Was ist eigentlich ein:e Projektleiter:in?

Das Berufsbild des Projektleiters ist äusserst vielfältig: Er ist für die Planung, Durchführung, Steuerung und Kontrolle von seinen anvertrauten Projekten zuständig. Projektleiter sind von Beginn weg bis zur erfolgreichen Einführung und Abschluss für ein Projekt verantwortlich und behalten hier stets den Projektverlauf, das Budget und natürlich das Projektziel im Blick.

Wo liegt den der Unterschied zur „richtigen“ Führungskraft?

Projekte sind bekanntlich zeitlich begrenzt, da haben Sie als Projektleiter in der Regel nicht die vollständige Kontrolle über Ihre Projekt-Teammitglieder. Sie haben also nicht die Autorität anderer Vorgesetzter, die aus der hierarchischen Organisations-Struktur ergibt – Sie führen Ihr Team somit ohne direkte Vorgesetzten-Funktion. Aus diesem Grund benötigen Sie eine Führungsausstrahlung, die von Ihrer individuellen Persönlichkeit ausgeht.

Projektmanager:in vs. Projektleiter:in?

Im deutschsprachigen Raum werden die beiden Begriffe häufig synonym verwendet, wobei man doch überlegen könnte, dass der Projektmanager dem Projektleiter selbstverständlich unterstellt ist, oder?

Es gibt keine offizielle Definition für Projektleitung oder Projektmanagement im deutschsprachigen Raum und auch die DIN-Normen zum Projektmanagement geben keinen eindeutigen Aufschluss darüber.

Verschiedene Experten argumentieren, dass Projektleiter Projekte „führen", während Projektmanager Methoden anwenden und Verwaltungsaufgaben übernehmen sollten. Andere sehen es genau umgekehrt.

Diese unterschiedliche Sichtweise zeigt einen grundlegenden Verständnisunterschied zwischen den USA und deutschsprachigen Raum mit Blick auf das Projektmanagement. Im DACH-Raum wird Projektmanagement eher als Führungskonzept angesehen, wobei die Kompetenz des Projektleiters entscheidend für den Projekterfolg ist. In den USA hingegen wird Projektmanagement eher als Methodik angesehen, wobei sich die Ausbildung auf Methoden und Tools fokussiert.

Die Unterscheidung zwischen den Begriffen hängt folglich von der allgemeinen Unternehmens-auffassung zum Projektmanagement, den Erwartungen der Stakeholder an die Rolle des Projektleiters bzw. -managers und der Unternehmenskultur ab. Es gibt keine eindeutige „richtige" oder „falsche" Festlegung. Vor allem die Erklärung des Topmanagements spielt eine entscheidende Rolle für die Wirkung der jeweiligen Bezeichnung auf die Mitarbeiter.

Was macht den ein:e Projektleiter:in?

Projektleiter sind wahre Generalisten oder überspitzt gesagt «Alles Könner». Die wichtigsten Aufgaben eines Projektleiters sind:

Projektdefinition: Eine ausgefeilte Projektdefinition legt den Grundstein für den Projekterfolg.

Projektvorstellung: Stakeholder wollen jederzeit über Ihr Projekt informiert werden. Gute Projektleiter sind auch erfolgreiche Speaker und können überzeugende Projektpräsentationen halten.

Projektplanung: Auch für die Planung von Ressourcen, also Personal, Kapazitäten oder Zeit, zeichnet der Projektleiter verantwortlich.

Kommunikation: Die Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern und dem Projektteam gehört zum Alltag eines Projektleiters.

Projektcontrolling: Zahlen, Daten, Fakten – auch im Projektmanagement kommt es auf messbare Erfolge an, die mithilfe des Projektcontrollings transparent gemacht werden.

Teambildung: Ohne ein Team kann auch der beste Projektleiter seine Projektziele nicht erreichen. Bilden Sie Ihr Team also entsprechend vorsichtig und überlegt.

Mitarbeiterführung: Dieses gebildete Projektteam müssen Sie als Projektleiter natürlich auch führen können. Sozialkompetenz ist angesagt.

Welche Qualifikationen bringt ein:e Projektleiter:in mit?

Als Projektleiter müssen Sie ein grossen «Rucksack» Fachwissen mit betriebswirtschaftlichem Know-how in Einklang bringen. Ein abgeschlossenes fachbezogenes Studium bildet hierfür die ideale Basis. Dieses kombiniert mit langjähriger Berufs- bzw. Projekterfahrung ebnet den erfolgreichen Weg zur Position als Projektleiter.

Was macht einen guten Projektleiter aus?

„Projektleiter zu werden ist nicht schwer. Projektleiter sein, dagegen sehr.“ So oder so ähnlich lautet ein Ausspruch und so könnte man das Leben eines Projektleiters zusammenfassen. Welche Eigenschaften sollten Sie also mitbringen, um ein guter Projektleiter zu sein?

1. Kommunikationsfähigkeit: Um Ziele festzulegen und Aufgaben zu delegieren, ist eine angemessene Kommunikation besonders wichtig. Als Projektleiter sollten Sie Ihre Vorstellungen und Anweisungen klar und präzise kommunizieren können, um gemeinsam mit Ihrem Team das bestmögliche Projektergebnis zu erzielen. Stellen Sie ausserdem präzise Fragen, um das Projekt effektiv voranzubringen. Auf unserem Blog haben wir bereits einige Kommunikationsregeln für Projektleiter vorgestellt.
2. Organisationsfähigkeit: Ein guter Projektleiter hat seine Aufgaben und Ziele immer im Blick. Hierfür sollten Sie auf einen übersichtlichen Projektplan setzen. Engpässe und Schwierigkeiten können so vermieden werden und Sie kommen nicht in die Bredouille, wenn Ihre Vorgesetzten Rückfragen zum Projektstand haben. Zeigen Sie Ihrem Team mit einer ausgeprägten Organisationsfähigkeit, dass Sie stets alles im Griff haben. Auch eine Projektassistenz in Form eines PMO kann Ihnen als Projektleiter den Rücken stärken.
3. Führungskompetenz: Als Projektleiter führen Sie in der Regel ein Team, sei es durch interne Mitarbeiter oder auch externe Job- und Beratungsunternehmen. Diese müssen Sie gleichermassen führen und Aufgaben angemessen delegieren können. Hierfür müssen Sie mit Führungskompetenz glänzen. Als Projektleiter müssen Sie Ihr Team passend zum Projektziel zusammenstellen. Nutzen Sie hierfür zum Beispiel das erfolgreiche Johari-Fenster.
4. Lernfähigkeit: Jedes Projekt ist anders. Als Projektleiter sollten Sie befähigt sein, sich in neue Themen einzuarbeiten und bereit sein, Neues zu lernen. Reduzieren Sie sich hierbei nicht nur auf das jeweilige Fachwissen, sondern bilden Sie sich auch in Sachen Projektmanagement-Methoden, -Techniken und Tools weiter. Unsere erfolgreichen Projektmanagement-Seminare sind hierbei eine grosse Unterstützung.
5. Resilienz: Im Projektalltag kann es auch schon einmal hektisch zugehen. Projekte scheitern oder entwickeln sich im Verlauf in eine vollständig andere Richtung. Da ist es wichtig, dass Sie als Projektleiter die Ruhe bewahren und resilient mit der Situation umgehen.
6. Networking: An Projekten sind meist viele verschiedene Personen aus einem Unternehmen beteiligt. Um immer die bestmöglichen Sparringspartner kontaktieren zu können, sollten Sie als Projektleiter permanent an Ihrem Netzwerk arbeiten. Wen spreche ich an, wenn es um Finanzen geht? Wer kann mir mehr über das neue Produkt erzählen? Diese Fragen sollten Sie als Projektleiter aus dem FF beantworten können und sich nicht scheuen, die jeweiligen Kollegen anzurufen.

So starten Sie als Projektleiter:in richtig durch!

Als Projektleiter müssen Sie ein Generalist und «Alleskönner» sein: em-horizons.ch und Thebit bietet Ihnen Projektausbildungen von der Basis bis zur höchsten Zertifizierungsstufe an. Sie haben die Wahl, Sie können zwischen Direkt-, und den stark nachgefragten Online-Seminaren wählen. Reservieren Sie jetzt einen Platz in unserer Projektmanagement-Challenge, in der Sie wichtige Hard und Soft Skills für den Alltag im Projektmanagement lernen – bleiben Sie als Projektleiter immer up-to-date. Über 1500 erfolgreiche Absolventen aus Wirtschaft, Industrie und Informatik sind heute erfolgreich in ihren Projekten unterwegs.