Projektmanagement im Unternehmen

Projekte sind wichtige Investitionen eines Unternehmens. Damit diese Investitionen auch ausgewiesen sind, müssen sie an der Unternehmensstrategie ausgerichtet werden. Strategien und Projektarbeit werden insbesondere durch das Instrument des Business Cases miteinander verknüpft. Projektarbeit ist deshalb auch eine wichtige Aufgabe der Unternehmensführung. Sie gibt u.a. den Aufbau der Projektorganisation vor und steuert das Projektportfolio.


Programm- und Portfoliomanagement

Im Kontext des Projektmanagements besteht ein Programm aus einer Programm-Organisation und mehreren Projekten, die gemeinsame unternehmerische Ziele verfolgen. Programm-Management enthält dementsprechend die Initiierung, Planung, Überwachung und Steuerung eines Programms, um mit diesem ein für die Trägerorganisation wichtiges Ziel umzusetzen.

Projektportfoliotechnik

Die Portfoliotechnik ist eine Technik zur Visualisierung und Bewertung einer bestimmten Menge von gleichartigen Objekten (z.B. Produkten, Projekten, Standorten, Aufgaben u.v.m.) in zwei frei definierbaren Dimensionen, die ein Achsenkreuz erzeugen.

Projektportfoliomanagement hat zur Aufgabe, alle Programme und Projekte eines Unternehmens zu steuern. Projektportfoliomanagement heisst nicht nur, die richtigen Projekte zu bestimmen, sondern auch, die laufenden Projekte so zu überwachen und zu steuern, dass sie insgesamt den grösstmöglichen Nutzen für das Unternehmen erbringen.

Eine zentrale Rolle für das Programm- und Projektportfoliomanagement spielt das Project Management Office (PMO). Es soll die Projekte eines Unternehmens oder einer Organisationseinheit unterstützen, koordinieren und auf die Unternehmensstrategie ausrichten. In der Praxis gibt es allerdings kein einheitliches Verständnis dafür, was ein PMO genau ist, noch welche Befugnisse und Verantwortlichkeiten (AKV) es hat. Die in der Praxis festgestellte Bandbreite an Interpretationen reicht von der einfachen Unterstützungsfunktion für die Projektarbeit bis hin zur strategischen Ebene aller Investitionsentscheidungen eines Unternehmens.


Projektorganisation

Als zeitlich begrenzte Vorhaben haben Projekte eine temporäre Organisationseinheit, die zum einen in die Trägerorganisation (z.B. Unternehmen oder Programm) integriert ist und zum anderen eine eigene, interne Organisationsform besitzt.

Projektorganisation innerhalb der Trägerorganisation

Kein Projekt steht isoliert für sich, da es ohne eine auftraggebende Organisation und Auftraggeber gar nicht existieren würde. Folglich ist ein Projekt in eine übergeordnete Organisation integriert, z.B. direkt in eine Unternehmensorganisation (Linienorganisation), ein Programm oder eine andere Art der Trägerorganisation (z.B. Konsortium).

Man unterscheidet drei Grundtypen, wie Projekte in die übergreifende Organisation eingebettet sind, unabhängig davon, welche Organisationsformen jeweils intern bestehen:

Projektinterne Organisation

Zur (internen) Projektorganisation zählen alle Gremien (Lenkungsausschuss, Projektmanagementteam, Projektunterstützung, Änderungsausschuss usw.), Rollenbeschreibungen (Auftragge-ber/in, Projektmanager/in, Projektassistent/in usw.), organisatorische Regelungen (Kommunikationsplan, Prozessbeschreibungen usw.) sowie die Führungs- und Entscheidungsstrukturen (Organigramm des Projekts, Eskalationswege usw.).

Da Projekte zeitlich befristet und Unsicherheiten und mehreren unterschiedlichen Risiken unterworfen sind, benötigen sie eine flexible Organisationsform, die schnell auf Änderungen (sowohl von aussen als auch von innen) reagieren kann. Dies gilt in besonderem Masse, wenn das Projekt ein interdisziplinäres Team benötigt, dessen Team-Mitglieder evtl. sogar nur virtuell zusammenarbeiten können.

Mit eindeutigen Rollen zur effizienten Projektorganisation

  • Eine klare Projektorganisation ist match-entscheidend für eine reibungslose Realisierung des Projekts. Nur wenn für jede Rolle deren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten festgelegt sind, werden Entscheidungen schnell getroffen und Konflikte vermieden.
  • Typisch für Projekte sind deshalb weitgehend selbstorganisierte Teams ohne hierarchische Führungsstruktur – auch wenn es durchaus Projekte gibt, die streng hierarchisch arbeiten.
  • Am stärksten ist die Selbstorganisation in lean-agilen Managementsystemen ausgeprägt, wie z.B. bei Scrum oder SAFe®.

Rollen im Projekt

Wesentlicher Bestandteil der Projektorganisation ist die Benennung und Beschreibung der Rollen mit ihren Verantwortungen und Befugnissen. Zu den wichtigsten Rollen innerhalb der Projektorganisation zählen:

  • Auftraggeber
  • Lenkungsausschuss
  • Projektleiter(in)
  • Projektassistenz

Wichtiger Hinweis

Arbeiten Sie in Ihrem Projekt nach Scrum, sollten Sie diese Rollen in Ihrem Projekt haben:

  • Scrum Master
  • Product Owner
  • Entwicklungsteam


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ur wenn die Befugnisse und Verantwortlichkeiten aller Projektbeteiligten vor Projektbeginn klar sind, können Projekte erfolgreich sein.

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