Projekt-Kick-off Meeting - em-horizons.com



Projekt Kick-off Meeting

Der Begriff „Kick-off“ ist ein oft zu hörender Begriff, der in Gruppenspielen wie im Handball oder Fussball oft verwendet wird und den Anpfiff des Spiels bedeutet.  Auch im Projektmanagement gibt es den Begriff „Kick-off“. Ein“ Kick-Off-Meeting“ ist das Auftaktmeeting zum hoffentlich erfolgreichen Projektstart.


"Zeige mir, wie Du das Projekt startest und ich werde Dir sagen, wie es endet"

Ziele des Kick-Off Meetings

Das Kick-off Meeting schafft Transparenz bezüglich der Projektziele und zeigt die Bedeutung des Projektes für das Unternehmen auf. Das geplante konkrete Vorgehen im Projekt wird auf einer groben Zeitachse vorgestellt. Die Motivation im Projektteam zum teamorientierten Handeln wird geweckt und verstärkt. Das Kick-Off-Meeting ist eines der wichtigsten Ereignisse in der Projektstart-Phase und darf damit zu Recht als kritischer Erfolgsfaktor betrachtet werden. In diesem Zusammenhang wird die Basis für das gemeinsame Arbeiten im Projekt geschaffen.

Das Meeting trägt sehr stark zum weiteren erfolgreichen Projektverlauf bei. Geht etwas daneben, ist es schlecht organisiert oder es wird kein Ergebnis erzielt, hat das Projekt nach innen und aussen bereits ein schlechtes Image, bevor es überhaupt richtig angefangen wurde. Für die Gestaltung des Kick-off Meetings zeichnet der Projektleiter verantwortlich.


Teilnehmende am Projekt-Kick-Off Meeting

Am Kick-off Meeting des zu startenden Projektes nehmen alle nominierten Projektbeteiligten teil. Die Anwesenheit des Projektauftraggebers, wichtiger weiterer Entscheidungsträger und Stakeholder ist für das Projekt von sehr grosser Bedeutung. Diese beteiligten Personen zeigen die Bedeutung des Projekts von Beginn an auf. Der weitere Teilnehmerkreis setzt sich aus den Projekt- und Teil-Teams, sofern diese bereits bekannt und nominiert sind, zusammen. Die Anwesenheit von weiteren potenziellen Kandidaten die für die Mitarbeit am Projekt in Frage kommen ist oft sinnvoll und empfehlenswert.


Checkliste für Ihr erfolgreiches Projekt-Kick-Off Meeting

Oft passieren Fehler im Kick-off Meeting. Die Folgen können sich sehr schwer auf den weiteren Projektverlauf auswirken. Das liegt daran, dass das Meeting die Erwartungen der Projektbeteiligten und aller interessierten Beobachter prägt. Hier trifft jeder Einzelne seine persönliche Vorentscheidung, in Bezug auf Erfolgschancen des Projektes, welche Bedeutung dem Projekt beigemessen wird und wie sehr er bereit ist, sich zu engagieren. Mit dem Einsatz einer Projekt-Management-Checkliste hat der Projektleiter oder die Projektleiterin ein wertvolles Führungsmittel in der Hand um ein Projekt erfolgreich zu starten.

Ein Kick-off Meeting, das die Ziele erreicht und bei den Projekt-Beteiligten und Betroffenen Wirkung zeigt, fällt nicht einfach so in die Hände. Es erfordert eine intensive und vertiefte Vorbereitung und gute Abstimmung der Inhalte und der Dramaturgie. Damit nichts schief läuft, lohnt es sich einen Leitfaden für die Planung, Vorbereitung und Durchführung des Kick-Off-Meetings einzusetzen. Damit wird sichergestellt, dass nichts Wichtiges übersehen wird und die Projektbeteiligten Transparenz, Orientierung und Motivation im Projekt haben.


Eine gute Vorbereitung steigert den Erfolg des Projekt-Kick-Off Meetings

Wie immer im Projektmanagement: Die Vorbereitung ist der halbe Lohn. Um das Kick-Off-Meeting erfolgreich über die Bühne zu bringen, ist für die Vorbereitung unbedingt ausreichend Zeit zu investieren. Hier wird der eigentliche Grundstein für das Image des Projekts und für den Start der Projektarbeit gelegt. Alles was hier schlecht läuft, kann nur schwer bzw. mit viel Aufwand nachträglich korrigiert werden. Also: Zeit nehmen!

  • Festlegung der Ziele des Meetings – was soll alles erreicht werden?
  • Festlegung der Teilnehmenden des Kick-Off-Meetings: Alle schon bekannten Projektbeteiligten sowie potenzielle und zukünftige Projektmitarbeitende; wenn möglich sollen auch der Projektauftraggeber und weitere wichtige Stakeholder des Projektes teilnehmen.
  • Detaillierte Festlegung der inhaltlichen Themen und Dauer des Meetings.
  • Erstellung und Versand der Agenda mindestens einen Tag vor dem Meeting an alle Teilnehmenden.
  • Einladung erfolgt durch den Projektleiter.
  • Reservierung eines Meeting-Raumes in ausreichender Grösse und Beschaffung von benötigtem Equipment (Beamer, Flip, Pinwände, etc.) und ggfs. Getränke und weitere Erfrischungen.
  • Vorbereitung der Dokumentationen und Handouts, die Auskunft über das Projekt geben.

Optional:

  • Vorbereitung von Namenskarten (macht Sinn, wenn sich die meisten Teilnehmenden noch nie gesehen haben oder nicht kennen)
  • Festlegen wie die Sicherstellung der Ergebnisse des Kick-Off-Meetings erfolgen soll und wer dafür verantwortlich ist

Eröffnung des Projekt-Kick-Off Meetings

Der Meeting-Vorsitzende ist der Projektleiter. Er ist zuständig und verantwortlich für den erfolgreichen Ablauf des Projekt-Kick-Off. Er begrüsst die Teilnehmenden, moderiert den Termin (Ausnahme: es wurde ein eigener Moderator nominiert) und beendet das Meeting.

  • Begrüssung durch den Projektleiter
  • Vorstellung der Agenda bzw. Traktandenliste

Fakultativ: Kurze Einleitung zum Projekt durch den Projektauftraggeber bzw. wichtige Stakeholder des Projektes – dadurch wird die Bedeutung des Projektes noch weiter hervorgehoben.


Vorstellung der Projektbeteiligten am Projekt-Kick-Off Meeting

Eine Vorstellrunde fördert das gegenseitige Kennen lernen der Projektbeteiligten nachhaltig und ist   für die weitere Zusammenarbeit im Projekt von grosser Wichtigkeit.

  • Vorstellung des Projektleiters, seines beruflichen Hintergrundes und warum er als Projektleiter ernannt wurde (Fach- und Sozialkompetenz.
  • Kurze Vorstellung der Teilnehmenden; jeder Teilnehmer stellt sich selbst persönlich vor

Eine wichtige Hilfestellung kann auch eine Namensliste mit Foto und Erreichbarkeitsdaten aller am Projekt beteiligter Personen bereitstellt.

Fakultativ: Klare Erhebung von Erwartungen, Befürchtungen, Hoffnungen und Wünschen im Projekt; dies soll sich jedoch auf Informationssammlung beschränken, es soll keine Diskussion in der Runde entstehen; Erwartungen, Befürchtungen, Hoffnungen und Wünsche sollen unbedingt ernst genommen und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.


Ziele und Inhalte des Projekts


Der Zielentwicklung in den Projekten wird leider immer wieder nicht die genügende Beachtung geschenkt , da meist die Meinung vorherrscht, dass ja allen klar ist, worum es im Projekt geht. Das ist aber leider oft nicht der  Fall. In der Regel gibt es eine grosse Vielfalt an Erwartungen an das Projekt. Hier hat der Projektleiter die Chance den Projektinhalt an alle Teilnehmer eindeutig zu kommunizieren.

  • Strukturierte Information über die Projektentstehungsgeschichte – was bisher geschah.
  • Vorstellung der (strategischen) Zielsetzung des Projektes.
  • Aufzeigen des Projektnutzens – was wird nachher besser sein? Warum wollen wir das erreichen? Dadurch wird ein erstes gemeinsames Verständnis für die Notwendigkeit und Priorität des Projektes entwickelt.
  • Aufzeigen des Zusammenhangs zur Unternehmensstrategie.
  • Information über schon bereits vorhandene für das Projekt relevante Ergebnisse aus der Vorprojektphase sowie Rahmenbedingungen; hier kann mit den Teilnehmern auch abgeklärt werden, ob es darüber hinaus noch weitere wichtige Ergebnisse bzw. Dokumente gibt

Ein erfolgreiches Projekt-Kick-Off Meeting trägt wesentlich zum folgenden Projekterfolg bei.

Tipp

Projektorganisation und Projektstruktur

Der Punkt, der alle Projekt-Teilnehmende am meisten interessiert:

  • Was wird meine eigene Rolle im Projekt sein?
  • Wie arbeiten wir im Projektteam zusammen?
  • Welche Meetings gibt es?
  • Was wird von mir erwartet? Wie wird dokumentiert?

Fragen über Fragen. Diese Fragen müssen schnell beantwortet werden damit es Orientierung für die Projektbeteiligten gibt.

Die Klärung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen (AKV) garantiert für ein hohes Mass an Orientierung bei allen Projektbeteiligten. Regelungen für die Zusammenarbeit und Kommunikation schaffen Klarheit im Projekt.

Die Präsentation der ersten Planungsschritte in Form einer „Projektroadmap“ ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Projekt-Kick-off Meetings. Die Projektroadmap enthält die wichtigsten Projektphasen und Meilensteine. Detaillierte Planungsinhalte sind in der Regel noch nicht erarbeitet. Dieser Erarbeitungsprozess findet üblicherweise in anschliessenden Planungsworkshops mit den Fachexperten statt.

  • Vorstellung schon vorhandener Projektpläne, wenn möglich, zumindest aber einer Projekt-Roadmap:
    – Grobe Projektphasen
    – Inhaltiche Aktivitäten
    – Termine und Meilensteine
    – Projektstart und -ende
  • Vorstellung der Projektorganisation (Erstentwurf):
    – Wer arbeitet voraussichtlich mit
    – Wer ist in welcher
    Funktion/Rolle im Projektteam
    – Worin bestehen die Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen 
  • Vorstellung, wie die Kommunikation im Projekt stattfinden soll (Kommunikationsplan):
    – Welche Projekt-Meetings sind geplant, wer nimmt daran teil, was soll dort passieren, Dauer und Frequenz der Projekt-Meetings
    – Mindestens die ersten Termine sollen schon fest vorgegeben sein bzw. sofort fest vereinbart werden
    – Regeln für die Kommunikation
  • Vorstellung der wichtigsten Regeln für die Zusammenarbeit im Projekt durch den Projektleiter und gemeinsame Festlegung der weiteren Zusammenarbeit:
    – Vertretungen
    – Projektablage (Papier, elektronisch) und Versionierung
    – Meetings (Wer lädt ein, Agenda, Rauchen, Pausen, Pünktlichkeit, etc.)
    – Protokoll (wann notwendig, wer erstellt es, etc.)
    – Berichtswesen
    – Was wird bewusst nicht geregelt und liegt in der Eigenverantwortung

Tipps für ein erfolgreiches Projekt-Kick-Off Meeting

Tipp


  • Eine gute Vorbereitung des Kick-Off-Meetings ist sehr wichtig, weil der erste Eindruck vom Projekt bei allen Beteiligten in Erinnerung bleibt.
  • Die Anwesenheit aller Projektbeteiligten ist unbedingt sicherstellen.
  • Die Teilnahme des Projektauftraggebers und wichtiger Stakeholder verleiht dem  Projekt die entsprechende Wichtigkeit
  • Der Verlauf des Kick-off Meetings prägt den Arbeitsstil und die Kultur für das gesamte Projekt. Deshalb ist eine gute Vorbereitung und eine kompetente und effiziente Führung durch die Agenda und Traktanden wichtig. Das bedeutet aber nicht, dass es keinen Freiraum für Diskussionen geben soll.
  • Inhaltliche Diskussionen, insbesondere Grundsatzdiskussionen sind zu vermeiden. Der Verweis auf Workshops zur Erstellung der Projektplanung ist hier unter Umständen sehr sinnvoll.
  • Eine positive Stimmung erzeugen und Optimismus versprühen, aber auch auf den Ernst der Lage und die Wichtigkeit hinweisen.
  • Erste „kleinere“ Aufgaben verteilen, z.B. Vorschläge für einen prägnanten Projektnamen suchen.
  • Zur nachhaltigen Ergebnissicherung des Kick-Off-Meetings ein Protokoll erstellen und gemeinsam mit wichtigen Dokumenten umgehend an die Teilnehmenden verteilen.

Zusammenfassung

Das Kick-Off-Meeting stellt die Ausgangslage für eine erfolgreiche Projektabwicklung. Es schafft  Transparenz und eine positive Stimmung bei allen Projektbeteiligten. Ist das Projekt-Kick-Meeting gut  verlaufen, geht das Projektteam anschliessend gestärkt mit Schwung und Elan an die Projektarbeit.

  • Das Kick-Off-Meeting bringt die Projektbeteiligten auf den gleichen Informationsstand
  • Es schafft Bewusstsein über die strategische Stossrichtung des Projektes und den Kontext zu den Unternehmenszielen
  • Es macht den Projektnutzen transparent
  • Im Kick-Off-Meeting werden klare Prioritäten für das Projekt gegenüber der Linie und anderen Projekten gesetzt
  • Es ist der erste Schritt für die Regelung der Zusammenarbeit der Projektbeteiligten im Projekt
  • Die Projektbeteiligten erhalten einen ersten Überblick über den inhaltlichen und terminlichen Projektverlauf
  • Durch das Kick-Off-Meeting wird der Zusammenhalt im Projektteam und  die weitere Teamentwicklung gefördert
  • Das Projektteam erhält detaillierte Informationen zu den nächsten Schritten im Projekt

Die gängigsten Fragen zum Projekt-Kick-Off Meeting

Soll im Projekt-Kick-Off Meeting eine Projektplanung erstellt werden?

NEIN. Das Kick-Off dient grundsätzlich dazu, alle anwesenden Projektbeteiligten mit Informationen zum Projekt zu versorgen. Ziele, Termine, erwartete Ergebnisse, das Vorgehen, Hintergrundinfos, die Teamzusammensetzung, zukünftigen Rollen im Projektteam, schon vorhandene Planungen, etc. Es geht um Motivation, positive Stimmung und Einschwören auf das Projekt.

Die detaillierte Planungsarbeit sollte unbedingt vom Kick-Off-Meeting getrennt werden. Sind die Teilnehmer von weit her angereist und soll diese Zusammenkunft gleich für die ersten Planungsaktivitäten genützt werden, dann muss das Kick-Off-Meeting vorher unbedingt formal abgeschlossen werden.

Sollen im Kick-Off-Meeting die Projektziele mit allen Teilnehmern finalisiert werden?

NEIN. Beim Kick-Off geht es darum, allen Beteiligten Klarheit über das Projekt, die Projektziele, die erwarteten Resultate, das geplante Vorgehen und die Zusammenarbeit im Projektteam zu verschaffen. Wenn diese Punkte nicht klar und eindeutig dargestellt werden können, dann ist es zu früh, um ein Projekt Kick-Off-Meeting abzuhalten. Die Projektziele werden zwischen dem Projektauftraggeber und dem Projektleiter vereinbart und müssen zu diesem Zeitpunkt eindeutig festgelegt sein.

Soll der Projekt-Lenkungsausschuss auch zum Kick-Off eingeladen werden?

JA, sicher. Je hochkarätiger der Lenkungsausschuss besetzt ist, desto mehr wird die Bedeutung des Projektes durch die Teilnahme unterstrichen. Das ist gleich die erste Aktivität für ein erfolgreiches Stakeholder-Management. Optimalerweise erhalten die anwesenden Lenkungsausschussmitglieder eine kleine aktive Rolle beim Kick-Off – z. B: ein paar kurze Statements zum Projekt. Diese paar Worte können für das Projekt oft sehr hilfreich sein. Wenn nicht alle Mitglieder des Lenkungsausschusses teilnehmen können, dann ist dies auch ok. Nur die Teilnahme des Projektauftraggebers ist zwingend.

Sollen auch Mitarbeiter mit einer kritischen Einstellung zum Projekt eingeladen werden?

JA. Gerade diese kritischen Stimmen benötigen klare Informationen und Aussagen zum Projekt. Dazu ist das Kick-Off-Meeting die geeignete Plattform. Wenn nicht hier, dann wird die Kritik später irgendwo angebracht. Im Kick-Off-Meeting muss auch Raum für kritische Fragestellungen vorhanden sein. Alle Fragen sollten möglichst klar und präzise beantwortet werden. Heikle Fragen sollte optimalerweise der Projektauftraggeber beantworten. Fragen, die nicht sofort zufrieden stellend beantwortet werden können, müssen später geklärt werden. So wird gleich von Beginn an eine Atmosphäre der offenen Kommunikation im Projekt geschaffen.


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