Selbstmanagement und Zeitmanagement im Projektmanagement - em-horizons.com


Zeitmanagement und Selbsmanagement im Projektmanagement

Haben Zeit- und Selbstmanagement einen gemeinsamen Zusammenhang? Wie kann ich meine eigene Person gezielt führen um ein erfolgreiches Zeitmanagement zu betreiben? Erhalten Sie im folgenden Bog Antworten auf brennende Fragen im Projektmanagement


  • Was sind Selbst- und Zeitmanagement
  • Selbstmanagement und Zeitmanagement richtig aufnehmen
  • Vom IST zum SOLL
  • Zeitmanagement-Konzepte
  • Selbstmanagement-Konzept
  • Antistress-Prävention

Was ist Selbst- und Zeitmanagement?

Wichtigste Aufgabe des Zeitmanagements ist die Reduzierung von zeitlich bedingten Spannungen zwischen unterschiedlichen Personen und Gruppen und die damit miteinbezogene Priorisierung von Aufgaben. Es stehen sich im Unternehmen der Mitarbeiter, das Team, das Unternehmen sowie Externe mit ihrer jeweils zur Verfügung stehenden Zeit gegenüber.

- Ich: Selbstmanagement

- Wir: Team- und Projektmanagement

- Unternehmen: Abteilungs- und Unternehmensmanagement

- Externe: Partner- und Kundenmanagement

„Eigentlich müsste es eher „Arbeitszeitmanagement“ heissen, denn die Zeit selbst lässt sich nicht beeinflussen. Im Allgemeinen wird mit Zeitmanagement das individuelle Verteilen von Aufgaben und Terminen auf die verfügbaren Arbeitszeitfenster bezeichnet.“

Das Selbstmanagement passt sich in diese Definition wie folgt ein:

„Selbstmanagement ist die eigenverantwortliche Gestaltung sowohl beruflicher als auch privater Prozesse und deren Abstimmung mit den jeweiligen Bezugspersonen.“

Das Zeitmanagement ist folglich ein Teil des Selbstmanagements, so dass aus der Perspektive des Individuums untersucht wird, wie die Gestaltung von Abläufen effizient mit den jeweiligen Bezugspersonen abgestimmt werden können.

Der Fokus liegt vorliegenden Beitrag auf dem Hintergrund des Selbstmanagements, der mit der Zeit zu tun hat. Zum Selbstmanagement gehört zudem auch

- Stressresilienz,

- Kommunikationsoptimierung,

- Wissenserweiterung

- und viele weitere Komponenten, die im vorliegenden Artikel nicht weiter aufgeführt werden. 

Im folgenden Teil werden die unterschiedlichen Methoden des Selbstmanagement und der Zeitmanagementkompetenz eingehend vorgestellt.


Selbstmanagement- und Zeitmanagementkompetenz emitteln und organisieren

Um zu wissen, welche Fähigkeiten des Selbst- und Zeitmanagements Sie aufweisen, ist die präzise Einstufung und Erfassung ihrer Fähigkeiten notwendig.

Nachfolgende Grafik stellt die komplexe Aufgabe des Selbstmanagements dar.

Selbst-und Zeitmanagement

Zeit- und Selbstmanagement


Es gibt vier wesentliche Elemente in der Grafik:

1. Rechteck der Lebensrollen.

2. Zeitverlauf (horizontale Linie).

3. Zeitwahrnehmung (vertikale Linie).

4. Jetzt als Zeitpunkt des Entscheidens und Handelns (im Zentrum).


Lebensrollen

Jeder Mensch nimmt im Laufe seiner Lebenszeit unterschiedliche Rollen ein, manchmal auch mehrere gleichzeitig. In jeder Rolle gibt es Ziele, Rechte, Verantwortungen, Pflichten, Beziehungen und Einflussnahmen.

Das Problem ist es, die unterschiedlichen Erwartungen der verschiedenen Rollen miteinander in Einklang zu bringen. Das Zeitmanagement hat die Aufgabe, Zielkonflikte zu identifizieren und zu beheben oder korrigieren.

Zeitverlauf

Die Vergangenheit bestimmt die Herkunft und die bisherige Entwicklung. Für die Zukunft gestalten wir unsere weitere Lebensplanung, welche u. a die Karriere oder auch Familie enthalten kann. Dabei unterscheiden wir zwischen kurz-, mittel- und langfristigen Zielen. Häufig werden Aufgaben parallel durchgeführt, die unterschiedliche Zeitabschnitte bedienen. Das Zeitmanagement muss die Entscheidung vorbereiten, ob zu einem bestimmten Zeitpunkt die kurzfristige Erledigung einer Aufgabe oder die Arbeit an langfristigen Zielen wichtiger ist.

Zeitwahrnehmung

Eine bestimmte Zeitdauer wird unterschiedlich aufgefasst. Manchmal vergeht ein Tag wie im Fluge (bspw. ein Ausflug, eine Tour), mal dauert er unendlich (zum Beispiel eine langweilige ausufernde Veranstaltung). Das Problem ist die Entscheidung, wie die Zeit verwendet wird. Das Zeitmanagement muss diese Entscheidung treffen.

Jetzt

Das Jetzt ist der Schnittpunkt der beiden Achsen „Zeitverlauf“ und „Zeitwahrnehmung“. Es ist der Zeitpunkt der Beantwortung der Fragen „In welcher Rolle/Situation befinde ich mich jetzt?“, „Was tue ich jetzt?“, „Woran orientiere ich mich dabei?“ und der Entscheidung.


1. IST-SOLL Status feststellen

Stellen Sie sich die folgenden «W» Fragen wie:

- Wofür benötige ich viel Zeit?

- Was stiehlt mir die Zeit?

- Womit vertrödele ich Zeit?

- Gibt es Personen (zum Beispiel Klienten, Kunden oder Kollegen), für die ich überdurchschnittlich viel Zeit benötige?

- Worauf liegen meine Prioritäten?

Beobachten Sie Ihr Verhalten im Umgang mit der Ressource Zeit und führen Sie einmal eine Woche lang ein Zeitlog. Nutzen Sie eine ganz simple Tabelle in Word, Excel oder auf einem Block wie folgt:

Zeitmanagement

Um Zeit zu bewirtschaften gibt es weitere bewährte Konzepte. Wir führen Ihnen nachfolgend die drei meistbenutzten auf.

2. Konzepte des Zeitmanagements

Zu gängigen Zeitmanagement-Methoden gehört beispielsweise die ALPEN-Methode von Lothar J. Seiwert.

ALPEN Methode

Die ALPEN-Methode schlägt folgenden Ablauf vor: Aufgaben notieren, Zeitdauer schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle durchführen.

- Aufgaben einzeln notieren und terminieren

- Länge einschätzen (realistisch – siehe Analyse)

- Pufferzeiten berücksichtigen: Verplanen Sie max. 50% Ihres Tages fest, um unvorhergesehene (dringliche) Aufgaben einschieben zu können.

- Entscheidungen: Fällen Sie eindeutige Entscheidungen, wenn diese anstehen und planen Sie die Weiterarbeit danach (sofern notwendig).

- Nachkontrollieren Sie, ob Sie Ihr Soll am Ende des Tages erfüllt haben.

Eine weitere Methode ist das Eisenhower-Prinzip, in dem es um die Kategorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geht. Es wurde nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der es entwickelt hat.

Ist eine Aufgabe dringlich, so bedeutet das, es gibt keinen Zeitaufschub mehr bzw. einen festgesetzten Termin mit Frist (z. B. bei behördlichen Themen oder wenn Kollegen eine Rückmeldung benötigen, um weiterarbeiten zu können). Eine wichtige Aufgabe hingegen, ist für die Organisation oder für Ihr Projekt von Bedeutung für die Zielerreichung. Können Sie Drittmittel für Ihr Projekt oder einzelne Aufgaben akquirieren, ist dies eine wichtige Aufgabe. Sind Sie auf diese Drittmittel angewiesen,

Eisenhower Prinzip

3. Konzepte des Selbstmanagements

„Getting Things Done“ (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen.

Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem erfasst und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuell wichtigen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen oder den Überblick zu verlieren.

- Sammeln, was die persönliche Aufmerksamkeit benötigt.

- Verarbeiten: Verlangt dieses Element eine schnelle Handlung meinerseits? Wenn nicht, dann auf Wiedervorlage bzw. auf die Aufgabenliste.

- Organisieren: Kategorien von Aufgaben aufstellen wie beispielsweise Anrufe, Besorgungen oder E-Mails.

- Durchsehen: Regelmässige Durchsicht der Listen.

- Erledigen.


4. Stressprävention und Gesundheit

Die erforderliche Motivation für das Selbstmanagement

Sie kennen das bestimmt: Da steht ein ganz schwieriger Anruf auf der Aufgabenliste und Sie schieben Aufgabe vor Aufgabe, nur um ihren Tag damit nicht starten zu müssen. Damit wird ihr Selbstmanagement auch zu einem Fall für das Zeitmanagement. Schwierige oder unangenehme Aufgaben sollten Sie immer als erstes erledigen. Somit schaffen Sie sich für den Rest der Aufgabenpunkte ein positives motivierendes Klima.

Weil wir gerade beim Klima und dem Einstimmen auf schwierige oder anspruchsvolle Aufgaben sind: Das Projekt wurde genehmigt und soll alsbald für alle Beteiligten gestartet werden. Wie machen Sie deutlich, was es zu tun gibt und wie motivieren Sie die Projekt-Mitarbeiter und schwören Sie auf das gemeinsame Ziel ein? Setzen Sie auch auf Projekt-Coaching. Sie tun dies ganz am Anfang mit einer mit einem Kick-off Meeting. Der Kick-off eines Projektes stellt den offiziellen Startschuss für das Projekt dar. Er dient vor allem dazu, vorab entstandene Unsicherheiten und Zweifel gegenüber dem Projekt aus dem Weg zu schaffen. Er stellt den Abschluss der Projektplanungsphase dar.

Mit dieser Startveranstaltung soll sichergestellt werden, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand sind und gleiche Verständnis über das Projekt, seine Ziele, Aufgaben und das Vorgehen haben.

Bei erfolgreichem Abschluss des Projekts sollte das entsprechend gefeiert werden. So heben Sie die Moral auch zum Schluss und verleihen einen positiven Eindruck bei allen Mitarbeitern und Teilnehmern.


Fazit

Selbstmanagement hängt sehr stark mit dem Verhältnis zwischen Arbeits- und Privatleben zusammen. Dabei darf nicht vergessen werden, dass wir arbeiten, um zu Leben und nicht umgekehrt. Manche privaten Situationen, Wünsche und Ziele lassen sich nicht mit dem Arbeitsleben vereinbaren. Daher sind hier stets sorgfältige Abwägungen notwendig.

Übertreiben Sie es auch nicht mit ihrem Zeitmanagement. Wenn Sie bereits soweit sind, dass Sie Toilettenpausen einplanen müssen, da sie sonst nicht dazukommen, ist sicherlich ein Schritt zurück und ein erneutes Überdenken ihrer Planung notwendig.

Enge Aufteilung von Arbeitsaufgaben sollte immer eine vorübergehend   bleiben. Schaffen Sie sich die Zeiträume, in denen Sie sich nur um sich selbst kümmern und die Sie gesund halten.

Die persönliche Sprechstunde zu Ihrem Projekt gehört Ihnen

Sie wollten sich schon immer zu Ihrem Projekt austauschen. Nutzen Sie unser unverbindliches kostenloses Angebot und setzen Sie unsere Tipps schon morgen in Ihrem Projekt ein. 

About the Author Emil Manser

Emil Manser ist der Geschäftsleiter der em-horizons.ch, welche 2011 gegründet wurde. Dahinter liegen über 30 Jahre Projektmanagementerfahrung in verschiedenen mittleren und grossen Unternehmen in den Branchen Luftfahrt, Finanzen, Versicherungen, Energieträger, Kommunikationsanbieter und öffentliche Verwaltung. Schwerpunkte der Geschäftstätigkeit sind Projektmanagementberatung, -Projektmanagement-Coaching und Projektmanagementausbildung im deutschsprachigen Raum.

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