Projektstart
Projekt Kick-Off

Ein erfolgreicher Kick-off-Workshop im Projekt ermöglicht es dem Projektteam bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt effizient und zielgerichtet zu arbeiten. Im Sinne einer möglichst steilen Anlaufkurve in der Projektarbeit kommt dem Kick-off also eine hohe Bedeutung zu. Wichtigstes Ergebnis ist, dass im Anschluss alle Beteiligten ein gemeinsam getragenes Verständnis vom zu erreichenden Projektziel haben. Darüber hinaus sollen alle Beteiligten wissen, was von ihnen im Projekt erwartet wird und in der Lage sein, Ihre Umfänge abzuarbeiten. Das führt dazu, dass der Kick-off-Workshop eine zentrale Rolle in der Planungsphase in einem Projekt einnimmt. Aufgrund der Fülle der zu bearbeitenden Themen bietet sich eine zweitägige Veranstaltung an.


Instrumente, Methoden und Techniken für einen erfolgreichen Projektstart

Das können wir für Ihren erfolgreichen Projektstart tun:


Anhand bewährter Instrumente, Methoden und Checklisten entwickeln wir mit Ihnen die relevanten Themen und begleiten Sie kompetent vom Projekt-Setup über die Projektplanung bis hin zur endgültigen Projektfreigabe.

  • Projekte schnell und richtig starten (High Performance Projektmanagement)
  • Projekte professionell planen und methodisch gesichert starten
  • Aufwandschätzverfahren situationsorientiert einsetzen und durchführen
  • Stakeholderanalyse durchführen, prüfen und bewerten
  • Risikomanagement aufbauen und ausführen
  • Machbarkeitsstudie und/oder Business-Case erstellen, analysieren und bewerten
  • Klare Abgrenzung des Scopes mit dem Auftraggeber und dem Projektleiter definieren

Übersicht Initialisierungsphase


Anforderungen an einen Projekt Kick-Off

 

Damit ein Kick-off-Workshop erfolgreich durchgeführt werden kann, ist es wichtig, dass verschiedene Voraussetzungen gegeben sind:

  • Wichtigste Voraussetzung ist, dass Klarheit über die zu erreichende Projektziele herrscht. Dazu muss die Zieldefinition den SMART-Kriterien genügen.
  • Das Projektteam sollte zumindest in den Kernfunktionen festgelegt sein und konkret mit Personen besetzt sein, die am Kick-off-Workshop beteiligt sein werden.
  • Die Randbedingungen wie Meilensteine, Berichtsstrukturen, Gremien und Projektumfeld sollten festgelegt sein. Das ist meistens dann der Fall, wenn ein schriftlicher Projektauftrag fixiert ist.
  • Es müssen erste Projekt-Ressourcen freigegeben sein, um einen Kick-off-Workshop zu veranstalten.

Ergebnisse eines Projekt Kick-Off Meeting

Das wichtigste Ergebnis eines Kick-off-Workshops muss sein, dass das Projektteam als solches steht und ein gemeinsam getragenes Ziel verfolgt. Darüber hinaus soll für alle Beteiligten klar sein, was im Rahmen des Projektes von ihnen erwartet wird und wann ihre Mitarbeit in welchem Umfang erforderlich ist.

Projektmeeting

Dazu sollte im Rahmen des Kick-off-Workshops eine Reihe von Dokumenten erstellt werden:

  • Projektstrukturplan
  • festgelegte Arbeitspakete
  • VMI-Matrix
  • erster grober Terminplan 
  • erster grober Ressourcenplan 
  • Umfeldanalyse
  • erste Risikoanalyse

Ablauf eines Projekt Kick-Off Meeting

Der Ablauf eines Kick-off-Workshops sollte individuell gestaltet werden und an die Bedürfnisse des betroffenen Projektes angepasst werden. Dennoch lassen sich einige Sachverhalte verallgemeinern:

Ein wichtiger Punkt ist, dass das Management voll hinter dem Projekt steht undPräsenz und Interesse zeigt. Es ist selbstverständlich dass der Auftraggeber sowohl zum Auftakt als auch zum Abschluss des Workshops mit dabei ist. Zum Auftakt unterstreicht er sein eigenes Interesse am Projekt und stattet die Projektleitung auch symbolisch mit Rückhalt aus. Zum Abschluss lässt er sich Ergebnisse präsentieren und steht auch für erste anliegende wichtige Entscheidungen zur Verfügung.

Im ersten Teil sollte also neben dem Auftraggeber vor allem die Projektleitung unterstützt durch eine externe Moderation (Projektcoaching) das Projekt ausführlich vorstellen. Ausserdem sollten die Teammitglieder Gelegenheit bekommen sich gegenseitig kennen zu lernen. Darüber hinaus bietet es sich an Spielregeln für die Zeit des Projektes festzulegen, die zumindest während des Workshops aber auch für die weitere Zeit der Projektarbeit Gültigkeit haben.

Am Nachmittag des ersten Tages sollte neben der Klärung der Phasen vor allem der Projektstrukturplan (PSP) mit den Arbeitspaketen entstehen, damit am ersten Abend bereits ein klar sichtbares Zwischenergebnis vorgestellt werden kann. Der Abend wird ggf. hier als Reserve eingesetzt oder günstigstenfalls als Möglichkeit genutzt, das Team zu bilden, indem Teamaktivitäten stattfinden, die oft auch an der Bar enden können.

Der Folgetag dient der Weiterentwicklung der Projektplanung. Aus dem PSP werden die Netzplanung und der Terminplan abgeleitet. Parallel dazu entstehen erste Umfeld- und Risikoanalysen. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass die Moderation darauf achtet, dass alle Teilnehmenden optimal ausgelastet sind und die entsprechenden Planungen auch durchgeführt werden. Dazu wird das Team neben der Arbeit in verschiedenen Kleingruppen auch immer wieder im Plenum Zwischenstände diskutieren.

Zum Abschluss werden alle Ergebnisse zusammengefasst, visualisiert und verabschiedet. Das Team beschließt die nächsten Schritte und definiert dazu Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine. Abschließend wird der zukünftige Regeltermin vereinbart, an dem das Team wieder zusammen kommen wird.


Im Projekt richtig von 0 auf 100

Erhebungen zeigen, dass 50 Prozent der gescheiterten Projekte auf einen nicht qualifiziert durchgeführten Projektstart zurückzuführen sind. Je länger und herausfordernder das Projekt ist, desto wichtiger ist ein guter Start bzw. eine akribische Vorbereitung. 

Projektorientierte Unternehmen setzen sich am Markt durch. Erfolgreiches Projektmanagement wird zum wichtigen Wettbewerbsfaktor. Die Relevanz der PM-Kompetenz nimmt steigend zu.

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