Aufgabenpakete und die dazugehörigen Tätigkeiten müssen gut strukturiert und für das ganze Team sichtbar festgehalten werden. Erstellen Sie daher am besten schon in der Vorwoche einen Aufgaben-Plan für die kommende Woche. Dabei sollten alle Aufgaben vertieft überlegt und realisitisch auf die einzelnen Wochentage und Mitarbeitenden des Teams verteilt werden. Damit sehen Sie schon im Voraus, was die zukünftige Woche an Projektfortschritten bringen kann, alle Mitarbeitenden wissen, was Sie erwartet und Sie können am Ende der Woche eine Bilanz ziehen, was Sie gearbeitet haben und was noch pendebt ist.

Idealerweise beziehen Sie in Ihren Plan auch die entsprechenden Ressourcen direkt mit ein, also Termine, Kosten und Mitarbeitende. So wird Ihre Planung noch genauer.

Das gilt in Sachen Zeit und Ressourcen. Aufgaben können auch mal länger dauern, zum Beispiel, wenn der Auftraggeber unvermittelt seine Anforderungen ändert, das Unternehmen die Prioritäten wechselt oder Mitarbeitende in anderen Tätigkeiten länger festgehalten werden als erwartet. In solchen Situationen ist es gut, wenn Sie das miteinbezogen haben. Reservieren Sie sich also zeitlichen Puffer für die einzelnen Aufgabenpakete und planen Sie auch die Mitarbeitenden nicht von Montagmorgen bis Freitagabend mit Aufgaben voll. Lassen Sie Luft, um realistische Ziele zu setzen, Raum für Kreativität zu lassen und so am Ende der Woche grössere Erfolge zu feiern als mit einer unrealistischen Planung.

Um die Störfaktoren für eine produktive Zusammenarbeit im Team zu reduzieren, sollten Sie sich darauf verständigen, dass alle Benachrichtigungstöne oder andere Signale an Ihren technischen Geräten abschalten – das betrifft also das private Smartphone genauso wie der Unternehmens-Chat oder das E-Mail-Programm auf dem Laptop. Zugleich können Sie über eine gute Selektion im Post-Korb Ihre Zeit auf wichtige E-Mails konzentrieren oder sich auch im Team feste Zeiten zum E-Mails-Checken definieren, um sich den Rest der Zeit gezielt auf das weiter entwickeln des Projekts zu konzentrieren. Wofür Sie sich auch entscheiden, um für ein effizientes Projektmanagement zu sorgen, stellen Sie am besten im Team feste Regeln auf, welche Sie alle einhalten möchten.

Meetings können Sie in einer Woche des öfteren viele wertvolle Arbeitsstunden kosten. Und nicht immer sind Sie wirklich erfolgreicg, sondern entpuppen sich als unnötige Zeitdiebe. Sie können die Anzahl Stunden, die dafür aktuell draufgehen, aber ganz einfach einschränken, indem Sie schlecht organisierte Meetings mehr Struktur geben und in so in effektive Meetings umwandeln. Und so fangen Sie damit an:

• Geben Sie Ihren Meetings einen roten Faden, indem Sie die zu behandelnden Themen zu Beginn auf einem Flipchart notieren.
• Nominieren Sie einen Meeting-Leiter, welcher die Sitzung moderiert und bei Bedarf durch geschickte Überleitungen die Aufmerksamkeit wieder auf das gewollte oder auf das kommende Thema lenken kann.
• Wählen Sie die Form des Stand-up Meetings – Sie reduzieren die Dauer Ihrer Meetings automatisch und steigern die Produktivität Ihrer Kollegen in den Meetings, weil einfach niemand gerne lange herumstehen möchte. Der Fokus wird auf das Wesentliche gelegt.

Kollegen können ein wahre Zeitdiebe sein. Dennoch ist das regelmässige Austauschen sehr wichtig, um den Zusammenhalt zu stärken und zwischendurch einen Ausgleich zur Arbeit zu schaffen. Seien Sie sich aber im Klareb, dass Sie Plauderzeit daran hindert, effizientes Projektmanagement zu betreiben, dann schliessen Sie als Projektleiter ruhig zwischendurch auch mal die Tür und arbeiten in Ruhe für sich. Haben Sie eine Aufgabe erfolgreich abgeschlossen, können Sie sich belohnen, indem Sie gezielt zu Ihren Kollegen gehen und dann eine Auszeit halten, wenn es für Sie zeitlich passt.

Wenn Sie Ihr Projekt wie vereinbart abschliessen möchten, rufen Sie sich immer wieder Ihre Ziele und die des Unternehmens oder des externen Auftraggebers in Erinnerung. Daran sollten Sie sich immer orientieren. Meist wird Ihr Projektmanagement dadurch automatisch viel effizienter, weil Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und das erfüllen, was für Ihr Unternehmen oder den Kunden die höchste Priorität hat.