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Die zehn Gebote eines Projektleiters


Bestimmt hast Du Dir auch schon die Überlegung angestellt, was eigentlich einen guten und erfolgreichen Projektleiter ausmacht. In meiner vieljährigen Projektleitererfahrung in kleinen bis grossen Projekten, in verschiedenen Branchen und in kleinen bis ganz grossen Projekten haben sich zehn Gebote entwickelt und herauskristallisiert, welche einen erfolgreichen Projektleiter ausmachen. Über die vorliegenden zehn Gebote kann nun ausgiebig diskutiert werden und ich hoffe der geneigte Leser tut das auch.


1. Gebot – Sei Dich selbst – sei authentisch

Dieses 1. Gebot ist das wichtigste und steht folglich an erster Stelle. Da stellt sich klar die Frage, warum das so ist. Die Antwort auf diese Frage ist ganz einfach zu beantworten. Dieses 1. Gebot bildet die Grundlage eines jeden erfolgreichen Projektleiters. Eines musst Du Dir vor Augen halten, Du kannst es nicht allen recht machen, folglich versuche es schon gar nicht. Mir war das als junger Projektleiter zu wenig bewusst, aber die Umwelt, die Mitarbeitenden, Kollegen und die Chefs merken sehr schnell, ob Du eine Fassade zeigst oder den echten Menschen.

Ich hatte gerade ein CRM Projekt in einem mittelgrossen Unternehmen erfolgreich eingeführt, da sagte ein Kollege zu mir: «Emil, das hast echt cool gemacht» und ich fragte ihn, wie er den das gemeint hat. «Du bist einer der wenigen, die so authentisch sind und ihre Aufgabe geradlinig durchführen» Da kam bei mir gleich der «WOW»-Effekt auf, das ging nun runter wie pures Mineralwasser. Das Fazit daraus, sei wie Du bist und lass Dich ja nicht beirren auch wenn es mal schwierig sein kann.


2. Gebot – Sei ein Teammotivator


In Deinem Projekt ist das Team das allerwichtigste. Mit einem Team, welches eine latente Unzufriedenheit zeigt, wird Dein Projekt vermutlich «Schiffbruch» erleben und Du wirst die gesteckten Ziele nicht erreichen können. Von daher ist es für Dich ganz wichtig Dein Team durch die ganze Projektzeit gut zu behandeln. Nun stellst Du bestimmt die Frage; wie man das anstellen kann. Dazu gibt es ein paar wichtige Aspekte zu beachten

  • Motivation erhöht die Arbeitszufriedenheit ist schnell umsetzbar und bringt sehr schnell positive Ergebnisse
  • Jeder Mitarbeiter bringt Kompetenzen ein, daher ist es wichtig diese zu erkennen und im Projekt richtig einzusetzen
  • Unterstütze deine Mitarbeiter in der Entwicklung und in der Lösung von möglichen Problemen
  • Selbstverständlich gibt es noch viele weitere Motivationsfaktoren im Projekt zu berücksichtigen.

3. Gebot - Stehe hinter Deinem Team


In einem meiner früheren Projekte hatte ich einen Chef der mich ständig übergangen hat, Projektmitarbeitende in meinem Projekt wegnahm, oder zu anderen Aufträgen delegierte, ohne meine Stellungnahme einzuholen. Die Folge die daraus entstand, dass mein Projekt in Verzug geriet und meine Projektziele nicht mehr vereinbarungsgemäss erzielt werden konnten. Die Kommunikation mit meinem Chef war immer angespannt. Die unterschiedlichen Ansichten steigerten sich aber mit der Zeit weiter. 

Irgendwann musste ich einen Entschluss fällen: ich erkläre die Fortsetzung des Projektes als gefährdet oder sogar gescheitert, ich als Projektleiter nicht geeignet bin oder ich dem Chef mitteile, dass ich das Projekt nicht mehr weiterführen will.

Irgendwann kam der Zeitpunkt, ein Gespräch mit meinem Chef zu vereinbaren und die Projektsituation ausführlich darzulegen. Er war sehr überrascht über meine Schilderungen, war sich über sein Tun nicht im Klaren und dachte nicht an die negativen Auswirkungen im Projekt. Er forderte mich zum Schluss auf, die auftretenden Probleme zukünftig früher zu kommunizieren. Für mich war nun klar, in solchen Situationen schon früh aktiv zu werden und zu agieren, statt zu reagieren.


4. Gebot - Treffe Deine Entscheidungen ohne Verzögerung

Es gibt in Projekten kaum etwas Schlimmeres als in einer Führungsposition Entscheidungen zu «vertrödeln» oder gar nicht zu treffen. Solche Situationen verursachen Unsicherheiten und wirken extrem demotivierend. Als Auftraggeber und Projektleiter bist Du immer in dieser Position und Projekte erfordern immer schnelle Entscheidungen. Projektleiter, die Tage und Wochen benötigen, um alle möglichen Eventualitäten zu ermitteln, bevor sie dann eine Entscheidung treffen, werden kaum erfolgreich sein.

Am Anfang Deiner Projektleiter-Karriere wirst Du bestimmt alles richtig machen und folglich auch viel Zeit aufwenden um die richtige Entscheidung zu treffen. Das ist nicht weiter verwunderlich. Versuche aber trotzdem, Entscheidungen schnell zu treffen. Nimm Dich der Probleme in den Projekten an, frage den Problemsteller, was er für Lösungsvorschläge er hätte und triff auf Grund dieser Deine Entscheidung. Auch auf die mögliche Gefahr hin, dass sich Dein Entscheid vielleicht später als nicht vollkommen richtig herausstellt. Mit Deiner kontinuierlichen wachsenden Projekterfahrung, werden sich solche Situationen zurückbilden.

Tipp: Lieber eine nicht vollständige Entscheidung treffen als gar keine Entscheidung.


5. Gebot - Bearbeite Risiken konsequent

Risiken sind im Projekt und sind Dein ständiger Begleiter. Risiken hörst, siehst und riechst Du nicht. Du musst einfach wissen, sie treten in jedem Projekt auf. Es ist folglich Deine Aufgabe diese zu verhindern und zu eliminieren. Nimm vom Projektbeginn weg mögliche Risiken wahr, die Dir einen möglichen Schaden anrichten könnten. Im weiteren ist es ganz wichtig, dass Du in die Zukunft schaust und Dir kontinuierlich Überlegungen anstellst, wo allfällige Risiken lauern könnten. Das ist ein bisschen in die Sterne zu schauen, es macht sich aber echt bezahlt. Je mehr Projekterfahrung Du hast, desto besser hast Du die Risiken im Griff. Bei grösseren Projekten ist es unabdingbar ein permanentes Risikomanagement zu betreiben.


6. Gebot - Überblick halten

 

Als Projektleiter ist es für Dich ganz wichtig den klaren Blick im Projekt zu halten. Das heisst aber nicht, dass Du alles bis in das kleinste Detail wissen musst. So ist es nicht nötig, dass Du in einem Informatikprojekt, den Zeilencode aus dem «FF» kennen musst. Du bist Projektleiter und brauchst den entsprechenden Überblick. Halte Dich da an die «Top-Down» Regel. Schau von oben in das Projekt hinein. Aus dieser Sicht wirst Du schneller mögliche Eingriffspunkte sehen können. Deine wichtigste Aufgabe ist es den aktuellen Projektstand im Griff zu halten und auch mit geeigneten Methoden darstellen zu können. Du sollst bspw. jederzeit darstellen können, welche Teilziele erreicht wurden, welche vor dem Abschluss sind und wo allfällige Probleme auftreten könnten.


7. Gebot - Halte Dein Budget im Griff


Für mich war es immer ein unangenehmes Gefühl, wenn ich den Auftraggeber, den Projektlenkungsausschuss nach einer Budgeterhöhung fragen musste, besonders nach dem zweiten Mal und der Auftraggeber fragt, wie es denn mit der Qualität meiner Budgetplanung steht. Es gibt eigentlich nur eine plausible Begründung für eine Budgetnachfrage: «Das Projekt hat sich seitens der Anforderungen verändert oder gar vergrössert». Ist dies der Fall kannst Du in Ruhe eine Budgeterhöhung anfordern. Achte dabei auf die folgenden Faktoren:

  • Wie hoch ist mein Budget zu Beginn des Projektes
  • Wieviel wurde bis heute ausgegeben
  • Wieviele offene Bestellungen, Posten habe ich noch
  • Was muss noch in Auftrag gegeben werden
  • Wieviel Budget bleibt bis zum Schluss des Projektes noch übrig

Du hast Dein Projekt gut geplant, wenn Du am Ende des Projektes eine Punktlandung in Bezug zum Termin, zum Umfang und Budget ausweisen kannst.


8. Gebot - Netzwerk, Netzwerk

Ein gutes Netzwerk ist für den Projektleiter das A und O. Gut vernetzt heisst, ständiger Austausch, ein Nehmen und Geben. Pflege Dein Netzwerk gleich stark wie Deine Projektmitarbeitenden. Gib viel von Dir, dann wird Dein Netzwerk Deine Bemühungen honorieren und entsprechend viel zurückgeben. So wirst Du in schwierigen Situationen immer einen Partner haben, den Du um Unterstützung anfordern kannst.


9. Gebot - Wisse was Du machst


Wie gut Du die Methoden und Techniken, also Deine Handwerkzeuge beherrschst, ist für Dich als Projektleiter wegweisend. Stell Dir mal vor, Du solltest kochen und kannst die geeigneten Kochutensilien nicht unterscheiden. Das geht nun einfach mal nicht. Genau so ist es auch im Projektmanagement.


Du solltest folglich wissen, was ein Finanz-, Ressourcen-, Kapazitäts-, Risikomanagement oder ein Projekt-Controlling ist. Und Du weisst auch, wie man diese anwendet. Diese Themen sind völlig unabhängig von der eingesetzten Projektmanagementmethode.

Die eingesetzte Projektmanagementmethode ist der zweite Teil Deines Projekt-Handwerkzeugs. Klassisches Phasenmodell, agile Projektmethoden, Scrum und weitere Formen, welche eingesetzt werden können, solltest Du natürlich kennen.


10. Gebot - Bilde Dich lebenslang weiter

 

Es gibt Projekte, bei denen es nicht wesentlich ist, ob Du weisst, was im Projekt fachlich und funktional abläuft. Aus meiner Erfahrung darf ich sagen, dass ich kein solches Projekt angetroffen haben, seit ich Projekte leite. Wie im Gebot 6 erwähnt, ist es nicht die Aufgabe des Projektleiters, den Zeilencode im Detail zu kennen oder gar zu schreiben. Für diese Aufgabe setzen wir ja Programmierer ein. Du solltest aber soviel wissen, dass Du auch fachliche Fragen Deiner Mitarbeitenden erklären kannst. Im weiteren musst Du soviel wissen, dass Du die Fragen des Auftraggebers und des Lenkungsauschusses kompetent erklären kannst. Je grösser Deine Projekt-Erfahrung ist , umso leichter wird es für Dich einzuschätzen sein, in wie weit Dein Fachwissen genügt.


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Kommunikation in Projekten

 

Projektkommunikation wird nur wenig systematisch und professionell gestaltet, obwohl nahezu alle Projektmanager Kommunikation für wichtig oder sehr wichtig halten. Es ist Tatsache und nicht mehr von der Hand zu weisen, dass eine gut entwickelte Projektkommmunikation einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für ein Projekt darstellt. Gerade in der heutigen völlig vernetzten und globalisierten Welt lohnt sich ein erhöhter  Kommunikationsaufwand in den meisten Projekten. Aktuell neue Begriffe wie Digitalisierung oder Industrie 4.0 müssen allen Beteiligten nahe gebracht werden

 

Führung besteht zu einem grossen Teil aus Kommunikation, kaum jemand wird diese Feststellung in Frage stellen. Gleiches gilt somit auch für das Projektmanagement. Dafür gibt es gute Gründe zur Annahme, dass der Anteil der Kommunikation hier sogar noch wesentlich umfangreicher ist als im Alltagsgeschäft. Denn ein Projekt ist in allen Belangen immer einzigartig, der das eingespielte Gefüge von Aufbau- und Ablauforganisation durchbricht, und das Neuartige erfordert verständlicherweise einen umfangreicheren Vermittlungsaufwand als das Alltägliche.

Oftmals wird die Projektkommunikation nur wenig systematisch und professionell gestaltet. Zu diesem Ergebnis kommen mehrere Studien, welche in den vergangenen Jahren zum Thema «Kommunikation in Projekten» durchgeführt wurden.

Unter Projektkommunikation wird an dieser Stelle zweierlei verstanden: sowohl die interne Kommunikation innerhalb eines Projekts, also zwischen den daran unmittelbar Projektbeteiligten, als auch die nach extern gerichtete Kommunikation über das Projekt, also gegenüber Auftraggebern, Beteiligten, Betroffenen sowie weiteren Stakeholdern innerhalb und ausserhalb des Unternehmens. Unter der Kommunikation versteht man ausserdem mehr als die Übermittlung einfacher (Sach-)Information, sondern diese umfasst auch alle anderen möglichen Aussageformen im zwischenmenschlichen Bereich, wie bspw. Appelle, Versprechen, Drohungen, Gratulationen usw.

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