Projekt erfolgreich starten: Wie junge Führungskräfte Projekte von Anfang an auf Erfolg trimmen

Der Projektauftrag war unklar, die Rollen im Team nicht sauber definiert, die Anforderungen ständig im Fluss. Meetings ohne Ende, aber wenig Entscheidungen. Die Stimmung: zunehmend nervös. Das Projekt drohte, aus dem Ruder zu laufen – lange bevor die ersten Ergebnisse sichtbar wurden.

Der Wendepunkt kam, als ich erkannte: „Mit Bauchgefühl allein bringe ich dieses Projekt nicht sicher ins Ziel.“
Durch eine gezielte Projektmanagement-Ausbildung und das begleitende Transformations-Coaching mit einem erfahrenen Projekt Coach konnte ich das Ruder herumreissen. Aus Chaos wurde Struktur, aus Aktionismus wurde Klarheit, aus Druck wurde ein machbarer Plan.

In diesem Blog zeige ich dir, wie du als junge Führungskraft deine Projekte von Anfang an auf Erfolg trimmen kannst – mit Praxis, Story und klaren Schritten, die du direkt auf dein eigenes Projekt übertragen kannst. Und du wirst sehen: Die richtige Ausbildung und ein gutes Coaching sind oft der entscheidende Erfolgsfaktor – für dich und für dein Unternehmen.

Hintergrund – Warum Ausbildung über den Erfolg deiner Projekte entscheidet

Ein Projekt ist heute selten nur „ein zusätzliches Päckli Arbeit“. Digitalisierung, neue Tools, KI, komplexe Schnittstellen – all das macht Projekte anspruchsvoller. Gleichzeitig hast du als junge Führungskraft oft noch nicht die Sicherheit, die man nach zehn Jahren Erfahrung mitbringt. Genau hier kommen Ausbildung und Projekt-Coaching ins Spiel.

Gute Projektmanagement-Ausbildung hilft dir:

• einen klaren Projektauftrag zu formulieren
• Ziele, Nutzen und Scope von Beginn weg sauber zu definieren
• Risiken früh zu erkennen, statt sie erst im Krisenmeeting zu diskutieren
• dein Projektteam zu führen, auch wenn du (noch) keine formale Macht hast
• mit Stakeholdern professionell zu kommunizieren

Für dein Unternehmen bedeutet das:
Projekte werden planbarer, Budgets werden eher eingehalten, Einführungen laufen stabiler, die Akzeptanz neuer Lösungen steigt. Ein stark geführtes Projekt reduziert Reibungsverluste – und erhöht den Nutzen der Investitionen.

Für dich persönlich bedeutet das:

• weniger Stress und Überforderung
• mehr Sicherheit in deiner Rolle
• ein klarer Schritt auf die nächste Karrierestufe
• ein Profil als jemand, der Projekte wirklich „zum Fliegen“ bringt

Ausbildung ist damit nicht „nice to have“, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor – für dein Leben, deine Führung und jedes einzelne Projekt, das du übernimmst.

Die Story – Vom überforderten Quereinsteiger zum erfolgreichen Projektleiter

Als ich mein erstes grosses Projekt übernahm, war ich Quereinsteiger aus der Produktentwicklung. Fachlich war ich stark, aber: Projektleitung? Teamführung? Stakeholder-Management? Eher Basisniveau.

Die Ausgangslage war dramatisch:

• Ein wichtiges Firmenprojekt mit hoher Sichtbarkeit
• Zeitplan schon jetzt ambitioniert
• Anforderungen halb definiert
• Ein Projektteam, das in verschiedene Richtungen zog
• Und eine Geschäftsleitung, die vor allem eines wollte: Resultate

Nach ein paar Wochen war klar: So geht es nicht weiter. Termine wurden verpasst, Entscheidungen vertagt, das Projekt verlor Vertrauen. An diesem Punkt entschied ich mich, in mich selbst zu investieren.

Ich absolvierte die Projektmanagementausbildung bei em-horizons und startete parallel ein Transformations-Coaching im Projektmanagement. Dort sind wir das Projekt Schritt für Schritt durchgegangen:

1. Projektauftrag klären
   Was ist das Ziel? Was ist nicht Teil des Projekts? Welche messbaren Ergebnisse sollen am Ende stehen?
2. Stakeholder & Erwartungen sortieren
   Wer hat welche Interessen? Wer blockiert, wer unterstützt? Wie hole ich die richtigen Leute ins Boot?
3. Struktur und Meilensteine aufbauen
   Aus einem diffusen Aufgabenhaufen wurde ein klarer Projektstrukturplan mit Etappen, Verantwortlichkeiten und Terminen.
4. Risiken und Probleme sichtbar machen
   Statt Probleme zu verdrängen, haben wir sie auf den Tisch gelegt – mit konkreten Massnahmen und Verantwortlichen.
5. Teamführung stärken
   Ich lernte, Meetings klar zu führen, Aufgaben zu delegieren und Konflikte anzusprechen, bevor sie eskalieren.
6. Kommunikation professionell aufsetzen
   Regelmässige, gut vorbereitete Status-Updates schufen Vertrauen bei Management und Fachbereichen.

Mit der Zeit wandelte sich das Bild: Das Projektteam wurde ruhiger, die Ergebnisse wurden sichtbarer, die Geschäftsleitung spürte: „Da ist jemand, der das Projekt im Griff hat.“
Am Ende wurde das Projekt erfolgreich eingeführt – stabil, akzeptiert, mit echtem Nutzen fürs Unternehmen. Und der entscheidende Faktor war klar: Ohne Ausbildung und Coaching hätte ich das so nicht geschafft.

Sechs Hacks, wie du deine Projekte von Anfang an auf Erfolg trimmen kannst

Aus dieser Erfahrung sind sechs Hacks entstanden, die du direkt auf dein nächstes Projekt anwenden kannst:

Hack 1: Starte nie ohne klaren Projektauftrag
Schreibe den Projektauftrag auf maximal einer Seite: Ziel, Nutzen, Scope, Zeitrahmen, Budget, Verantwortlicher. Wenn du es nicht klar aufschreiben kannst, ist es noch nicht klar genug.

Hack 2: Kläre früh die Spielregeln mit dem Management
Wer entscheidet was? Wie oft berichtest du? Lieber ein kurzes, klares Statusmeeting alle zwei Wochen als ein grosses Krisenmeeting alle zwei Monate.

Hack 3: Baue dein Projektteam bewusst auf
Nicht nur Fachwissen zählt. Frage dich: Wer bringt Energie, wer bringt Struktur, wer kennt die Organisation? Ein Projekt ist immer Teamarbeit.

Hack 4: Plane in Etappen, nicht in Perfektion
Teile dein Projekt in überschaubare Meilensteine. Plane detailliert nur die nächste Etappe, halte den Rest als grobe Roadmap. So bleibst du flexibel.

Hack 5: Lerne offen – in Ausbildung und im Projekt
Nutze jede Schulung, jedes Online Seminar, jedes Coaching als Chance, dein aktuelles Projekt zu verbessern. Überlege dir: „Was nehme ich heute konkret ins Projekt mit?“

Hack 6: Führe dich zuerst selbst
Selbstführung ist der Kern: kluge Prioritäten, bewusster Umgang mit Energie, Nein sagen können. Wenn du innerlich stabil bist, kannst du auch ein anspruchsvolles Projekt ruhig und klar führen.

Diese Hacks klingen simpel – aber wenn du sie konsequent lebst, verändert sich deine Art, Projekte zu führen, fundamental.

Meinung und Empfehlung von em-horizons.ch

Bei em-horizons sehen wir immer wieder dasselbe Muster:
Das Projekt ist nicht zu komplex – aber die junge Führungskraft ist allein gelassen. Ein kurzer „Crashkurs“ im Unternehmen, ein paar PowerPoints – und dann: „Mach mal.“

So sind wir vorgegangen – Schritt für Schritt:

Schritt 1: Projektidee und Ziel grob formulieren

Frag dich zuerst:

• Worum geht es in diesem Projekt?
• Welches Problem soll gelöst werden?

Schreib in 2–3 Sätzen auf, was du erreichen willst. Noch nicht perfekt, einfach verständlich. Das ist dein Roh-Entwurf.

Schritt 2: Auftraggeber und Projektleiter festlegen

Ohne klare Verantwortung kein Projekt.

• Wer ist Auftraggeber (meist Führungskraft / Management)?
• Wer ist Projektleiter:in (du oder jemand aus deinem Team)?

Schreib beide mit Namen und Funktion in den Projektauftrag. So ist klar, wer entscheidet und wer führt.

Schritt 3: Ziele konkret und messbar definieren

Jetzt machst du das Ziel „scharf“.

• Was soll am Ende vorliegen? (z.B. „neues Zeiterfassungstool eingeführt und im ganzen Team aktiv im Einsatz“)
• Wie kannst du messen, ob das Ziel erreicht ist? (z.B. „90 % der Mitarbeitenden nutzen das Tool nach 4 Wochen regelmässig“)

Nutze am besten SMART: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert.

Schritt 4: Nutzen und Business Value beschreiben

Zeig, warum sich dieses Projekt lohnt:

• Welche Vorteile bringt das Projekt?

• z.B. Zeitersparnis, Kostenreduktion, höhere Qualität, weniger Fehler

• Wer profitiert konkret?

• z.B. Team, Bereich, Kunden, Management

Schreibe 3–5 bullet points. Das hilft später, wenn du Ressourcen oder Entscheidungen begründen musst.

Schritt 5: Umfang (Scope) und Abgrenzung festlegen

Jetzt ziehst du klare Linien.

Scope – das gehört ins Projekt:

• z.B. „Auswahl und Einführung eines neuen Tools“, „Schulung von Team A und B“

Abgrenzung – das gehört explizit NICHT dazu:

• z.B. „Kein internationaler Rollout“, „Keine Anpassung bestehender HR-Prozesse ausser X und Y“

Diese Abgrenzung schützt dich vor „können wir noch schnell…?“.

Schritt 6: Rahmenbedingungen und Annahmen klären

Was ist vorgegeben – was nimmst du an?

• Vorgaben: Budget, Zeitrahmen, bestehende Systeme, rechtliche Anforderungen
• Annahmen: „Wir gehen davon aus, dass…“ (z.B. „Team hat pro Woche 10 % Kapazität für das Projekt“)

Schreibe die wichtigsten Punkte auf. So kannst du später sagen:
„Auf dieser Grundlage haben wir geplant.“

Schritt 7: Rollen, Team und Stakeholder definieren

Wer spielt welche Rolle?

• Projektleiter:in
• Projektteam (Kernteam)
• Key-Stakeholder (z.B. Fachbereich, IT, HR, Betriebsrat)

Notiere zu den wichtigsten Personen:

• Rolle
• Verantwortung
• wie sie eingebunden werden (z.B. Lenkungsausschuss, Reviews, Workshops)

Schritt 8: Groben Zeitplan und Meilensteine skizzieren

Du brauchst keinen detaillierten Gantt-Plan – aber eine Roadmap.

• Startdatum und geplantes Enddatum
• 3–6 Meilensteine, z.B.:
  • „Projektauftrag freigegeben“
  • „Konzept verabschiedet“
  • „Pilot abgeschlossen“
  • „Rollout abgeschlossen“ 
  • schreib zu jedem Meilenstein ein geplantes Datum. Das gibt dir Struktur.

Schritt 9: Risiken und erste Massnahmen erfassen

Überlege dir: Was kann schiefgehen?

Beispiele:

• Schlüsselpersonen haben wenig Zeit
• Widerstand im Team
• Technische Integration komplizierter als gedacht

Für 3–5 grösste Risiken:

• Risiko kurz beschreiben
• Eintrittswahrscheinlichkeit (hoch/mittel/tief)
• Erste Massnahme (z.B. „frühes Gespräch mit Teamleiterin“, „Kapazitäten klären“, „technischen Experten einbeziehen“)

Schritt 10: Projektauftrag schriftlich festhalten und freigeben lassen

Jetzt alles sauber in einem Dokument zusammenführen:

• Titel des Projekts
• Auftraggeber & Projektleiter
• Ziele & Nutzen
• Umfang & Abgrenzung
• Rahmenbedingungen & Annahmen
• Rollen & Stakeholder
• Meilensteine
• Risiken

Dann:

• Mit Auftraggeber durchgehen
• Offene Punkte klären
• Schriftlich freigeben lassen (Unterschrift oder Freigabe per Mail)

Erst jetzt ist dein Projekt offiziell „gestartet“ – mit einem sauberen Projektauftrag, auf den du dich immer wieder beziehen kannst.

Meinung und Empfehlung von em-horizons.ch

Bei em-horizons sehen wir immer wieder dasselbe Muster:
Das Projekt ist nicht zu komplex – aber die junge Führungskraft ist allein gelassen. Ein kurzer „Crashkurs“ im Unternehmen, ein paar PowerPoints – und dann: „Mach mal.“

Unsere klare Meinung:
Wer heute Projekte leitet, braucht mehr als nur Grundlagen. Du brauchst:

• ein solides Fundament im Projektmanagement
• bewusste Selbstführung im Alltag
• und im Idealfall einen erfahrenen Sparringpartner, der mit dir dein Projekt reflektiert

Darum kombinieren wir bei em-horizons:

• Online Seminare und Webinare – von der Basis bis zur höheren Ausbildung
• Transformations-Coaching – direkt an deinem realen Projekt
• Praxisnähe – kein Lehrbuchwissen, sondern Tools, die du morgen anwenden kannst

Unsere Erfahrung zeigt: Wenn junge Führungskräfte ihre Projekte bewusst als Lern- und Entwicklungsplattform nutzen, profitieren Mensch und Unternehmen. Projekte liefern bessere Resultate, und du positionierst dich als jemand, der vertrauenswürdig führt, auch in anspruchsvollen Situationen.

Häufige Fragen zum Einstieg in Projekte

1. Ab wann gilt etwas als „Projekt“ und nicht einfach als Aufgabe?
Ein Projekt ist zeitlich begrenzt, hat ein klares Ziel, ein Budget, mehrere Beteiligte und ist neuartig oder komplex. Wenn du mehrere Bereiche koordinieren musst, bist du ziemlich sicher in einem Projekt.

2. Brauche ich wirklich eine Ausbildung oder reicht Erfahrung „on the job“?
On-the-job ist wichtig – aber ohne Grundlagen läufst du in typische Fallen. Eine solide Projektmanagement-Ausbildung verkürzt deine Lernkurve massiv und reduziert teure Fehler.

3. Was bringt mir ein Projekt Coach konkret?
Ein erfahrener Coach hilft dir, dein Projekt nüchtern von aussen zu sehen, bessere Entscheidungen zu treffen und heikle Situationen vorzubereiten – gerade, wenn es um Management oder schwierige Teamdynamiken geht.

4. Wie viel Zeit soll ich für Projektmanagement-Ausbildung einplanen?
Schon ein kompaktes Online Seminar von 1–2 Tagen kann dir Werkzeuge geben, die dein aktuelles Projekt sofort verbessern. Wichtig ist, dass du das Gelernte direkt anwendest.

5. Ich bin Quereinsteiger – bin ich überhaupt der richtige Typ für Projektleitung?
Ja, wenn du bereit bist zu lernen, Verantwortung zu übernehmen und mit Menschen zu arbeiten. Fachliche Tiefe ist ein Plus, aber Führung, Struktur und Kommunikation sind entscheidend – und genau das kannst du lernen.

6. Wie gehe ich vor, wenn mein Projekt bereits „brennt“?
Hol dir Unterstützung. Kläre zuerst den Projektauftrag neu, priorisiere die wichtigsten Themen und schaffe Transparenz im Team und Management. Ein kurzes, fokussiertes Coaching kann hier erstaunlich viel bewirken.

Reflexionsfragen – prüfe dich und dein Projekt

Wenn du dein nächstes Projekt wirklich auf Erfolg trimmen willst, nimm dir ein paar Minuten Zeit und beantworte die folgenden Fragen ehrlich – am besten schriftlich. Jede gute Antwort bringt mehr Klarheit in deinen Projektauftrag und stärkt deine Rolle als junge Führungskraft.

1. Wie klar ist das Ziel meines Projekts – könnte ich es in zwei einfachen Sätzen einer fremden Person erklären?
2. Weiss ich genau, welchen konkreten Nutzen mein Projekt für Unternehmen, Team und Kunden bringt?
3. Ist schriftlich festgehalten, was im Projekt enthalten ist – und was ausdrücklich nicht?
4. Wer ist offiziell mein Auftraggeber – und habe ich mit dieser Person den Projektauftrag wirklich gemeinsam geklärt?
5. Welche drei wichtigsten Stakeholder beeinflussen den Erfolg meines Projekts – und kenne ich ihre Erwartungen?
6. Habe ich einen groben Zeitplan mit 3–5 Meilensteinen, die für alle verständlich und realistisch sind?
7. Welche Risiken sehe ich heute schon – und welche ersten Massnahmen habe ich dazu definiert?
8. Weiss mein Projektteam genau, welche Rollen und Verantwortungen jede Person im Projekt hat?
9. Wie selbstsicher fühle ich mich aktuell in meiner Rolle als Projektleiter:in – und wo brauche ich noch Unterstützung oder Ausbildung?
10. Wenn ich meinen Projektauftrag anschaue: Würde ich mich selbst als Auftraggeber davon überzeugen lassen, Zeit und Geld in dieses Projekt zu investieren? Warum (nicht)?

Wenn du bei mehreren Fragen ins Grübeln kommst oder „eigentlich nein“ denkst, ist das kein Fehler – sondern ein Signal. Genau dort lohnt es sich, nachzuschärfen: mit einem klareren Projektauftrag, einer passenden Projektmanagement-Ausbildung oder einem Coaching, das dich Schritt für Schritt begleitet.