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Projektmanagement ist eine Aufgabe des Top-Managements

„Mit unserem Projektmanagement stimmt etwas nicht, es ist schlicht nicht auf dem aktuellen Stand. Bringen Sie mal das Projektmanagement auf "Vordermann". Bilden Sie mal die Projektleiter aus und verleihen Sie diesen die nötigen Kompetenzen. Ein vermeintlich naheliegender Schluss, denn schliesslich haben die Projektleiter eine sehr wichtige Rolle in allen Projekten. Allerdings kann eine zeitlich lange andauernde  Mühe eines ganzen Projektteams durch eine nicht überlegte Handlung aus der Führungsetage wertlos werden. Wenn etwa auf die Einhaltung eines Projekt-Zwischentermins gepocht wird, anstatt bei der Durchführung von Kompensationsmassnahmen zu unterstützen. Es sind oft auftretende Kleinigkeiten, die grosse Wirkung haben. Deshalb sollte das Top-Management unbedingt das eigene Verhalten überprüfen, wenn mit dem Projektmanagement etwas nicht zu stimmen scheint.

Sie sind befördert „Herzliche  Gratulation! Sie sind nun Projektleiter.“

Es sind oft einfachste Dinge, die über den Erfolg von Projekten entscheiden. Etwa der Projektauftrag, der häufig mündlich überbracht wird, dabei kann dieser die "Versicherungspolice des Projektleiters sein. Ein potenzieller Projektleiter trifft seinen Boss im Lift oder hinter einer Säule. „Gut dass ich Sie treffe“, beginnt der Chef das Gespräch, „Wir haben da gerade über das Thema AZ gesprochen. Gehen Sie umgehend diesem Thema nach !“ Schwups und der Chef ist ausser Sichtweite. „Herzlichen Gratulation!“ will ich an dieser Stelle rufen, schliesslich wurde der Mitfahrer im Lift eben zum Projektleiter ernannt. Es bleibt nur die Frage, wofür genau.

Nun hängt es in der Tat vom frisch nominierten Projektleiter ab, wie gut die Basis der Projektarbeit gebaut wird. Wird er erst nachfragen oder einfach starten? Wenn er einen Chef hat, der nur Antworten will und Fragen als Schwäche interpretiert, oder dies zumindest suggeriert, wird er wohl starten – mit irgendetwas. Er wird Annahmen treffen über den eigentlichen Gegenstand des Projekts und wird mit diesen Annahmen arbeiten. „Nur keine Fragen stellen! Wir brauchen Ergebnisse und zwar sofort!“

Mal ehrlich: für was genau braucht dieses Team ein Ergebnis? Es kommt durchaus vor, dass diese Frage bis zum Projektende unbeantwortet bleibt. Und wenn der Chef dann noch in Panik aufgeht, ein entgleistes Projekt als entgleistes Projekt anzuerkennen, wird er womöglich dem Geschäftsleiter den dabei entstandenen Nonsens als Erfolg verkaufen. Gleichzeitig ist er unzufrieden mit dem Projektleiter, dem Projektteam, ach, gleich mit seiner ganzen Mannschaft. „Mit unserem Projektmanagement stimmt etwas nicht! Bilden  Sie mal die Projektleiter und die Projektmitarbeitenden richtig aus!“

Kleinigkeiten sparen dem Top-Management viel Zeit und Ad-hoc-Einsätze

Doch der Nonsens ist mit dem Verlassen des Lifts leider oft nicht zu Ende. „Kommen Sie mir erst wieder, wenn Sie Ergebnisse haben!“ Also wird sofort inhaltlich gearbeitet und  nicht über die Organisation nachgedacht. Das funktioniert am Anfang noch, spätestens, wenn es in die Umsetzung geht, zeigt sich, wer gut vorausgedacht hat. Wo Auftraggeber auffordern über das Vorgehen und die Organisation der Zusammenarbeit nachzudenken, gibt es dann wesentlich weniger überraschende Kapazitätsengpässe, als an anderer Stelle. Ganz abgesehen davon, dass das die Zusammenarbeit mit dem Projektteam für den Chef planbarer wird. Was auf seiner Seite weniger Umplanung sowie Ad-hoc-Aktionen nötig macht und damit einfacheres Arbeiten bedeutet. Für alle Beteiligten inklusive Sekretariat.

 „Mit unserem Projektmanagement stimmt etwas nicht! Bilden, Trainieren und beraten Sie das Top-Management!“ Das würde viele Trainingsstunden an anderer Stelle sparen, das würde viele Gesprächs- und Sitzungssrunden sparen, das würde viele Verzögerungen sparen. Im weiteren sollten Sie auch den Kostenaspekt betrachten, unreife oder falsch entwickelte Projekte können vermieden werden, wenn Sie die richtigen Schritte tun. Wenn Sie also aus dem Top-Management sind und das hier lesen, vereinbaren Sie einen Besprechungstermin rufen Sie bitte an (+41 79 446 49 63). Ich würde Ihnen so gerne ein paar essentielle Projektvorschläge mitgeben, die das Leben Ihrer Projektleiter leichter machen – und Ihres natürlich auch. Und noch was: gute und professionelle Projektleiter brauchen Sie trotzdem, aber die können sich dann auf die Anwendung ihres erworbenen Wissens konzentrieren und darauf, Ihnen das zu liefern, was Sie tatsächlich bestellt haben.

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About the Author Emil Manser

Emil Manser ist der Geschäftsleiter der em-horizons.ch, welche 2011 gegründet wurde. Dahinter liegen über 30 Jahre Projektmanagementerfahrung in verschiedenen mittleren und grossen Unternehmen in den Branchen Luftfahrt, Finanzen, Versicherungen, Energieträger, Kommunikationsanbieter und öffentliche Verwaltung. Schwerpunkte der Geschäftstätigkeit sind Projektmanagementberatung, -Projektmanagement-Coaching und Projektmanagementausbildung im deutschsprachigen Raum.

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