Ich erinnere mich noch gut an die Zeiten, in denen ich in einem mittelgrossen selbständigen Unternehmen als Projektleiter täglich damit kämpfte, meine zahlreichen Aufgaben, Meetings und Deadlines unter einen Hut zu bringen. Ich war ambitioniert, wollte alles perfekt managen – und fühlte mich doch ständig gehetzt und ausgelaugt. Mein Kalender war überfüllt, mein Kopf ständig am Rotieren, und ich hatte das Gefühl, ich verliere die Kontrolle über mein eigenes Tun. Besonders Zeitmanagement und Prioritätensetzung waren bei mir dauernd Thema – aber meine Tools und Techniken fühlten sich schnell wie ein Flickwerk aus To‑Do‑Listen, Erinnerungen und eher reaktiven Tagesplanungen an.

Der Wendepunkt kam, als ich mir eingestand, dass ich das nicht länger so weitermachen wollte. Ich musste mir selbst – und anderen – Grenzen setzen. Ich musste lernen, Aufgaben bewusst abzugeben statt sie bei jedem Impuls selbst zu erledigen. Erst als ich anfing, konsequent “Nein” zu sagen und Tätigkeiten zu delegieren, begann ich, diesen dichten Termindschungel zu lichten. Ich strukturierte meinen Tagesablauf neu: Ich blockte mir Strategietermine, schuf Entscheidungsspielräume und kleine Rückzugsinseln für Ego- und Teamreflexion. Es war kein radikaler Tapetenwechsel, sondern ein schrittweises Umdenken. Mit jedem kleinen Erfolg – ein freies Zeitfenster, ein gelöster Konflikt, ein strukturiertes Projektmeeting – wurde die Veränderung spürbar. Ich gewann mehr Handlungsspielraum, mehr Klarheit und mehr Freude an meinem Job. Ich wurde fähig, souverän den Überblick zu behalten und gleichzeitig an meiner eigenen Entwicklung zu arbeiten – als Führungskraft, als Organisator, als Mensch.

Wenn Du gerade in einer ähnlichen Situation steckst – jung, ehrgeizig, unter Druck, mit mehr Aufgaben als Zeit – dann weisst Du, was ich meine. Vielleicht rennst Du auch von Meeting zu Meeting, ohne den nötigen Freiraum für strategisches Denken. Vielleicht fragte auch ich mich damals: Muss das wirklich so sein? Ich habe mich entschieden: Nein. Ich habe es aktiv verändert. Und heute helfe ich anderen Führungskräften und Projektleitern dabei, dasselbe zu erreichen – mit System, Klarheit und Bewusstsein. Genau darum geht es in diesem Beitrag.

2. Erklärung, Hintergrund und Nutzen für Dich

Warum solltest Du Dich mit Selbstmanagement beschäftigen? Weil es nicht nur ein Mittel zum Zweck ist – es ist die Basis für Deine berufliche Wirksamkeit, Deine persönliche Weiterentwicklung und Deine langfristige Zufriedenheit. Ohne ein solides Selbstmanagement bist Du ständig im Zustand des Reagierens und wirst fremdgesteuert von Deadlines, Unterbrechungen und fremden Erwartungen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Energie – und oft sind die Ergebnisse nicht einmal nachhaltig.

Ein effektives Selbstmanagement ermöglicht Dir hingegen: klare Prioritäten, zielgerichtete Entscheidungen und ein selbstbestimmtes Arbeiten. Du bist nicht länger ein Spielball der Umstände, sondern der aktive Gestalter Deines Arbeitsalltags. Tausche auch mit Gleichgesinnten aus. Diese Gestaltung schenkt Dir einen doppelten Nutzen: kurzfristig Effizienz und Ruhe, langfristig Karrierefortschritt und persönliche Entwicklung. Dein Fokus richtet sich auf das, was wirklich zählt – Deine selbstdefinierten Ziele. Dabei unterstützt Dich ein ganzes Set an Methoden und Techniken – von Zieldefinition über Energieplanung bis hin zu Stressmanagement. Sie alle sind darauf ausgerichtet, Dir mehr Handlungsspielraum zu eröffnen.

Für Projektleiter, junge Führungskräfte und Transformationsfachpersonen ist Selbstmanagement ein entscheidender Schlüssel. Denn ihr Alltag ist geprägt von multidimensionalen Anforderungen: parallel laufende Projekte, Teamsteuerung, Stakeholder-Kommunikation, kurzfristige Veränderungen und strategische Weiterentwicklung. In diesem Umfeld brauchst Du mehr als To‑Do‑Listen – Du brauchst ein tragfähiges System, dass Dich in die Lage versetzt:

• Deine Ziele klar zu formulieren und umzusetzen.
• Prioritäten zu setzen, die Wirkung entfalten.
• Deine Energie so einzusetzen, dass Du Spitzenleistungen erbringen kannst.
• Entscheidungen bewusst zu treffen: wichtig vs. dringend, delegieren vs. selbst erledigen.
• Routinen zu etablieren, die Deine Selbstdisziplin stärken.
• Stress, Druck und Krisen bewusst zu managen – ohne Burnoutgefahr.

Der Nutzen für Dich ist messbar: mehr Klarheit, weniger Stress, bessere Ergebnisse, mehr Vertrauen in Deine Fähigkeiten. Und ganz wichtig: Du gewinnst Raum für persönliche Weiterentwicklung – denn Du bist nicht mehr gefangen im Tagesgeschäft. Du gestaltest aktiv Deine Karriere – mit mehr Souveränität, Wirkung und Balance. In den folgenden Abschnitten bekommst Du konkrete Tools und Impulse, wie Du das erreichst. Aber am Anfang steht dieses Verständnis: Selbstmanagement ist Deine Schlüsselkompetenz. Und sie lässt sich gezielt aufbauen.

3. Meine Story und Praxisbeispiel mit Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung

Schritt 1: Zielklarheit (SMART)

Ich formuliere mein übergeordnetes Projektziel präzise: „Projekt A bis Ende September agil abschliessen mit 90 % Budgettreue.“ Ausserdem identifiziere ich Teilziele: Teammobilisierung, Stakeholder‑Briefing, Risikoplanung und Roll‑out‑Strategie. Diese Ziele halte ich schriftlich fest – idealerweise in einem digitalen System oder auf einem Whiteboard.

Schritt 2: Prioritätenmatrix anwenden

Ich sammle alle Aufgaben – gross und klein – in einer Liste. Dann richte ich eine Eisenhower-Matrix ein:

• Wichtig & Dringend: Notfallmeetings, Budgetfreigaben.
• Wichtig, nicht dringend: Risikoplanung, Team-Workshops.
• Dringend, nicht wichtig: Routine‑Mails, Ad‑hoc‑Anfragen.
• Weder wichtig noch dringend: Kaffeepausen mit Kollegen, Admin‑Tasks, die delegiert werden können.

Ich fokussiere mich tagsüber auf die „Wichtig & Dringend“ und „Wichtig, nicht dringend“-Quadranten. Alles andere wird delegiert oder terminiert.

Schritt 3: Time‑Blocking einführen

Ich blocke täglich 90-Minuten‑Zeiträume für „Deep Work“, in denen ich an meinen wichtigsten Aufgaben arbeite. Zum Beispiel:

• 8–9:30 Uhr – Risikoplanung
• 9:30–10 Uhr – Mails & Pausen
• 10–11:30 Uhr – Workshop-Vorbereitung

Schnelle Reaktionen und Routineaufgaben erledige ich nur in vordefinierten Zeitfenstern. Der Rest bleibt blockiert, nicht gestört.

Schritt 4: Routinen etablieren

Ich starte meinen Tag jetzt mit einer 5-Minuten-Checkliste:

1. Welche drei Ziele stehen heute an?
2. Welche Priorität habe ich dafür?
3. Welche Zeitfenster sind blockiert?

Am Abend reflektiere ich ebenfalls fünf Minuten:

• Was lief gut?
• Was hat mich abgelenkt?
• Was nehme ich morgen mit?

Schritt 5: Aufgaben delegieren & Nein sagen

Ich reflektiere meine To‑Do‑Liste: Was kann ich übernehmen, was sollte ich delegieren? Ich schreibe einfache Übergaben: „Bitte XY übernimmt Mails, ABC kontrolliert Daten“. Für Meilensteine delegiere ich bewusst, damit meine Zeit frei bleibt für Steuerung und strategische Gespräche. Wenn Anfragen hereinkommen, checke ich schnell: Ist das wichtig? Wenn nicht, sage ich höflich ab oder verweise weiter.

Schritt 6: Energie beobachten und Pausen nutzen

Ich dokumentiere meinen Energielevel im Tagesverlauf – morgens hohe Energie, mittags Tief, nachmittags wieder ansteigend. Dementsprechend plane ich anspruchsvolle Arbeit am Vormittag, einfache Aufgaben nachmittags. Ausserdem etabliere ich Mini-Pausen: 5 Minuten raus an die frische Luft, Wasser trinken, Atem üben.

Schritt 7: Motivationsrituale einbauen

Wenn ich grossen Aufwand vor mir habe, visualisiere ich das Ergebnis: den Projektabschluss, die Wirkung, das Teamerlebnis. Ich setze kleine Belohnungen: nach intensiver Arbeit eine kurze Teepause, ein Spaziergang, Musik hören. Ausserdem tausche ich mich regelmässig mit einer Kollegin oder meinem Coach über Fortschritte und nächste Schritte aus – das stärkt den gegenseitigen Antrieb.

4. Fortgeschrittene Anwendungen und Ideen

Wenn Du diese Grundbausteine implementiert und verinnerlicht hast, öffnet sich der Raum für weiterführende, strategisch kraftvolle Techniken:

Antizipatives Planen:

Nutze Freitagnachmittage, um die nächste Woche vorzuplanen: Termine, Deadlines, Projekte, Pufferzeiten, Schwerpunkte. Es ist ein mentaler Reset der Woche – und sorgt für Klarheit schon vor dem Montagmorgen.

Deep‑Work‑Blöcke:

Plane regelmässig längere Zeitfenster von 2–3 Stunden (auch halbtags) für komplexe, fokussierte Arbeit. Das kann ein ganzer Tag am Stück sein – ohne Unterbrechungen, ohne Meetings. Das fördert Flow, tiefe Ideen und strategische Klarheit.

Ressourcen‑Benchmarking:

Dokumentiere z. B. für vier Wochen Deinen Output – wie viele Produktive Stunden, erledigte Aufgaben, Projektmeilensteine. Dann setze Dir ein ambitioniertes, aber realistisches Ziel: z. B. Steigerung von 10 % Deep-Work-Zeit, Reduktion der Reaktionszeit auf Anfragen, mehr delegierte Aufgaben.

Review‑Meisterschaft mit Dir:

Einmal im Monat analysierst Du tiefgehend: Was lief wirklich gut? Wo häuften sich Verzögerungen oder Stress? Was ging verloren, weil es keine Zeit oder keinen Raum dafür gab? Welche neuen Gewohnheiten hast Du bewahrt, welche willst Du erweitern? Daraus leitest Du die konkreten nächsten Handlungsfelder ab.

Automatisation & Tools:

Nutze Tools zur Priorisierung (z. B. Asana, Trello mit Eisenhower-Tags), zur Zeiterfassung (Toggl, RescueTime), für Routinen (Habitify, Notion-Templates) und für Reflexion (Evernote, OneNote). Automatisiere so viel wie möglich – etwa via Templates, recurring tasks oder Reporting-Vorlagen. So gewinnst Du mentale Freiheit und Effizienz.

Persönliche Führungspraxis:

Mit Deinen gesammelten Routinen wirst Du selbstbewusster. Du trittst klarer auf, hast mit Teams andere Gespräche, begegnest Stakeholdern fokussierter – weil Du freier agierst. Du kannst in Konflikten Grenzen setzen, souveräne Entscheidungen treffen, mit Drucksituationen bewusst umgehen.

Diese fortgeschrittenen Schritte heben Dein Selbstmanagement auf die strategische Ebene: Du bist dann nicht nur Anwender, sondern aktiver Gestalter Deines Führungshandelns.

5. Wie geht es weiter?

Du willst diesen Wandel nicht alleine gehen? Dann ist das Eintagesseminar mit anschliessendem Transformations-Coaching von em‑horizons genau der richtige Weg für Dich.

1. Ist-Aufnahme & Analyse: Gemeinsam nehmen wir Deinen Ist-Zustand auf – strukturiert und gesammelt. Wo hast Du Stärken, wo sind Baustellen?
2. Auswertung & Klarheit schaffen: Wir schauen uns gemeinsam an, welche Tätigkeiten Dir Energie geben, welche Deinen Tag rauben. Welche Strukturen funktionieren, welche nicht?
3. Priorisierung & persönlicher Fahrplan: Auf Basis Deiner Situation entwickeln wir ein priorisiertes Umsetzungskonzept – punktgenau, realistisch und wirkungsvoll.
4. Transformations-Coaching: Du erhältst Begleitung bei der Umsetzung – Reflexionscoaching, Impulse, Sparring. So wird Veränderung nachhaltig und Du bleibst auf Kurs.

Wenn Du bereit bist, Dein Selbstmanagement neu zu gestalten – mit System, Klarheit, Energie – dann sprich mich gerne an. Dein nächster Karriereschritt wartet darauf, gut vorbereitet und souverän gemeistert zu werden. Enfold Dich mit Struktur. Sei frei im Kopf. Wir gehen’s gemeinsam an.

Mehr Informationen: em‑horizons.ch

Abschliessende Reflexionsfragen:

1. Welche drei SMART-Ziele hast Du für das kommende Quartal – und wie priorisierst Du sie?
2. Welche Routine würdest Du morgen sofort einführen, um Deinen Tag strukturierter zu starten – und was brauchst Du dafür?
3. Welche eine Aufgabe könntest Du bewusst delegieren – damit Du den Kopf frei bekommst für Strategisches?

Dein Selbstmanagement ist kein Zufallsprodukt. Es ist Dein Plan, Deine Haltung, Deine Entscheidung. Mit klaren Zielen, angepassten Routinen, strategischem Fokus und bewusster Ressourcensteuerung wirst Du effektiver, souveräner und zufriedener. Hole jetzt unten deinen persönlichen Selbstmanagement-Check. Ich freue mich darauf, Dich auf dieser Reise zu begleiten.

Herzliche Grüsse
Emil Manser
Projektleiter, Coach & Autor bei em‑horizons.ch

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