Erfolgreiche Moderation verleiht dem Projekt Flügel - em-horizons.com

Erfolgreiche Moderation verleiht dem Projekt Flügel

Warum ein Projekt Kick-off Meeting mit einem externen Moderator zum Erfolg wird?

Stellen Sie sich vor, sie sind in den Bergen und werden plötzlich von einer Schwäche überfallen, die einen sicheren Abstieg nicht mehr garantiert. Sie schätzen das persönliche Problem gering ein, der Abstieg ist auf jeden Fall möglich. Ihre Kollegen schätzen den Zustand dramatischer ein. Für Sie stellt sich jetzt die Frage, wollen Sie auf Ihre Kollegen hören oder auf ihre persönliche innere Stimme, welche im schlimmsten Fall zu einem Absturz führen könnte.

Den Fall habe ich letzten Sommer erlebt. Ein Entscheidungsträger lehnt eine sichere Entscheidung der Kollegen ab mit dem Argument „ich weiss schon was ich tue und was für mich gut ist“. Viele Projektleiter bekommen solche Aussagen von ihren Vorgesetzten zu hören, wenn es um die Unterstützung und Moderation für ihr Projekt-Kick-off Meeting fragen.


Der Projekt-Kick-off

In unserem Beispiel, nennen wir das Unternehmen „Speed“ hat der Projektleiter das Projekt-Kick-off für das neue Produktionssystem terminiert. Die Projektteammitglieder sollten sich zum ersten Mal treffen und im ersten Workshop bereits ein reichbefrachtetes Projektprogramm abarbeiten. Alle möglichen Themen aus der Projektmanagement-Schatulle wie Projektauftrag, Kommunikation, Meilensteine und und.. standen auf der Traktandenliste.

Nun kam es so, der Projektleiter fühlte sich in seiner Doppelrolle als Projektleiter und Moderator des Meetings überfordert, zumal er die Teilnehmenden zu wenig kannte. Er wollte aber auf alle Fälle ein gutes Ergebnis erreichen, da ihm im Klaren war, dass ein gelungenes Kick-off die Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit ist.

Aus früheren Projekterfahrungen kam er auf die Idee einen Projekt-Moderator zu engagieren. Er kennt ihn aus früheren Projekten als erfolgreichen Projekt-Coach und Moderator. Die Antwort des Vorgesetzten kam postwendend. „Sie müssen mich vorgängig zuerst noch vom Nutzen für das Projekt überzeugen. Sie können doch die Moderation selbst an die Hand nehmen, sie dürfen sich doch sicher etwas mehr zutrauen und wie kommt das Projekt später daher, wenn Sie schon zu Beginn Unterstützung benötigen.

Sicher hat der Vorgesetzte recht. Der Projektleiter kann ein Kick-off Meeting natürlich selbst durchführen. Da stellt sich oftmals aber die Frage, ob das auch sinnvoll ist.

Gehen wir mal zuerst der Frage nach, wann kann ein Projektleiter das Kick-off-Meeting selbstständig durchführen?

Dies trifft zu wenn

  • Die Projektteammitglieder sich bereits gegenseitig kennen und vielleicht sogar früher mal zusammen gearbeitet haben
  • Die Themen des Kick-off Meetings (Projektauftrag, Aufgabenverteilung usw.) unproblematisch sind
  • Der Projektleiter genügend Projekterfahrung mitbringt
  • Der Projektleiter sich die Moderation selbst zutraut


In diesen Fällen ist nichts einzuwenden, wenn der Projektleiter das Kick-off selbst moderiert

Wenn aber

  • der Projektleiter eine eindeutige Rollentrennung wünscht (z. B. schwierige zwischenmenschliche Themen ansprechen will) bzw.
  • er sich mit dem Kick-off Meeting überfordert fühlt (z. B. weil der die Teammitglieder zuwenig kennt, die Rolle des Moderators ungewohnt ist, oder vielleicht die Themen in der vorgegebenen Zeit nicht zu schaffen sind)

Empfiehlt es sich, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.


Wie sieht der ideale Moderator aus?

Ein externer Moderator, meist auch Projekt-Coach kann auch aus dem gleichen Unternehmen kommen, er darf aber nicht in das Projekt involviert sein. In grösseren Unternehmen stellen HR-Abteilungen solche internen Moderatoren zur Verfügung. Eine weitere Möglichkeit ist, einen externen Moderator zu bestimmen, der nicht zum Unternehmen gehört. In beiden Fällen wird das Projekt mit Kosten belastet, entweder zum internen Verrechnungssatz oder als Honorar des externen Moderators.

Für die Auswahl eines Moderators sind primär seine Qualifikationen massgeblich, die da folgende sein können:

  • Er sollte für die Durchführung von Workshops erfahren und erfolgreich sein. Referenzen sollten seinen Erfolg belegen
  • Um ein erfolgreiches Kick-off Meeting führen zu können, muss der Moderator profunde Erfahrung im Projektmanagement aufweisen. Projektmethoden, Instrumente und Techniken sollte er zusammen mit dem Projektteam erarbeiten können
  • Er muss in der Lage sein die typischen Projektfallen zu erkennen. Das können fachliche oder menschliche Unstimmigkeiten sein.
  • Eine Aus- und Weiterbildung zum systemischen Organisationsberater macht Sinn. Solch ausgebildete Moderatoren sind mit der Prozessberatung vertraut und können jederzeit die richtigen Fragen stellen. Dabei geht es auch versteckt übermittelte Botschaften aufzudecken.
  • Es ist ganz wichtig, dass alle Beteiligten auf der gleichen „Frequenz“ liegen. Nur so kann der Moderator im Sinne des Projektleiters handeln. Der Projektleiter muss den Moderator vor dem Kick-off jedoch intensiv briefen und seine Wünsche und Befürchtungen darlegen.
  • Der Moderator muss sich auf dem Fachgebiet nicht sehr gut auskennen. Er muss bspw. kein ICT Spezialist sein, um einer Informatik-Business Lösung zu einem erfolgreichen Start zu verhelfen. Er muss auch kein Physiker sein, um das Kick-off für ein Forschungsprojekt zu moderieren.

Konsequenzen

Angenommen der Projektleiter muss gegen seinen Willen ohne Unterstützung eines Moderators auskommen. In diesem Fall kann die Gefahr auftreten, dass das Team die vorgesehenen Tagesordnungspunkte nicht im geplanten Zeitraum erfüllen kann. Das könnte bedeuten, dass

  • sich das Team nochmals zusammensetzen muss
  • ein anspruchsvoller telefonischer Abstimmungsprozess eingeleitet werden muss
  • wichtige Aspekte nicht berücksichtigt werdne
  • Aufgaben nicht erfüllt werden
  • das Projektteam keine gemeinsame Handlungsbasis findet

Auftretende Kosten

Alle erwähnten Aspekte lassen sich nachweislich rechnen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht lässt sich der Einsatz eines Moderators für ein Kick-off Meeting und gegebenenfalls für die weitere Projektbegleitung klar belegen. Die Honorarkosten für einen externen Moderator kann gut kalkuliert werden und der Kostenansatz für den internen Moderator sollte auch bekannt sein. Dieses muss nicht unbedingt unter der Höhe eines externen Moderators liegen. Es gilt daher, immer zu vergleichen. Es besteht im weiteren die Wahrscheinlichkeit, dass Zusatzkosten (Fahr-, Hotel-, Kommunikationskosten) entstehen können. Die Höhe dieser Kosten lassen sich nicht von Beginn weg abschätzen. Oftmals übertreffen sie die Höhe des Honorars bzw. des internen Kostensatzes um ein Mehrfaches. In der Regel macht sich jedoch niemand die Arbeit, dies nach zu kalkulieren.


Mangelnde Neutralität

Zum Kostenaspekt kommt ein weiterer Punkt dazu, im Kick-off werden die Weichen für das neue Projekt gestellt. Dazu zählen die folgenden Punkte:

  • Einsatzbereitschaft
  • Kommunikationsverhalten
  • Informationsflüsse

Das Projektteam

  • Trifft Entscheidungen und
  • Legt die Spielregeln für die Projektteamarbeit fest
  • Vereinbart Verbindlichkeiten

Im Projekt sollen alle Projektbeteiligten als gleichberechtigte Mitarbeitende gelten.

Ein neutraler Moderator kann diesen Teambildungsprozess entscheidend und nachhaltig unterstützen, indem er eindeutig und offen kommuniziert und alle Teilnehmenden ausreichend und gleichmässig zu Wort kommen lässt. Er muss auftretende (offene und verdeckte) Konflikte sofort ansprechen und eine einvernehmliche Lösung anstreben. Diese anspruchsvolle Aufgabe kann ein neutraler Moderator einfacher erfüllen als der Projektleiter. Denn dieser kann u. U. persönlich selbst zu stark im behandelten Thema stecken und vertritt meistens eine festgelegte Meinung dazu. Folglich ist er parteiisch.



Entscheidung

In innovativen und fortschrittlichen Projekten ist es keine Schwäche, als Projektleiter einen Coach oder Moderator zur Unterstützung zu holen. Ganz im Gegenteil, die eigenen Grenzen zu erkennen und zu berücksichtigen ist klar ein Zeichen von Stärke und Professionalität. Bei der Realisierung von Projekten haben wir es hier mit einem sehr allgemeinen Problem zu tun. Erfahrende Projektleiter kennen aus Erfahrung ihre Grenzen und wollen Fehler nicht wiederholen. Fordern sie aber bei den Vorgesetzten Unterstützung in der Form eines Projekt-Coachings oder der Projektmoderation stossen sie oft auf Ablehnung, erst recht wenn die Unterstützung was kostet. 

Da die Entscheidungskompetenzen meist nicht in ihrer Aufgabe und Verantwortung entsprechen, sind sie auf den guten Willen der höheren Entscheidungsebene angewiesen.

Argumente der Projektleitung gegenüber den Vorgesetzten

Falls Sie in die Situation einer Rechtfertigung eines Kick-off Meetings geraten sollten, sind an dieser Stelle einige Argumente aufgeführt:

  • Das Kick-off ist der offizielle Startschuss für das Projekt. Alle Projektbeteiligten sollen gleichzeitig und zielgerichtet starten können. Voraussetzung dafür ist aber, dass sie die Projektziele und ihre jeweiligen Aufgaben kennen. Zugleich müssen sie wissen, wo die Fallen liegen. Ein Coach oder Moderator unterstützt sie dabei, ihre unternehmerische Betriebsblindheit zu überbrücken und diese Fallen zu identifizieren. Er bringt neue Aspekte und vor allem eine weitere Sichtweise in das Projekt ein.
  • Ein Beispiel: der Projektleiter sagt, dass er die Aufgabe E noch fertig machen muss. Darauf fragt der Moderator einfach nur: „Warum?“. Erst jetzt erkennt der Projektleiter: Augabe E gehört gar nicht in seinen Zuständigkeitsbereich.
  • Das Projektteam befindet sich am Start des Projekts noch in der Orientierungsphase (Forming). Es braucht Zeit und die Gelegenheit sich zu formieren. Ein Moderator ist neutral und nicht vorbelastet für die Teambildung. Von ihm gehen daher wichtige Impulse vor diesen Teamprozess aus. Der Moderator hilft jedem Projektbeteiligten, seine Rolle im Team zu finden. Die stilleren und ruhigeren Projektmitarbeitenden müssen zu Beiträgen ermuntert werden, die Vielredner „soft“ gezügelt werden. Es kann an dieser Stelle Sinn machen, die fachliche Kompetenz einzelner Projektmitarbeitender hervorzuheben, um zu verhindern, dass sie übergangen werden. Der Projektleiter kann mit der inhaltlichen Bearbeitung des Projektauftrags so stark beschäftigt sein, dass er mögliche Signale seiner Mitarbeitenden „zwischen den Zeilen“ verpasst, bspw. Hinweise auf verdeckte Konflikte. Der Moderator sollte diese Signale erkennen und aufzeigen.
  • Der Projektleiter hat in der Regel einen sehr grossen Informationsvorsprung. Viele dieser Informationen muss er im Kick-off an seine Projektmitarbeitenden weiterreichen. Die Gefahr, dass er zum Hauptdarsteller wird ist folglich gross. In im Zügel zu halten und zu leiten ist Aufgabe des Moderators.
  • Die Rolle des Projektleiters ist die eines Ersten unter Ranggleichen. Nimmt der Projektleiter während des Kick-ofs gleichzeitig die Moderatorenrolle ein, kann die Gefahr auftreten, dass eine hohe Dominanz auftritt. Ein Moderator steht meist am Flipchart oder weiteren Medienmittel und legt fest, was thematisiert und was protokolliert wird. Es wäre folglich besser, wenn der Projektleiter mit seine Projektbeteiligten am Tisch sässe und aus dieser Position heraus mit diskutieren würde.
  • Ein Kick-off Meeting weist einen klar strukturierten Ablauf auf, der zwingend eingehalten werden muss. Dazu ist es erforderlich, die Diskussionsteilnehmenden immer wieder auf die Grundlage des Themas zurückzuholen. Der Projektleiter schafft das meist nicht. Er ist viel zu stark im Thema involviert und driftet schnell in das Detail hinunter. Deshalb sollte ein Moderator die Prozessverantwortung tragen.
  • Das moderierte oder „ge-coachte“ Kick-off Meeting wird betriebswirtschaftlich vom Projektbudget selbst getragen. Die Zusatzkosten der Moderation sind ein Vielfaches geringer als die Kosten, die durch ein ineffizientes, oder fehlendes Kick-off verursacht werden. Vielfach arbeiten Unternehmen nach dem Motto „Wir haben immer die finanziellen Mittel“ ein Projekt zweimal durchzuführen. Aber, um etwas auf Anhieb richtig zu machen, haben wir nie Mittel.

Wichtig für Sie als Projektleiter:

Führen Sie das Kick-off Meeting auch dann durch, wenn Sie keinen Coach oder Moderator zur Stelle haben. Für Sie heisst es dann, „Ziehen Sie einen warmen Mantel an“ und machen Sie das beste daraus.



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About the Author Emil Manser

Emil Manser ist der Geschäftsleiter der em-horizons.ch, welche 2011 gegründet wurde. Dahinter liegen über 30 Jahre Projektmanagementerfahrung in verschiedenen mittleren und grossen Unternehmen in den Branchen Luftfahrt, Finanzen, Versicherungen, Energieträger, Kommunikationsanbieter und öffentliche Verwaltung. Schwerpunkte der Geschäftstätigkeit sind Projektmanagementberatung, -Projektmanagement-Coaching und Projektmanagementausbildung im deutschsprachigen Raum.

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