So bringst du dein Projektmanagement auf die nächste Ebene – mit dem richtigen Projektvorgehen, Klarheit und Führung
Kurz gesagt: Wenn du als junge Führungskraft oder Projektleiter:in planbar liefern willst, brauchst du drei Dinge: ein passendes Projektvorgehen (hier: Wasserfall), radikale Klarheit (Scope, Ziele, Qualität) und eine klare Führung (Entscheidungen, Kommunikation, Verantwortung).
In diesem Blog nehme ich dich mit in eine Story aus dem Projektalltag – fachlich solide und persönlich erzählt – und zeige dir, wie du dein Projektmanagement jetzt auf das nächste Level bringst.
Die Story: Annas erstes „grosses“ Projekt
Anna ist 28, neu als Projektleiterin in einem mittelgrossen Unternehmen. Ihr erstes Projekt: die Einführung eines standardisierten Reporting-Tools – festes Budget, fixe Scope-Vorgaben, harte Compliance-Anforderungen und ein immobiler Stichtag. Genau die Bedingungen, bei denen Wasserfall seine Stärken ausspielt.
Zu Beginn fühlt sich Anna zerrissen: Die Fachbereiche wollen „alles von allem“, die IT warnt vor technischen Altlasten, der Einkauf drückt auf Kosten, der Vorstand auf Tempo. Ihr Kalender ist ein Flickenteppich, die E-Mails endlos, die Erwartungen hoch. Der Wendepunkt kommt, als ihr Mentor einen Satz sagt: „Kein Tempo ohne Richtung – und keine Richtung ohne Klarheit.“
Anna entscheidet sich bewusst für ein Wasserfall-Vorgehen mit klaren Stage-Gates. Sie friert Anforderungen ein, plant mit WBS und kritischem Pfad, etabliert ein Change Control Board und setzt auf harte, aber faire Qualitätssicherung. Klingt trocken? Wurde ihre Rettung.
Warum das richtige Projektvorgehen der erste Hebel ist
„Agil oder Wasserfall?“ ist kein Glaubenskampf, sondern eine Passungsfrage. Wenn du:
- fixen Scope, feste Compliance-Vorgaben und einen nicht verhandelbaren Termin hast,
- mit vielen Stakeholdern arbeitest, die formale Abnahmen brauchen,
- Test- und Abnahmephasen sauber dokumentieren musst,
…dann liefert Wasserfall dir Planbarkeit, Nachweisbarkeit und klare Entscheidungsmeilensteine. Das heisst nicht, dass du unflexibel bist – es heisst, dass du geplant flexibel bist: Änderungen laufen über einen sichtbaren Prozess statt durch Seitentüren.
Junge Führungskräfte suchen häufig nach „Projektmanagement Wasserfall“, „Stage-Gates“, „kritischer Pfad“, „RACI“, „WBS“ und „Change Control“. Wenn du diese Begriffe sauber lebst (und benennst), wächst auch deine Fach-Glaubwürdigkeit intern – und deine Sichtbarkeit extern.
Erfolgsfaktor 1: Anforderungen & Scope – „Klarheit schlägt Hektik“
Anna startet mit einem Scope Statement: Ziele, Nicht-Ziele, Annahmen, Abgrenzungen. Jede Anforderung erhält Akzeptanzkriterien. Sie baut eine Requirements Traceability Matrix (RTM): Requirement → Design → Testfall → Abnahme. Damit ist der rote Faden sichtbar.
Praxis-Tipps:
- Schreibe Anforderungen testbar: „Muss X leisten, damit Y erreicht wird; messbar durch Z.“
- Baseleine die Anforderungen nach Review. Ab dann sind Änderungen Änderungen – kein Flurfunk.
- Dokumentiere die Quellen: Wer wollte was – und warum?
Warum das wirkt: Unklare Anforderungen sind die teuerste Fehlerquelle im Wasserfall. Je früher du sie präzisierst, desto günstiger und schneller wird dein Projekt.
Erfolgsfaktor 2: Planung mit WBS, Netzplan & Puffern – „Der Plan ist ein Werkzeug, kein Kunstwerk“
Anna zerlegt das Projekt in eine Work Breakdown Structure (WBS) bis auf klare Arbeitspakete mit Verantwortlichen, Lieferobjekten und Abnahmekriterien. Aufwand (Personentage) und Dauer (Kalendertage) werden getrennt geschätzt. Aus den Abhängigkeiten entsteht ein Netzplan mit kritischem Pfad.
Praxis-Tipps:
- Plane sichtbare Puffer auf Vorgangsebene (Fehlersuche, Lieferverzug) und Management-Puffer auf Ebene Meilenstein.
- Lege Baselines für Termine und Kosten an, damit du Earned Value (SPI/CPI) tracken kannst.
- Kalenderrealität beachten: Feiertage, Abwesenheiten, Release-Freeze in der IT.
Warum das wirkt: Dein Plan ist nur so gut wie seine Annahmen. Mit sauberer WBS, realistischen Schätzungen und transparenten Puffern befreist du dein Team vom Mikromanagement – und dich vom Bauchgefühl.
Erfolgsfaktor 3: Governance & Stage-Gates – „Entscheiden statt hoffen“
Anna etabliert einen Lenkungsausschuss mit Sponsor, IT, Fachbereichen und Compliance. An definierten Stage-Gates (Initiierung, Anforderung, Design, Implementierung, Test, Übergabe) werden klare Kriterien geprüft: Vollständigkeit, Qualität, Risiken, Budget, offene Entscheidungen. Freigabe nur, wenn die Ampel auf Grün steht – oder mit dokumentierten Auflagen.
Praxis-Tipps:
- Definiere Rollen & Verantwortungen mit einer RACI-Matrix.
- Vereinbare Entscheidungs-SLAs (z. B. 3–5 Werktage) und tracke Entscheidungszeiten.
- Führe ein Entscheidungslog: Was, warum, wer, bis wann – für Transparenz und Lernen.
Warum das wirkt: Ohne Governance entsteht „Beschäftigung ohne Fortschritt“. Mit Stage-Gates entsteht Fokus: erst richtig, dann weiter.
Erfolgsfaktor 4: Risiko & Change – „Risiken sind sicher, Chaos ist optional“
Anna baut ein Risikoregister: Ursache → Ereignis → Auswirkung, mit Bewertung (Impact × Wahrscheinlichkeit), Owner und konkreten Maßnahmen (Avoid/Reduce/Transfer/Accept). Top-Risiken landen in jedem Statusreport.
Für Änderungen richtet sie ein Change Control Board (CCB) ein: Jede Änderung erhält eine Impact-Analyse auf Scope, Time, Cost, Quality samt Empfehlung. Erst nach Entscheidung wird umgesetzt.
Praxis-Tipps:
- Frühwarnindikatoren nutzen: Liefertermine, Fehlerraten, Verfügbarkeiten.
- Serielles Testen nicht romantisieren: Plane ausreichend Zeit für Fehlschläge ein.
- Kommuniziere Entscheidungen und deren Begründungen – das baut Vertrauen auf.
Warum das wirkt: Projekte scheitern selten am ersten großen Risiko, sondern am stillen Summieren kleiner, ungepflegter Risiken und Änderungen. Ein disziplinierter Prozess sichert dir die Handlungsfähigkeit.
Erfolgsfaktor 5: Qualitätssicherung & V-Modell – „Qualität ist eine Kette, kein Event“
Im Wasserfall zahlt sich V-Logik aus: Anforderungen korrespondieren mit Design, Implementierung mit Tests. Anna definiert einen Qualitätsplan: Standards, Review-Arten (Requirements-Review, Design-Review, Code-Review), Abnahmekriterien je Phase, Teststrategie (Unit → Integration → System → Abnahme).
Praxis-Tipps:
- Eintrittskriterien für jede Teststufe (z. B. „kritische Defects < X, Testdaten vorhanden“).
- Defect-Log mit Priorität, Reproduzierbarkeit, Fix-Owner und SLA.
- First-Pass-Yield (bestehene Tests ohne Nacharbeit) als Leitkennzahl nutzen.
Warum das wirkt: Qualität ist nachweisbar. Wenn Anforderungen, Designs, Testfälle und Abnahmen verknüpft sind (RTM), hast du eine belastbare Nachweiskette – intern und gegenüber Auditoren.
Erfolgsfaktor 6: Stakeholder- & Kommunikationsmanagement – „Menschen entscheiden“
Anna erstellt eine Stakeholder-Map (Einfluss × Interesse) und differenziert ihre Kommunikation: Management bekommt Ampel, Meilensteine, Budget, Top-3-Risiken. Fachbereiche erhalten konkrete Lieferobjekte, Abnahmetermine, offene Punkte. Die IT bekommt Fehler- und Deploy-Fenster. Es gibt kurze, regelmässige Status-Updates mit einheitlichem Template.
Praxis-Tipps:
- Kommunikationsplan pro Phase: Ziel, Kernbotschaft, Format, Frequenz, Owner.
- Rituale etablieren: Kick-off, Gate-Review, Lessons Learned am Phasenende.
- Visualisiere Fortschritt (Gantt, Meilensteintrend) – sichtbar ist steuerbar.
Warum das wirkt: Stakeholder, die sich ernst genommen fühlen, blockieren weniger und entscheiden schneller. Kommunikation gibt Orientierung – besonders in Phasen, in denen wenig „sichtbar“ passiert.
Mini-Case: Wie Annas Projekt die Kurve kriegte
Zwei Monate vor Go-live stolpern zwei Risiken gleichzeitig: Lieferverzug beim Lizenzpartner und mehr Komplexität im Altsystem. Annas Team aktiviert den Management-Puffer, priorisiert Arbeitspakete neu, beantragt eine formale Scope-Änderung (verschiebt ein „Nice-to-have“ ins Folge-Release) und zieht den Abnahmetest mit einem Pilotbereich vor. Dank klarer Stage-Gate-Entscheidung und offener Kommunikation bleibt die kritische Deadline unangetastet – und das Vertrauen im Vorstand erhalten.
Die Lehre: Plan A ist wichtig. Plan B (und die Fähigkeit, ihn schnell zu aktivieren) ist überlebenswichtig.
Typische Stolpersteine – und wie du sie vermeidest
- „Wir starten schon mal, die Details klären wir später.“
Später wird teuer. Design-Freeze erst nach geprüftem und freigegebenem Requirements-Set. - Versteckte Puffer
Puffer sind kein Misstrauen, sondern Management. Mache Puffer sichtbar und führe sie aktiv. - Entscheidungen vertagen
Unentschieden ist die teuerste Entscheidung. Entscheidungs-SLAs einführen und messen. - Change verteufeln
Change ist normal. CCB + Impact-Analyse bedeutet Kontrolle, nicht Bürokratie. - Status ohne Aussage
Status ist nicht „Gelb wegen viel los“, sondern Ziele, Fortschritt, Abweichungen, Maßnahmen – und klare Risiken.
Deine Minimal-Toolchain (bewährt für Wasserfall-Projekte)
- Planung: WBS, Gantt/Netzplan, kritischer Pfad, Ressourcen- & Kapazitätsplan, Baselines
- Steuerung: Statusreport-Template, Entscheidungslog, Issue-/Risikoregister, Change-Log
- Qualität: Qualitätsplan, Review-Checklisten, Teststrategie, Testfälle & Defect-Log, RTM
- People & Führung: RACI, Stakeholder-Map, Kommunikationsplan, Meeting-Agenden
Pro-Tipp: Halte alles leichtgewichtig, aber verbindlich. Templates sollten führen, nicht fesseln.
FAQ-Block
Antwort: Wenn Anforderungen stabil sind, Abhängigkeiten stark sequenziell, Qualitätssicherung über definierte Meilensteine läuft und Compliance/Regulatorik hohe Planbarkeit verlangt.
Antwort: Definiere pro Gate klare Reifegrade (Scope, Budget, Risiko, Qualität), prüfe Artefakte (z. B. Pflichtenheft), entscheide Go/Korrektur/Stop und dokumentiere die Beschlüsse.
Antwort: Sie klärt Verantwortungen je Arbeitspaket, reduziert Eskalationen und beschleunigt Entscheidungen—weil klar ist, wer Responsible, Accountable, Consulted und Informed ist.
Antwort: Über ein Change Control Board (CCB) mit klarer Vorlage (Impact auf Scope/Termin/Kosten/Qualität), Priorisierung, Entscheidung und Versionierung der Baselines.
Reflexionsfragen
- Anforderungen: Welche drei Anforderungen in deinem aktuellen Projekt sind noch nicht testbar formuliert – und wie machst du sie konkret?
- Planung: Wo ist in deinem Gantt/Netzplan der kritische Pfad – und welche Puffer schützt du aktiv?
- Governance: Welche Entscheidung bremst dich gerade – und welcher SLA würde dir helfen, sie rechtzeitig zu bekommen?
- Risiko & Change: Welches Top-Risiko besitzt keinen klaren Owner – und wer übernimmt ihn heute?
- Qualität: Welche Eintrittskriterien fehlen für die nächste Teststufe – und wie definierst du sie in einem Satz?
Stakeholder: Wer ist High-Influence/Low-Interest in deiner Stakeholder-Map – und wie holst du ihn/sie gezielt ab?
Persönliche Meinung von em-horizons.ch
Aus über 30 Jahren Projekterfahrung sehe ich: Wasserfall funktioniert hervorragend, wenn du ihn diszipliniert lebst – und dort einsetzt, wo er passt. Junge Führungskräfte profitieren besonders, weil klare Strukturen Sicherheit geben und Führung lernbar machen. Meine Empfehlung: Beherrsche Wasserfall sauber, lerne die agilen Prinzipien – und wähle bewusst je nach Projekt. Das ist gelebte Professionalität.
Deine Erfahrung zählt – teile sie in den Kommentaren!
Welche Herausforderung war in deinem Wasserfall-Projekt die größte? Welche Entscheidung hat am meisten Wirkung entfaltet? Teile deine Erfahrung und Meinung in den Kommentaren – konkret, ehrlich, praxisnah. Davon profitieren alle, die gerade ihr Projekt auf das nächste Level bringen wollen.
Wenn du Vorlagen (WBS, RACI, Statusreport, Risiko-/Change-Log, RTM) oder Sparring für dein aktuelles Projekt möchtest:
Bei em-horizons.com findest du Webinare und Seminare speziell für junge Führungskräfte und Projektleiter – praxisnah, transformierend und sofort anwendbar. Lass uns dein Projektmanagement gemeinsam auf das nächste Level heben.