Der Aufgabenkoffer eines Projektleiters – einer Projektleiterin -



Der Aufgabenkoffer 

eines Projektleiters 

einer Projektleiterin

Der typische Arbeitstag eines Projektleiters ist sehr vielseitig und fordernd. Gerade deshalb sind gute und erfolgreiche Projektleiter auch echte Generalisten. Denn für das erfolgreiche Arbeiten benötigt der Projektleiter wesentlich mehr als nur die fachliche Kompetenz. Ein erfolgreicher Projektleiter weist neben der Fachkompetenz eine hohe Sozialkompetenz auf. Weitere Schlüsselqualifikationen umfassen Empathie, unternehmerisches Denken und nicht zuletzt auch ein Fingerspitzengefühl bei der Evaluation seines Teams. Durch die hohe Anzahl verschiedener Aufgaben von Projektleitern können diese umgekehrt nur sehr schwer allen Ansprüchen gleichzeitig gerecht werden. In unserem Beitrag verschaffen wir deswegen einen umfassenden Überblick möglicher Aufgaben des Projektleiters, um herauszufinden ob – und in welcher Form – Entlastung durch konsequentes Delegieren überhaupt funktionieren kann.

Um die Übersichtlichkeit und Zuordnung der typischen Aufgaben des Projektleiters zu gewährleisten, haben wir diese zunächst in folgende Projektphasen untergliedert:

Aufgaben bei der Projektinitialisierung

  • Festlegung der Projektmanagementmethode
  • Erstellung des Projektsteckbriefes
  • Ermittlung und Abklärung des Projektauftrages
  • Analyse des internen, externen, technischen und organisatorischenProjektumfeldes
  • Erstellung Zieldefinition für das gesamte Projekt
  • Stakeholder-Analyse
  • Ermittlung von möglichen Projektrisiken
  • Bewertung der Projektrisiken
  • Bestimmung von Risikoverantwortlichen
  • Festlegung von Massnahmen zur Reduzierung oder Eliminierung der Projektrisiken
  • Festlegung von Gegenmassnahmen bei eintretenden Projektrisiken
  • Workshop-Organisation und -Moderation
  • Evealuation des Projektteams
  • Koordinierung und Festlegung der Projektorganisation
  • Vergabe der Kompetenzen und Befugnisse im Projektteam
  • Bekanntmachung der Rahmenbedingungen im Projekt
  • Festlegung von Eskalationswegen
  • Erstellung des Projektstrukturplans
  • Planung der unterschiedlichen Projektphasen, Termine und Meilensteine
  • Erstellung von Arbeitspaketen für die Projektmitarbeitenden
  • Festlegung der Abläufe und eingesetzten Tools in der Projektkommunikation
  • Budget planen
  • Planung von Massnahmen zur Teambildung (Social-Events, regelmässiger Treff, Ausflüge etc.)
  • Definition von Ablauf, Dauer, Inhalten und Zuständigkeiten für Meetings
  • Projekthandbuch formulieren (mit allen Regeln, Festlegungen und Plänen etc.)
  • Durchführung des Kickoff-Meetings

Aufgaben während der Projektumsetzung

  • Überwachung der Zielerreichung, der Termine, Meilensteine und Kosten 
  • Management von Konflikten und Problemen
  • Führung und Betreuung des Projektteams
  • Stakeholder-Management
  • Stakeholder-Kommunikation
  • Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Lenkungsausschusssitzungen
  • Berichtswesen an das Management
  • Steuerung der Projektaktivitäten
  • Durchführung von Statusmeetings
  • Motivation des Projektteams
  • Herstellung einer positiven Arbeitsatmosphäre
  • Risiko-Monitoring
  • Überwachung der Budgeteinhaltung
  • Sicherstellen der Einhaltung von Richtlinien
  • Priorisierung von Aufgaben im Projekt
  • Vertreten des Projektes „nach aussen“
  • Kontinuierliches Aktualisieren des Projektplans und Dokumentation von Fortschritten
  • Lösen von Ressourcenkonflikten durch Abstimmung mit anderen Projektleitern und des PMOs
  • Aktives und kreatives Projektmarketing

    Aufgaben des Projektleiters in der Abschlussphase

  • Nachkalkulation / Abschlusskalkulation
  • Erstellung des Abschlussberichtes
  • Ordnungsgemäße Archivierung des Projektes
  • Planung, Durchführung und Nachbereitung des Post Implementation Reviews (PIR)
  • Realisierung der Projektabnahme / -übergabe
  • Abschließende Wertschätzung / Dank an das Team
  • Projektabschluss-Party organisieren

Wenn man die Aufgaben in den Phasen betrachtet, fällt auf, dass die Hälfte aller Aufgaben von Projektleitern vor Beginn des Projektes abzuarbeiten sind. Diese Erkenntnis deckt sich auch mit unserer Erfahrung in erfolgreichen Projekten. Je professioneller ein Projekt vorbereitet wird, desto grösser ist die Chance, dass das Projekt einen positiven Verlauf nimmt und mit grösster Sicherheit erfolgreich abgeschlossen werden kann. Betrachtet man die aufgeführten Aufgaben, so wird schnell eines klar: der Projektleiter ist in Tag und Wahrheit „das Mädchen für alles“.

Mit anderen Worten gesagt, steht der Projektleiter während der ganzen Zeit der Projektentwicklung unter Spannung. Das führt oft dazu, dass die wirklich essentiellen Aufgaben zu kurz kommen, damit umgekehrt die Masse an sonstigen To-Do’s überhaupt noch abgearbeitet werden kann. Und obwohl die dargestellte Situation in der Praxis wahrlich kein Einzelfall ist, gibt es noch immer sehr wenige Unternehmen, die ihre Projektleiter gezielt fördern und umfassend entlasten. Besonders geeignet für solch eine Massnahme ist die Beistellung einer kompetenten Projektassistenz, an die der Projektleiter neben administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts auch Teile der eigenen Führung – und damit die direkte Vertretung gegenüber dem Projektteam – delegieren kann.

Im folgenden Abschnitt möchten wir Ihnen deswegen näher erläutern, welche möglichen Massnahmen und Aufgaben von einer guten Projektassistenz übernommen werden können, sodass der Projektleiter ausreichend Entlastung erfährt. Zugleich erhalten Sie Tipps und Tricks, auf welche Qualifikationen und Qualitäten Sie bei der Auswahl der richtigen Projektassistenz für Ihr Projekt achten sollten.


Projekt Office - die gute Fee im Projekt

In der Regel wird der Projektleiter vor allen anderen Aktivitäten durch den Auftraggeber nominiert. Und zwar nach Prüfung seiner Eignung, seiner Verfügbarkeit über die geplante Laufzeit des Projektes und – selbstverständlich wichtig – mit seinem Einverständnis, dieses Projekt auch leiten zu wollen. Leider kommt es viel zu häufig vor, dass Mitarbeiter zu Projektverantwortlichen gemacht werden, obwohl sie ihrer Linienverantwortung weiterhin gerecht werden müssen (Vollzeitjob) oder keine Erfahrung als Projektleiter haben. Meist haben die Projektleiter in solchen Situationen auch nicht die erforderliche Projektmanagement-Ausbildung absolviert. Der ernannte Projektleiter sollte dann als erste Amtshandlung ein Projektbüro einrichten und je nach Projektumfang  mindestens eine Projektassistenz ins Team mitbringen. Das ist die wichtigste Voraussetzung dafür, dass der Projektleiter sich von Anfang an voll und ganz auf seine eigentliche Kernaufgabe konzentrieren kann: das professionelle führen des Projektes.
Die Projektassistenz bearbeitet und erledigt von Anfang an alle administrativen und grosse Teile der kommunikativen Aufgaben sowie alles Organisatorische. Dazu gehören beispielsweise:

Vorbereitung von Meetings aller Art

  • Agenda
  • Einladung
  • Raumreservierung
  • Catering
  • Technik
  • Ansprechpartner für Teilnehmer
  • Erstellen von Präsentationen und Meeting-Unterlagen

Unterstützung während des Meetings

  • Protokollierung
  • Sorgen für einen reibungslosen Ablauf
  • Betreuung der Teilnehmer
  • ggfs. Entlastung des Projektleiters bei Moderation und Gruppenarbeit

Nachbereitung des Meetings

  • Protokollerstellung und -versand
  • Klärung offen gebliebener Fragen aus dem Meeting
  • Beschaffung von Informationen und Unterlagen, die während des Meetings gefehlt haben
  • Verfolgen der Aufgabenliste aus dem Meeting

Zusätzlich hilft es dem Projektleiter sehr, wenn die Projektassistenz auch als Netzwerker und Enabler agiert, d.h. die transparente Information und Kommunikation innerhalb des Projektteams und zwischen Projektleiter und Team einholt, praktiziert und fördert. Auch den Kontakt zu den sogenannten Stakeholdern und zum Management sowie zu den externen Partnern und Dienstleistern muss die Projektassistenz unbedingt pflegen und damit eine vertrauensvolle und professionelle Zusammenarbeit schaffen und garantieren.

Erfüllt die Projektassistenz diese Aufgaben, kann der Projektleiter sein Projekt deutlich entspannter und mit mehr Beachtung auf die Kern-Aufgaben führen. Das heisst im Wesentlichen alle Aspekte des Planens, des Risikomanagements, der Problemlösung und der Konfliktentschärfung. Zudem ist die Information und Kommunikation an Auftraggeber und Management eine der wichtigsten und wirkungsvollsten Aufgaben des Projektleiters. Und diese ist sehr zeitaufwändig und mühsam, weil sie das Einstellen auf viele unterschiedliche Menschen mit ihren individuellen Persönlichkeiten, Sichtweisen und Anforderungen notwendig macht. Dies gelingt nur mit der Unterstützung durch eine professionelle Projektassistenz.


Die richtige Projektassistenz für das Projekt finden

Wie findet der Projektleiter nun eine Projektassistenz, die den Anforderungen entsprechend einen signifikanten Beitrag zum Projekterfolg beisteuern kann? Vielfach werden dem Projektleiter häufig Mitarbeiter „zugeteilt“, die die Aufgabe nicht mit dem erforderlichen Zeiteinsatz machen können, weil sie ohnehin als Linienassistenz arbeiten und die Rolle Projektassistenz zusätzlich und nebenbei erfüllen sollen. Oder ein Teammitglied wird zusätzlich als Projektassistenz eingesetzt, wenn der Projektleiter gerade eine Aufgabe delegieren muss oder will. Diese Lösungen erscheinen auf den ersten Blick vielleicht pragmatisch und preiswert, erweisen sich aber im Projektverlauf – gerade in kritischen Phasen, wenn es wirklich auf jede Ressource ankommt – als Fehlbesetzung.

Achten Sie bei der Auswahl einer geeigneten Projektassistenz unbedingt darauf, dass diese neben den selbstverständlichen Fachkenntnissen und technischen Fertigkeiten die nachfolgenden Anforderungen erfüllt. Dann können Sie sicher sein, dass es auch im Projekt gelingt!

  • Offene und kommunikative Persönlichkeit
  • Gewissenhaftigkeit und Engagement
  • Verbindlichkeit in Aussage und Handeln
  • Stressresistenz
  • Selbständigkeit, Eigeninitiative und Kreativität
  • Eigenverantwortung

Der wichtigste Punkt des Anforderungsprofils dabei leider häufig vergessen. Die ideale Projektassistenz verfügt bereits über Projektleitungserfahrung und kennt mindestens eine Projektmanagementmethode aus der Praxis. Erst dann sprechen Projektleiter und Projektassistenz die gleiche Sprache und führen das Projekt gemeinsam zum Erfolg.

Sollten Sie keine verfügbaren Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen haben, die das beschriebene Profil erfüllen, dann üben Sie keine Zurückhaltung, eine externe Projektassistenz einzusetzen. Die Kosten dafür amortisieren sich schnell, wenn Sie bedenken, dass der interne oder externe Tagessatz für den Projektleiter erheblich höher ist. Denn eins sollte man sich immer vor Augen führen: sobald der Projektleiter Protokolle schreibt, Präsentationen erstellt, Statusberichte formuliert oder Projektpläne aktuell halten muss, bezahlen Sie für bis zu einem Drittel seiner Arbeit deutlich mehr als eigentlich notwendig. Gleichzeitig sinkt wegen der Fülle der Aufgaben und der Überlastung des Projektleiters die Qualität des gesamten Projektes. Das muss und sollte einfach nicht sein.


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About the Author Emil Manser

Emil Manser ist der Geschäftsleiter der em-horizons.ch, welche 2011 gegründet wurde. Dahinter liegen über 30 Jahre Projektmanagementerfahrung in verschiedenen mittleren und grossen Unternehmen in den Branchen Luftfahrt, Finanzen, Versicherungen, Energieträger, Kommunikationsanbieter und öffentliche Verwaltung. Schwerpunkte der Geschäftstätigkeit sind Projektmanagementberatung, -Projektmanagement-Coaching und Projektmanagementausbildung im deutschsprachigen Raum.

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