Projekt-
Management
Review

Eine effiziente Abwicklung von Projekten spart Unternehmen Geld und allen involvierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zeit und Nerven. Aber wie gut laufen eigentlich die Projekte? Wir gut ist das Projektmanagement im Unternehmen?

Um festzustellen, wie effizient die Projekte im Unternehmen laufen und wo noch optimierungspotential verborgen liegt, empfiehlt sich die Durchführung einer umfassenden Projektmanagement-Systemdiagnose. Eine umfassende Projektmanagement Systemdiagnose evaluiert in strukturierter Form Zielsetzung, Planung, Steuerung, Ressourceneinsatz und Arbeitseffizienz von Projekten.

Nach einer Datenerhebung wird objektiv, strukturiert und neutral bewertet, wie gut das Unternehmen zu den einzelnen Themenbereichen des Projektmanagements aufgestellt ist.

Projekte müssen regelmässig untersucht werden

Projektmanagement "reviewen"

Wie auch in Projekten ist in der Projektmanagement Systemdiagnose eine penible Planung der erste Schritt zum Erfolg. Gemeinsam mit dem Top Management werden die Ziele und Schwerpunkte der Projektmanagement Systemdiagnose definiert, die sich nicht nur auf Projektmanagement beschränken müssen, sondern bis zur Übereinstimmung des Unternehmens-Projektportfolios mit den strategischen Unternehmensziele führen können.

Auf Basis der definierten Ziele werden weitere Rahmenbedingungen, wie Schlüsselpersonen, Aufwand und Inhalt der Projektmanagement Systemdiagnose abgeleitet. Gibt es bereits Hinweise, wo Schwachstellen im System vorhanden sein könnten, wird der Fokus in erster Linie auf diese Bereiche gelegt.

Informationsgenerierung

Stehen die Ziele und Rahmenbedingungen des Projektmanagement Reviews fest, werden alle Informationen erhoben, die für den zu analysierenden Bereich und das gewünschte Review-Ergebnis relevant sind.

Um ein vielfältiges und objektives Bild zu erhalten sind dabei unterschiedliche Formen der Informationsgewinnung anzuwenden, von der Dokumentenanalyse abgeschlossener und laufender Projekte über Interviews mit betroffenen Personen bis zu Beobachtungen des laufenden Betriebs. Dabei ist auch darauf zu achten, dass alle relevanten hierarchischen Ebenen des Unternehmens in die Informationsgenerierung miteinbezogen werden.

Um vom zu untersuchenden Bereich möglichst neutrale Zahlen, Daten und Fakten zu erhalten, empfiehlt es sich, die Datenerhebung durch möglichst unabhängige und unvoreingenommene Personen durchführen zu lassen. Daher werden mit einem PM-System-Review auch oft externe Beratungsunternehmen beauftragt. Die Objektivität des Ergebnisses ist damit gewährleistet.

Die Durchführung des PM-System-Reviews erfolgt durch Dokumentenanalyse, Sammlung von Hard-Facts und Kennzahlen auf Basis abgeschlossener Projekte, Einzel- und Gruppeninterviews, Beobachtung des laufenden Betriebs (Feldstudie) und Reviews von ausgewählten Projekten.


 

Methoden der Informationserhebung

  • Dokumentenanalyse
  • Sammlung von Hard-Facts und Kennzahlen auf Basis abgeschlossener Projekte
  • Einzelinterviews / Gruppeninterviews
  • Beobachtung des laufenden Betriebs (Feldstudie)
  • Projektreviews


Themen für Projektmanagement Review

  • Projektmanagemet-Kultur im Unternehmen
  • Generelle Reputation des Projektmanagements im Unternehmen
  • Projekt-Einzelprozess (Projektinitiierung, Projektbeauftragung,
    Projektstart- und Projektumsetzungsprozess, Qualität, ….)
  • Projekt-Portfoliomanagement
  • Methodenportfolio
  • Formale Projektmanagement-Standards und Unterstützung des Projektmanagements durch Dokumentvorlagen, Standardprozesse, Tools, etc.
  • Reports und Reportingstrukturen
  • Strukturen des Projektmanagements und die Einbettung in die Unternehmensorganisation
  • „Wissensmanagement“ zum Thema Projektmanagement (z.B.: Lessons Learned, Projektmanagement-Plattformen)
  • Einbindung der internen und externen Kunden und des Top-Managements in den Projektmanagement-Prozess
  • Rollen, Funktionen, Aufgaben und Verantwortungen im Projektmanagement-Prozess
  • Qualifizierungsgrad der Projektmitarbeiter (Projektleiter, Projektmitarbeiter, Projektexperten)

Ergebnisbericht

Die im Zuge der Informationsgenerierung gesammelten Daten werden gefiltert, strukturiert, zueinander in Beziehung gesetzt, interpretiert, diskutiert und bewertet. Fragen und offene Punkte, die dabei entstehen, sind in Abstimmung mit dem Top Management bzw. Auftraggeber zu klären.

Die Ergebnisse werden in einem Reviewbericht schriftlich festgehalten. Letztendlich ergibt sich ein umfassendes Bild über den allgemeinen Ablauf von Projekten und den Grad der Integration des Projektmanagements in die Unternehmensorganisation. Vorhandene Schwachpunkte sind identifiziert und mögliche Optimierungsmaßnahmen sind aufgezeigt.

Schritte im PM Review

Workshop zur Planung von Verbesserungsmassnahmen

Um die Ergebnisse aus dem Reviewbericht weiter zu bearbeiten und somit den Nutzen der Projektmanagement Systemdiagnose zu gewährleisten, sind in einem Workshop Massnahmen zur Bearbeitung der identifizierten Themen festzulegen.

Teilnehmer an diesem Workshop sind die Auftraggeber aus dem Management und die im Rahmen der Planung bereits festgelegten Schlüsselkräfte aus dem zu untersuchenden Bereich.

Folgender Ablauf hat sich für diesen Workshop bewährt

  • Präsentation und Erläuterung des Diagnoseberichts durch die durchführenden PM-Experten.
  • Intensive Diskussion der Ergebnisse mit dem Ziel, eine kollektive Sichtweise und ein gemeinsames Problembewusstsein zu entwickeln. Dies ist eine essenzielle Grundlage für das weitere Vorgehen und die Vereinbarung erfolgreicher Optimierungsmaßnahmen.
  • Diskussion der vorgeschlagenen Möglichkeiten zur Verbesserung des Projektmanagement-Systems. In dieser Phase ist ein neutraler Moderator mit PM-Experten Know-how zur Unterstützung des Diskussionsprozesses von großem Nutzen.
  • Welche Verbesserungsmassnahmen zur Umsetzung festgelegt werden, wird im letzten Schritt des Workshops entschieden. Wichtig ist, dass diese Entscheidungen in einem Massnahmenplan inklusive Terminen und verantwortlichen Personen festgehalten werden. Das Controlling und begleitende Berichtswesen zur Umsetzung des Massnahmenplans wird ebenfalls definiert.

Umsetzung der Massnahmenplanung

Der wichtigste Schritt!

Die Umsetzung des Massnahmenplans mit den vereinbarten Verbesserungsmassnahmen ist die logische Konsequenz der Projektmanagement Systemdiagnose. Nur dadurch ist eine nachhaltige Verbesserung des Projektmanagements im Unternehmen realistisch.

In wie weit bei diesem Schritt eine Unterstützung oder Begleitung durch externe Spezialisten sinnvoll und notwendig ist, hängt von den definierten Maßnahmen ab. Diese Entscheidung kann nur in Abstimmung auf die aktuelle Situation im Unternehmen getroffen werden.

Im Optimalfall enthält der Massnahmenplan auch einen Termin für die nächste geplante Projektmanagement-Systemdiagnose oder Überprüfung der Zielerreichung, denn dann steht einer kontinuierlichen Verbesserung des Projektmanagements nichts mehr im Wege.

Wann macht ein PM-Review Sinn?


Projekte laufen aus dem Ruder, die Ursachen dafür sind unbekannt

Es gibt immer wieder grobe Unregelmässigkeiten im Projektverlauf. Projektbudgets explodieren, Termine werden laufend nach hinten verschoben, die gelieferten Ergebnisse lassen zu wünschen übrig. Manche Projekte scheinen Probleme überhaupt wie ein Magnet anzuziehen. Andere wiederum werden nie fertig. Niemand weiss warum.

Ausgebildete Projektleiter verlassen regelmässig das Unternehmen

Es wurde viel Zeit und Geld in die Projektmanagement Ausbildung der Mitarbeiter investiert. Viele von ihnen sind zertifizierte Projektleiter. Regelmässig verlieren Sie solche Mitarbeiter. Entweder, weil sie selbst kündigen und das Unternehmen für immer verlassen oder weil sie sich in andere Bereiche des Unternehmens „weiterentwickeln“. Die Gründe dafür sind unklar.

Die definierten PM-Standards werden eingehalten und die Projekte laufen trotzdem nicht besser

Eine Menge an Standards für die Projektabwicklung ist definiert. Es gibt klare Prozesse, Dokumentvorlagen und Toolunterstützung. Die Mitarbeiter halten sich auch an diese Regeln. Formal laufen die Projekte perfekt. Trotzdem ist keine merkbare Verbesserung in der Qualität der Projektabwicklung erkennbar. Im Gegenteil, oft hat man den Eindruck, die Projekte laufen jetzt noch schwerfälliger als zuvor.

Die Mitarbeiterressourcen für die Projektarbeit sind immer zu knapp

Die Mitarbeiter stöhnen unter der Arbeitslast der Projektarbeit. Oft müssen sie in drei oder mehr Projekten mitarbeiten. Die Motivation ist am Boden. Niemand meldet sich freiwillig um eine Projektleitung zu übernehmen. Es ist eher das Gegenteil der Fall: Jeder versucht drohender Projektarbeit möglichst weit aus dem Weg zu gehen.

Die Qualität und Effizienz der Projektabwicklung soll nachhaltig steigern

Eine regelmässige Überprüfung garantiert die volle Funktionsfähigkeit des Projektmanagement-Systems. Potenzielle Fehlerquellen werden rechtzeitig erkannt und können mit geringem Aufwand behoben werden. Was beim Auto Standard ist, sollten man auch dem Projektmanagement im Unternehmen angedeihen lassen: Regelmässige Überprüfung und Unterstützung durch Experten. Ein periodischer Check gewährleistet eine kontinuierliche und nachhaltige Effizienzsteigerung in der Projektabwicklung.

Maximaler Nutzen - Minimaler Aufwand

Der Erhebungsaufwand für ein Unternehmen im Rahmen der PM-Diagnose ist im Vergleich zum umfassenden Ergebnis gering. Bei den Interviews ist pro Interviewteilnehmer mit etwa 1 bis 2 Stunden zu rechnen, die Erhebung der Zahlen, Daten, Fakten geschieht parallel.

In vielen Unternehmen werden die Gruppeninterviews und die gemeinsame Arbeit zwischen Berater und Mitarbeiter bei der Erhebung der Zahlen, Daten, Fakten an sich schon als nützliche Intervention erlebt. Die Art der Fragestellungen aus der externen Beraterperspektive gibt neue Denkanstöße und ermöglicht, alte Denkmuster zu überwinden.

Relevante Themen werden in ähnlichen, bereichs- und hierarchieübergreifenden Gruppenzusammensetzungen meist nicht diskutiert. Diese Art der Selbstbetrachtung trägt zu mehr Verständnis und Bewusstheit bei und mobilisiert die Veränderungsenergie sowie die Veränderungsbereitschaft.

Die Interviews ermöglichen es, alle Ebenen und Gruppen einer Organisation einzubinden und deren Standpunkte, Wahrnehmungen und Interessen aufzunehmen. Deutlich formulierte Botschaften an die Führung der Organisation werden ebenso aufgenommen wie leise Zweifel und unbewusste, verdrängte Ängste und Unsicherheiten.

Die Rückspiegelung der Ergebnisse der PM-Systemdiagnose löst im Allgemeinen Diskussionen aus, die gleichzeitig die richtigen Wege für Lösungen finden. Die Rückspiegelung der Wahrnehmungen der externen Beobachter/Berater ermöglicht es, in eine differenzierte Sachdiskussion einzutreten und selbst einen analytischen Blick auf die eigene Organisation zu werfen, ein gemeinsames Bild der aktuellen Situation zu entwickeln.

Steuerung, Verantwortung, Entscheidungs- und Handlungsfreiheit bleiben bei den Aufttraggebern und Führungskräften im Unternehmen. Entscheidungen zur Gestaltung des weiteren Prozesses (d.h. die Veränderungsarchitekturen) werden auf diesem Fundament passgenauer und anschlussfähiger. Es können funktionale Kommunikations- und Beteiligungsstrategien entworfen werden, die geeignete Hebel für den Entwicklungsprozess darstellen.

Wir wollen einen perfekten PM-Review

Um vom zu untersuchenden PM-Bereich möglichst neutrale Zahlen, Daten und Fakten zu erhalten, empfiehlt es sich, die Datenerhebung durch möglichst unabhängige und unvoreingenommene Personen durchführen zu lassen. Daher werden mit einem Projekt-Review auch oft externe Beratungsunternehmen beauftragt. Die Objektivität des Ergebnisses ist damit gewährleistet. Wir von em-horizons.ch unterstützen Sie nachhaltig in der Durchführung des PM-Reviews.

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