise 2020 eine anschliessende Rezession auslösen wird und wir uns 2021 auf einen möglichen Wiederaufschwung vorbereiten können. Dabei gab es ein paar wesentliche Aspekte mit Bezug auf CIOs, die sich im wesentlichen auch auf Projektmanager übertragen lassen.

Daraus ergeben sich fünf Empfehlungen für ein erfolgreiches Führen in diesen schwierigen Zeiten.

  1. Empathie und Mitgefühl für Ihre Mitarbeitenden und Ihre Kunden, aber auch für die ganze Wirtschaft. Das ist einfacher gesagt als getan, weil Sie vermutlich harte und rationale Entscheidungen treffen müssen, um das eigene Unternehmen durch diese stürmische Zeit zu führen
  2. Fokussieren Sie Ihren Einsatz zu Beginn auf Ihr Unternehmen und stabilisieren Sie es. Stellen Sie sicher, dass Sie das fortsetzen, was Sie fortsetzen können. Das erfordert viel Kreativität.
  3. Entscheiden Sie  schnell, sammeln Sie so viele Informationen wie möglich und entscheiden Sie schnell trotz vieler Unsicherheiten. Perfektion ist heute der Feind des Fortbestandes des Unternehmens und könnte es in den Abgrund führen.
  4. Behalten Sie stets die Kontrolle über Ihr Handeln, beobachten Sie ständig die neuen Informationen und Veränderungen und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden und Kunden fortlaufend.
  5. Vergessen Sie nicht, dass die Krise auch länger andauern könnte. Geben Sie Kunden und Mitarbeitenden eine Perspektive. Die Krise wird zu grundlegenden Veränderungen führen und unter Umständen unser privates und geschäftliches Leben stark verändern. Die meisten davon wären zwar ohnehin gekommen, aber nicht in diesem Tempo. Es muss nicht alles negativ sein, solange Sie die Dinge in das richtige Licht setzen und auch tun.

Der wichtigste Punkt ist aktuell, Empathie zu zeigen und effektiv mit den Mitarbeitern zu kommunizieren und dabei positiv eingestellt zu bleiben! Denken Sie daran jede Krise ist auch der Start für die Nutzung neuer Chancen für Sie als Unternehmer, Projektleiter und Mitarbeitender. 

Jetzt die einmalige Chance nutzen

«Hindernisse und Schwierigkeiten sind Stufen, auf denen wir in die Höhe steigen.»

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About the Author Emil Manser

Emil Manser ist der Geschäftsleiter der em-horizons.ch, welche 2011 gegründet wurde. Dahinter liegen über 30 Jahre Projektmanagementerfahrung in verschiedenen mittleren und grossen Unternehmen in den Branchen Luftfahrt, Finanzen, Versicherungen, Energieträger, Kommunikationsanbieter und öffentliche Verwaltung. Schwerpunkte der Geschäftstätigkeit sind Projektmanagementberatung, -Projektmanagement-Coaching und Projektmanagementausbildung im deutschsprachigen Raum.

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