Mit dem Projekt-Coaching den Projekterfolg holen - em-horizons.com





Mit einem effizienten Projekt-Coaching holen Sie den Projekterfolg


Neue Projekte stellen Projektleiter und -teams oftmals vor unerwartete oder neue Herausforderungen. Hier kann das Projekt-Coaching helfen, besonders wenn Projektleiter und -teams mit wenig Erfahrung an komplexe Projektaufgaben herangeführt werden sollen.

In den Unternehmen werden immer mehr Aufgabenstellungen in Projekten realisiert, um schnell und flexibel zum Beispiel auf Marktveränderungen reagieren zu können. Die neue digitale Zeit ist da das beste Beispiel. Aus diesem Grunde wird die Projektleiterkompetenz, Projekte zielorientiert aufsetzen, durchführen und evaluieren zu können, ein entscheidender Erfolgsfaktor für sie.

Die Praxis zeigt jedoch ein anderes Bild: In vielen Unternehmen gehen schon die Vorstellungen zum Projektverständnis darüber auseinander, was ein Projekt überhaupt ist. So wird in vielen Unternehmen zum Beispiel jede ausserordentliche Aufgabe, die mehrere Mitarbeiter als  Team gemeinsam erfüllen, bereits als Projekt bezeichnet - unabhängig von ihrer Komplexität und Relevanz für den Erfolg des Unternehmens.

Ein weiterer Mangel ist: In vielen Unternehmen fehlen eine Projektkultur oder geeignete Projektmanagement-Strukturen. Das heisst, die erforderlichen Rollen sind nicht festgelegt, oder die notwendigen Gremien für ein erfolgreich funktionierendes Projektmanagement fehlen. Oft fehlen auch die Projekt-Guidelines oder ein Projekthandbuch zur erfolgreichen Bearbeitung eines Projektes.


Die wichtigsten Probleme und Hindernisse im Projektmanagement

Verschiedene Untersuchungen haben gezeigt, dass viele Projekte an einem nicht klar festgelegten Arbeitsaufwand scheitern. Treten hier Unschärfen ein, leidet das ganze Projekt. Im schlimmsten Fall ist nicht bekannt, wann es überhaupt abgeschlossen ist.

Die Projektleiter treten oft als "Projekt"- Unternehmer auf

Oft sind   die Projektleiter nicht genügend qualifiziert, da sie nie die nötige Ausbildung durchlaufen haben. Viele Unternehmen unterschätzen, wie hoch die fachlichen, persönlichen und kommunikativen Anforderungen an Projektleiter bei bereichs-, standort- oder gar unternehmensübergreifenden strategischen Projekten sind. Bei diesen Projekten sind die Projektleiter oft "Projekt-Unternehmer" - so umfangreich ist ihre Verantwortung, da auf ihren Schreibtischen fast alle Drähte zusammenlaufen, und so umfangreich und komplex sind oft die Entscheidungen, die sie treffen oder herbeiführen müssen.

Aus den erwähnten Gründen empfiehlt es sich bei vielen Projekten (besonders bei solchen, bei denen das Unternehmen Neuland betritt), den Projektleiter und das Projektteam durch ein gezieltes Projekt-Coaching zu unterstützen, besonders dann, wenn diese noch wenig Erfahrung mit komplexen strategischen Projekten haben, in die in der Regel auch viele Annahmen über die Zukunft einfliessen.

Die Projektleiter und Projektteams unterstützen

Ein erfolgreiches Projekt-Coaching soll zweierlei leisten:

1. Das Projektteam fachlich gut beraten. Das heisst: Der Projekt-Coach muss den Projektbeteiligten das erforderliche Know-how zum Beispiel zum Thema agiles Projektmanagement, Komplexitätsmanagement und Change-Management zur Verfügung stellen beziehungsweise vermitteln.

2. Das Projektteam bei der Projektarbeit optimal begleiten und beim Entwickeln von (neuen) Lösungsansätzen unterstützen. Das heisst: Der Coach muss den Projektbeteiligten als Feedback- und Impulsgeber zur Seite stehen und ihnen durch seine Einsätze zum Beispiel neue Sichtweisen eröffnen und Handlungsperspektiven vorstellen - auch damit sie mit den begrenzten Ressourcen, seien diese personeller, finanzieller oder zeitlicher Art, effektiv umgehen.

Über ein Projekt-Coaching können die Projektbeteiligten zudem die nötigen Kompetenzen und die Unternehmen die erforderlichen Strukturen aufbauen, um künftig ähnlich komplexe Projekte ohne externe Unterstützung zu starten und kontrolliert bearbeiten zu können. Denn in den vielen Unternehmen gilt: Erfahrene und mit allen Wassern gewachsene Projektleiter sowie eingespielte Projektteams, bei denen auch das "Performing" stimmt, sind echt gesucht. Diese werden jedoch in der heutigen VUKA-Welt (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität, Ambiguität) dringend benötigt.


Die Interaktionen bedenken und berücksichtigen

Der Projekt-Coach betrachtet Unternehmen als soziale, interagierende Systeme an. Das Projektumfeld und die Interaktionen im System Unternehmern werden folglich in die Überlegungen miteinbezogen. Entsprechend erfolgt die Auswahl der Interventionen. Das heisst, beim Planen des Vorgehens wird unter anderem berücksichtigt:

Welche Ziele möchte das Unternehmen mit dem Projekt verfolgen und erreichen?

Welche früheren Erfahrungen hat neben den Projektbeteiligten die Organisation mit solchen Projekten?

Welche weiteren Projekte und Veränderungsprozesse laufen zur Zeit im Unternehmen? Und:

Mit welchen Reaktionen seitens der Betroffenen ist im Projektverlauf zu rechnen?

Der Projekt-Coach lässt die Projektbeteiligten bewusst an seinem Fachwissen partizipieren - denn es geht auch darum, diese im Projektmanagement und oft auch Prozess- und Change-Management weiter zu entwickeln. Dabei trägt der Coach jedoch nur die Verantwortung für den Beratungs- und Begleitprozess – und nicht für die inhaltlichen Ergebnisse der Projektarbeit. Hierfür zeichnen die Projektbeteiligten in ihren verschiedenen Rollen und Funktionen verantwortlich. Denn nur durch das gemeinsame Entwickeln von Lösungsansätzen entsteht bei ihnen das Commitment, das langfristig den Erfolg garantiert.

Das Projekt - ein Subsystem im Unternehmen

Auch das Projekt selbst wird beim systemischen (Projekt-)Coaching als ein soziales (Sub-)System betrachtet mit folgenden vier Pfeilern:

Projektziele

Projektkultur

benötigte Skills und

(Projekt-)Struktur (siehe Grafik).

Projekt-Coaching - Pfeiler

Zu welchen Interventionsmethoden beim Projekt-Coaching gegriffen wird, hängt davon ab, in welchen der vier genannten Bereiche ein Entwicklungs- oder Optimierungsbedarf besteht. So können zum Beispiel (Projektmanagement-Trainingssequenzen) beim Coaching eine wichtige Rolle spielen, wenn Wissensdefizite bestehen. In anderen Projekten können Organisationsentwicklungs- oder Change-Management-Massnahmen im Fokus stehen, wenn Defizite auf der Struktur- oder Kulturebene vorhanden sind. Und in wieder anderen kann der Schwerpunkt auf der Einstellungs- und Verhaltensebene liegen - zum Beispiel, wenn auch die Mitglieder des Projektteams einen mentalen Turn-around vollziehen müssen, um Erfolg zu haben.


Der Projekt-Coaching-Prozess

Ein Projekt-Coaching brginnt immer mit einer Analyse der Ist-Situation. Das heisst, der Coach erstellt mit den relevanten Beteiligten (zum Beispiel Projektleiter, Programm-Manager, Personalentwickler, Abteilungsleiter, erfahrene Projektteammitglieder) eine Bestandsaufnahme und eine SWOT-Analyse. Dies kann durch Telefoninterviews geschehen, wenn der Zeitaufwand für die Beteiligten gering sein soll. In der Regel empfiehlt sich jedoch ein mehrstündiger Workshop, denn dadurch wird das Gemeinsamkeitsgefühl und Commitment bereits in einer frühen Phase erkannt und gestärkt.

Im nächsten Schritt werden die Ziele des Projekt-Coachings definiert. Die Key-Stakeholder werden gefragt, wie sie den Ideal- oder Wunschzustand beschreiben würden. Über einen Vergleich der Ergebnisse mit dem Ist-Zustand werden die Schwachstellen ermittelt, für die anschliessend ein Interventionsdesign definiert wird. Das Definieren der Ziele und Massnahmen sollte im persönlichen Gespräch erfolgen, um Klarheit zu schaffen und unterschiedliche Erwartungshaltungen zu vermeiden. Auf Basis der definierten Massnahmen erfolgt dann eine erste zeitliche Abschätzung des Aufwands. Ausserdem werden Qualitätskriterien festgelegt und wird der Kostenrahmen bestimmt. Ein Projekt-Coaching-Prozess kann abhängig vom Charakter des Projekts und vom Reifegrad des Projektteams zwischen einem Monat und einem Jahr dauern - vereinzelt bei hochkomplexen Projekten sogar Jahre.

Flexibel auf akuten Bedarf reagieren

Nach Vertragsabschluss werden die vereinbarten Massnahmen umgesetzt. Der Coach ist nun in regelmässigen Abständen vor Ort beim Kunden, um Coaching-Gespräche zu führen, Sitzungen zu moderieren, Schulungen durchzuführen, Dokumentationsstrukturen anzulegen, Tools einzuführen, den Projektstatus zu erheben und vieles mehr - abhängig davon, was die Situation beim Kunden erfordert.

Während der Durchführungsphase finden regelmässig Review-Meetings mit den Auftraggebern des Projekt-Coachings statt. Hier wird überprüft, ob die Zwischenziele erreicht wurden und die Qualitätskriterien erfüllt sind. Gegebenenfalls werden Kurskorrekturen vorgenommen. Diese Review-Meetings werden von Anfang an in den Coachingprozess eingeplant.

Sind die Massnahmen abgeschlossen, folgt die Evaluierungs- und Transferphase. Für den Transfer werden Vereinbarungen zur eigenständigen Umsetzung und weiteren Entwicklung getroffen. Danach ist es die Aufgabe der Kundenorganisation, also des Unternehmens, die Umsetzung der Vereinbarungen zu monitoren.

Aus der Erfahrung für die Zukunft lernen

Bei der Evaluation werden auch die Geschehnisse der letzten Wochen oder Monate reflektiert:

"Was lief gut, was weniger gut?"

"Was sollten/werden wir beim nächsten Projekt anders machen?"

"Wo besteht noch Entwicklungsbedarf auf der personalen und organisationalen Ebene?

Gegenseitiges Feedback rundet das Projekt-Coaching ab. Nicht nur der Coachee, also zum Beispiel der Projektleiter erhält ein Feedback, sondern auch der Projekt-Coach vom Coachee und seinem Auftraggeber, so dass sowohl im System Unternehmen, als auch im Coaching-System ein Lernen für die Zukunft erfolgen kann.


Fazit:

Durch ein systemisches Projekt-Coaching können auch in Unternehmen mit wenig Projekterfahrung komplexe Projekte auf die Erfolgsspur geführt werden. Zudem können die Kompetenzen sowie die personellen Ressourcen im Bereich Projektmanagement in Unternehmen gezielt ausgebaut werden. Das ist im digitalen Zeitalter, in dem die Kernleistungen vieler Unternehmen in bereichs- und funktionsübergreifender Team- und Projektarbeit erbracht werden, extrem wichtig.

Wie erfolgreich ein Projekt-Coaching verläuft, hängt stark davon ab, ob der Coach die richtige Balance zwischen Fachberatung und Prozessbegleitung findet. Er muss sich bei seiner Arbeit stets einen neutralen, unabhängigen Blick bewahren und darf sich nicht in inhaltliche Projektfragen verwickeln lassen. Durch Wertschätzung aller Projektbeteiligten muss es ihm gelingen, festgefahrene und nicht zukunftsfähige Muster in der Zusammenarbeit der Beteiligten zu erkennen und sie zu neuen Sicht-, Verhaltens und Vorgehensweisen zu ermutigen. (em)

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About the Author Emil Manser

Emil Manser ist der Geschäftsleiter der em-horizons.ch, welche 2011 gegründet wurde. Dahinter liegen über 30 Jahre Projektmanagementerfahrung in verschiedenen mittleren und grossen Unternehmen in den Branchen Luftfahrt, Finanzen, Versicherungen, Energieträger, Kommunikationsanbieter und öffentliche Verwaltung. Schwerpunkte der Geschäftstätigkeit sind Projektmanagementberatung, -Projektmanagement-Coaching und Projektmanagementausbildung im deutschsprachigen Raum.

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