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Projektstrukturplan

Immer häufiger trifft man auf Projekte umfangreichen und komplexen Ausmasses, deren Abwicklung auf den ersten Blick kaum umsetzbar erscheint. Die Lösung ist in solchen Situationen: die Erstellung eines Projektstrukturplans. Damit kann jedes Projekt strukturiert und die inhaltliche Komplexität reduziert werden.

Projektstrukturplan erstellen

Eine der ersten und zugleich wichtigstenAufgaben der Projektplanung ist es, eine möglichst sach-, termin- und kostengerechte Abwicklung (-> Projet-Dreieck) eines Projekts sicherzustellen. Zu diesem Zweck muss das Projekt in überschaubare, transparente Einzel-Teile gegliedert werden. Projektstrukturen verleihen dem Projekt eine Ordnung und zeigen die Beziehungen zwischen einzelnen Elementen des Projekts auf. Zentrales Instrument für die Projektplanung ist der Projektstrukturplan (PSP). 

Für einen Projektleiter gilt es als erstes, sich einen Überblick über die Gesamtaufgabe zu verschaffen. Was genau ist eigentlich zu tun, um die Ziele zu erreichen? Wann genau muss was getan werden, um die Termine einzuhalten? Wo liegen die Prioritäten? Und welche möglichen Experten brauche ich als Unterstützung zur erfolgreichen Abwicklung des Projekts? Die Beantwortung dieser Fragen wird durch die Projektmanagement-Methode „Projektstrukturplan“ unterstützt.


Der Projektstrukturplan: das zentrale Planungs- und Kommunikationsinstrument im Projekt

Der Projektstrukturplan bildet das zentrale Planungs-, Kommunikations- und Controlling-Instrument in Projekten ab. Der Projektstrukturplan stellt deshalb in der Projektentwicklung einen kritischen Erfolgsfaktor dar. 

Der Projektstrukturplan in der Startphase

Zum Beginn des Projekts gliedert der Projektstrukturplan jedes Projekt in plan- und kontrollierbare Teilaufgaben          (->Arbeitspakete) und enthält  sowohl die Inhalte auf der Metaebene, die zeitliche Abgrenzung der einzelnen Arbeitspakete durch Start- und Endtermine, sowie die Verantwortlichkeiten für die Arbeitspakete.

Der Projektstrukturplan in der Umsetzungsphase

In der Umsetzungsphase und im Projekt-Controlling wird der Projektstrukturplan als Basis benutzt, um den Fortschritt der Arbeitspakete Schritt für Schritt zu erheben bzw. Problemstellungen, ausstehende Entscheidungen und möglich eintretende Terminverzögerungen aufzuzeigen.

Gliederung des Projektes in Arbeitspakete

Mit der Entwicklung eines Projektstrukturplans kann jedes noch so komplexe Projekt greifbar gemacht, strukturiert und transparent abgearbeitet werden. Durch das Zerlegen des Gesamtprojektes und Verteilen der Arbeitspakete im Projekt-öTeam wird der Projektleiter entlastet und kann sich auf das eigentliche Führen des Projektes konzentrieren. Für die mitarbeitenden Fachexperten schafft der Projektstrukturplan die erforderlihe Struktur und Orientierung sowie Klarheit über die festgelegten Zuständigkeiten.

Übersicht im Projekt durch den Projektstrukturplan

Als Basis-Dokument gewährleistet der Projektstrukturplan  auch eine einheitliche Sichtweise aller am Projekt Beteiligten auf das Projekt und seine Ziele, sowie eine einheitliche und gemeinsame Sprache. Jeder Mitarbeiter erhält die Übersicht einerseits über seine persönlichen Aufgaben, andererseits auch über die Aufgaben der anderen und weiss folglich über die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen Bescheid. Die Projektmitarbeiter wissen auch, wer wann welche Ergebnisse liefern muss.


Ziele des Projektstrukturplans


- Erfassung aller Aufgaben, die im Rahmen des Projektes zu erarbeiten sind
- Gliederung des Projektes in plan- und kontrollierbare Aufgaben
- Übersichtliche Darstellung der Projektinhalte, -Termine und -Verantwortlichkeiten
- Struktur, Orientierung und Transparenz für alle Beteiligten
- Klarheit über Zuständigkeiten
- Gemeinsame Sichtweise bei allen Projektbeteiligten
- Vereinheitlichung der Sprachregelungen – jeder meint dasselbe
- Auswahl und Definition einer Struktur, die für das ganze Projekt anzuwenden sind, als Basis für weitere Planungsaktivitäten ist (Aufgabenverteilung, Terminplanung, Ressourcenplanung usw.)


So entwickeln Sie einen Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan wird im Rahmen der Projektstartphase am besten in Form eines Workshops unter Mitwirkung eines gut ausgewählten und kompetenten Teilnehmerkreises erstellt. Bei komplexen Projekten mit vielen Beteiligten werden wenige relevante Mitarbeiter selektiv ausgewählt. Um langwierige und ineffiziente Diskussionen zu vermeiden, sollte der Teilnehmerkreis eine Grösse von acht bis zehn Personen nicht überschreiten.


MIT HILFE DES PROJEKSTRUKTURPLANS WIRD DIE KOMPLEXITÄT JEDES PROJEKTES ÜBERSCHAUBAR GEMACHT.

In sechs Schritten zum erfolgreichen Projektstrukturplan

Aufgaben ermitteln

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektstrukturplans ist die vollständige Ermittlung und Auflistung aller Aufgaben, die im Rahmen des Projektes in Form von Arbeitspaketen zu bearbeiten sind. Dies ist eine Teamaufgabe und darf nicht von einem allein (z.B. vom Projektleiter) im abgeschlossenen Glashaus, sondern muss im Team erfolgen. In der Praxis eignet sich dazu die Methode des Brainstormings oder Mind-Mappings.



Aufgaben zusammenfassen

Die definierten Aufgaben werden nach Themenbereichen oder zeitlichem Ablauf gebündelt. Die beste Methode für die Sortierung hängt vom Projektinhalt ab und muss von Fall zu Fall definiert werden.

Aufgaben ordnen

Im Anschluss an die Bündelung (-> Clustering) werden die identifizierten Aufgaben in   Arbeitspaketen zusammengefasst. Hierbei sollte man sich von Anfang an im Klaren sein, welche Granularität man einsetzen will, um sich nicht in Details zu verlieren, die in diesem Meta-Plan nichts zu suhen haben. Der Projektstrukturplan kann zwar detailliert abgebildet sein, aber wenn, sollte sich derselbe Detaillierungsgrad in allen Projektphasen wieder finden.


Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten zu den Arbeitspaketen hinzufügen

Sind die Arbeitspakete in Form von (Arbeits-) Titeln definiert und in der Hierarchie an ihrem Platz, geht es an die eigentliche Arbeit: Wer macht was? Die Zuordnung von Verantwortlichkeiten zu den Arbeitspaketen erfolgt im Team in enger Absprache  mit den Fachexperten. Jeder Verantwortliche muss zu seiner Aufgabe sein Commitment abgeben. Und vor allem auch die nötige Zeit und das nötige Know-how haben. Ansonsten muss die Nominierung eines anderen Mitarbeiters in Betracht gezogen werden.

Start- und Enddatum für die Arbeitspakete festlegen

Stehen die Verantwortlichkeiten fest, werden die Arbeitspakete durch eine Definition von Start- und Endtermin zeitlich festgelegt. Dabei gilt es zu berücksichtigen, wo die Prioritäten liegen und welche Arbeitspakete voneinander abhängig sind. Welche Tätigkeiten müssen hintereinander erfolgen, welche können parallelisiert werden und welche sind vielleicht gar nicht so wichtig und können unter Umständen sogar zurückgestellt werden?


Projektstrukturplan indexieren und dokumentieren

Der letzte Schritt ist die Dokumentation des erstellten Projektstrukturplans. Im Zuge dessen erhält auch jede Teilaufgabe eine Codierung – die Arbeitspaket-Nummer. Damit ist sowohl der fixe Platz im Projektstrukturplan, als auch die eindeutige Identifizierung der Arbeitspakete gewährleistet.

Möglichkeiten der Abbildung gibt es viele. Ob als Excel-Liste, als schön aufbereitetes grafisches Chart oder als einfaches Post-It-Bild auf einem Whiteboard – jeder Beteiligte kann über die geeignete Darstellungsweise selbst entscheiden. Dabei sollte auch die Notwendigkeit der Wartung beachtet werden, die garantiert in jedem Projekt vorkomme wird.

Experten Tipp !


Jede Überarbeitung des Projektstrukturplans muss versioniert werden, um das Umhergeistern mehrerer verschiedener Projektpläne von vorne herein zu vermeiden.

... und so sieht der fertige Projektstrukturplan aus.

Der fertige Projektstrukturplan wird anschliessend an einem zentralen Ort gespeichert und an die Projektmitarbeiter verteilt. Zur inhaltlichen Qualitätssicherung des Projektstrukturplans ist eine Prüfung mit den Projektzielen hilfreich. Sind alle Ziele erreicht, wenn alle Arbeitspakete abgearbeitet wurden? Wenn ja, ist der Anspruch auf Vollständigkeit gegeben. Eine nachträgliche Aufnahme von Arbeitspaketen ist natürlich immer möglich, es sollte jedoch bereits von Anfang darauf geachtet werden, möglichst nichts zu übersehen.

Zusammenfassung der Inhalte zum Projektstrukturplan

  • Auflistung der Aufgaben des Projektes durch Brainstorming
  • Clusterung der Aufgaben z.B. nach Themengebieten
  • Zusammenfassung der Aufgaben zu logischen Arbeitspaketen
  • Zuordnung von Verantwortlichkeiten
  • Definition der zeitlichen Lage der Arbeitspakete im Projektablauf durch Start- und Endtermin
  • Dokumentation des Gesamtplans
  • Die persönliche Sprechstunde zu Ihrem Projekt gehört Ihnen

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