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Künstliche Intelligenz verändert das Projektmanagement

Heute begegnen wir der "Künstlichen Intelligenz (KI) tagtäglich. Sei es beim Einkauf, am Skilift, am Flughafen oder im öffentlichen oder Individualverkehr. "Smarthome" oder "Medical Services" sind zwei sehr zukunftsträchtige Anwendungsfelder, die ohne den Einsatz von KI gar nicht denkbar wären. Neuerdings gibt es auch im Projektmanagement Instrumente die auf selbstlernende Algorithmen zugreifen. Da stellt sich nun wirklich die Frage, wie weit KI die Projektarbeit noch weiter verändern wird. 

Wenn man den Begriff KI anspricht, denken viele zuerst an Roboter und computerunterstützte Steuerungen, die die menschliche Arbeitskraft früher oder später ersetzen könnten. 

Während Roboter nur Befehle ausführen kann KI viel mehr. KI ist selbstlernend und kann Lösungen für Probleme basierend auf gemachten Erfahrungen machen. Sei es für den besten Weg im Ferienverkehr oder einer Anzeige von personalisierter Werbung im Internet. Das Themenfeld selbstlernender Algorithmen ist umfangreich - und lässt sich folglich auch im Projektmanagement hervorragend anwenden.


Wie lässt sich KI im Projektmanagement einsetzen?

Projektarbeit lässt sich auf die fünf Hauptbereiche eingrenzen, die bei den meisten Vorhaben gleich sind:

  • Planung
  • Führung und Organisation
  • Ressourcenmanagement und -einsatz
  • Kommunikation (Stakeholder, Team, Kunde)
  • Management (Projekt, Problem, Lösung)

Vier dieser Hauptbereiche nutzen als Grundlage das gleiche Datenmaterial. Dieses dient der Artificial Intellegence (engl. Ausdruck für KI) um ds Projektmanagment effizienter zu machen. Zeit, Kosten, Qualität, Verbesserungsvorschläge, Handlungsempfehlungen: Ein Algorithmus, der selbstständige Schlüsse zieht kann dem Projektteam die optimalsten Vorschläge unterbreiten, zu welchem Zeitpunkt die Abarbeitung der jeweiligen Aufgabe Sinn erzeugt 


Was kann intelligente Software nicht leisten?

Selbstlernende Computer können die Aufgaben von Projektmitarbeitenden kaum ersetzen. Maschinen können Dinge wie Empathie, Strategie oder Kreativität kaum leisten. Dies macht sich im Besonderen im Bereich der Kommunikation in den Projekten bemerkbar. Auch zukünftig werden Projektmitglieder  und die Führung miteindander austauschen und diskutieren, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Kommunikation und allen Facetten und Nuancen, die zum Projek gehören, kann bis heute keine Maschine leisten und dies wird auch in nächster Zeit weiterhin der Fall sein. 

KI-basierende Einsatzmöglichkeiten sollen vorwiegend unterstützen, die Aufgaben eines Projektmitarbeiters oder ganzen Projektteams zu optimieren. Wenn bspw. das Projektbudget überschritten wird, kann der Algorithmus unterschiedliche Projekte miteinander vergleichen und daraus neue oder weitere Erkenntnisse ziehen. Daraus die richtigen Schlüsse abzuleiten, die auch weiche Faktoren berücksichtigt, kann nur von Menschen umgesetzt werden. 


KI steigert die Effizienz von Projekten

Bei der Planung eines Projekts ist heute Projektmanagement-Software auf dem Markt, die mit einfachsten Suchmechanismen ausgerüstet ist, welche ein gezieltes Suchen auf Informationen spielend ermöglicht, die vom Projektmitarbeiter gerade benötigt wird. Selbstlernende Algotrythmen weisen heute ein Potenzial auf, die Prozesse zu vereinfachen. Daraus kann man klar folgern, dass sich das Projektmanagement der Zukunft sehr stark verändern wird. Denn wer an immer anspruchsvolleren und komplexen Projekten arbeitet, verliert schnell einmal die Übersicht  vor lauter verändernden Terminen, Zuständigkeiten, Verträgen und weiteren Daten. 

Es gibt heute Projektmanagement-Anwendungen auf dem Markt, die in der Lage sind, die für das Projekt vorgesehenen Ressourcen zu analysieren und zum besten Termin einzusetzen. Bei allfälligen Veränderungen oder auftretenden Problemen werden Lösungsmodelle aufgezeigt, die jeweils abhängig von der aktuellen Situation sind. Die KI unterscheidet, welche Gründe zu einem Ausfall geführt haben, bspw. . Maschinenausfall, oder Veränderungen des Marktes oder der Lieferanten. Zugleich zeigt die Software Potenziale zur Effizienzsteigerung in der ganzen Organisation auf. 

Selbstverständlich profitiert auf die Führung von den KI-Anwendungen. Die Anwnedung unterstützt durch detaillierte Analysen und auf der Basis verschiedner Faktoren bessere Entscheidungen zu treffen. Themen, die eine hohe Komplexität aufweisen, könne mit dem Einsatz von KI auf einfache Art gelöst werden. Stark betroffen sind dabei die Fertigungsindustrie (Maschinen, Auto). In diesen Branchen kann die KI für repetive und operative Management-Aufgaben zum Einsatz kommen. 


Einfluss auf die Soft Skills

Die KI wird Jobs, Prozesse- oder Unternehmensmodelle nur in wenigen Fällen vollständig ersetzen. Die menschliche Arbeitskraft wird nicht ersetzt. Sondern menschliche Aktivitäten werden sinnvoll ergänzt und für das Projektteam einen ehten Mehrwert schaffen. Somit kann der gewonnene Freiraum für neue Aufgaben erweitert werden Gemäss einer Umfrage, welche die PWC durhgeführt hat, verspricht sich mehr als 50% der Unternehmen im DACH Bereich von der KI einen wesentlichen Mehrwert. Wenn datengestützte Agorithmen in Zukunft adminstravite Arbeiten übernehmen, führt dies dazu, dass die Softskills  eine wesentlich grössere Bedeutung erlangen. Neue Hauptaufgaben für Projektmitarbeitende sind dann:

  • Entwicklung neuer kreativer Lösungen
  • Erkennen von weiterem Innovationspotenzial und gezielter Förderung
  • Umsetzung von Innovatione und Weiterentwicklung
  • Lösung von auftretenden Unstimmigukeiten und daraus vorausschauendes Handen

Das sind Kompetenzen, die keine Maschine und kein Roboter übernehmen können  und die Menschen der KI voraushaben. Empathie, Kreativität und Flexibilität sind die Parameter, die das Projektmanagement schon heite beeinflussen und in der Zukunft vermehrt bestimmen werden.


Fazit

Die Anwendungsbereiche von KI sind sehr vielschichtig und vielfältig. Die Chancen, Projekte effizienter zu gestalten und entwickeln sind umfangreich. Die KI kann jedoch keine Menschen ersetzen, sondern ihnen im positiven Sinne unterstützen, um dadurch Risiken zu reduzieren und Fehler zu vermeiden. Für das Projektmanagement und die Mitarbeitenden ergeben sich so neue Anforderungsprofile, die vermehrt auf weiche Faktoren setzen.

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About the Author Emil Manser

Emil Manser ist der Geschäftsleiter der em-horizons.ch, welche 2011 gegründet wurde. Dahinter liegen über 30 Jahre Projektmanagementerfahrung in verschiedenen mittleren und grossen Unternehmen in den Branchen Luftfahrt, Finanzen, Versicherungen, Energieträger, Kommunikationsanbieter und öffentliche Verwaltung. Schwerpunkte der Geschäftstätigkeit sind Projektmanagementberatung, -Projektmanagement-Coaching und Projektmanagementausbildung im deutschsprachigen Raum.

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