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Projektmanagement geht digital

 

Projektmanagement geht digital

Der gegenwärtige Wandel ist nun auch bis in die breitesten Schichten unserer Gesellschaft angekommen und wird heftig diskutiert. Wie sich dieser Wandel auf uns Menschen auswirkt, lässt sich noch nicht zusammenfassen. Grundsätzlich leben wir schon sehr lange "digital". Diese Entwicklung nehmen wir Menschen aber nur verzögert wahr. So wie die Risiken kommt die Digitalisierung unauffällig in unseren Alltag. Ein Beispiel sind die Durchsagen auf den Bahnhöfen. Wurden diese bis vor kurzem manuell durchgegeben, tut dies heute ein Sprech-Computer, welcher gerade auch noch mögliche Hinweise auf allfällige Verzögerungen oder weitere Informationen geben kann. Bei einem Geschäftsbesuch werden Sie von Beginn weg von einem "digitalen Guide" geführt. Immer mehr Informationen und Nachrichten werden von sogenannten "Roboterjournalisten verfasst. Beim Autofahren oder im Zug werden wir von einem Navigationsgerät oder einer Onlinefahrplanhilfe begleitet oder gar geführt. Wir wurden schon viel früher in die digitale Welt eingeführt, aber wir haben das erst viel früher gespürt.

"Sie sind jetzt verbunden" - Was heisst das nun für Sie?

Viele von Ihnen vermögen sich bestimmt noch an die erste Generation des "WWW" sprich Internet zurück erinnern, wo man sich in ein Modem einwählen musste um online starten zu können. Bestimmt mögen Sie sich auch noch an die Geschwindigkeit im Aufbau von Webseiten erinnern.  Dann ging es aber sehr schnell, die digitale Verbreitung ging fast mit "Überschallgeschwindigkeit" von statten. Schnell folgten die "Social Media und anschliessend das Cloud-Computing. Seit wenigen Jahren sprechen wir von der Industrie 4.0. Ganz grosse Zukunftsdenker sprechen sogar schon von der Industrie 5.0. Automatisierung und Digitalisierung schaffen neue Unternehmens-, Geschäfts- und Arbeitsmodelle. Dies führt logischerweise auch zu einer neuen Zusammensetzung der Arbeitsbedingungen sowie zur Veränderung der Balance.

Bis heute stand der Mensch im Mittelpunkt der Arbeitswelt. Im digitalen Arbeitsumfeld ist der Mensch im Basisansatz der Wertschöpfungskette gleichwertig mit Anlagen, Programmen und Prozessen. Bei dieser Positionsverschiebung gleitet der Mensch von seiner zentralen Rollen auf einen untergeordneten Platz. Folglich entwickelt sich für uns arbeitende Menschen ein völlig neues Arbeitsverhältnis, das sich von dem bisherigen stark unterscheiden wird. Das Verhältnis der Abhängigkeit und der Unabhängigkeit zwischen Mensch und Maschine (Roboter, Steuerungen) wird sich weiter massiv verändern. Wir müssen unsere Rolle in der fortschreitenden Digitalisierung wiederholt wahrnehmen und neu festlegen. Unternehmen und die Beschäftigten müssen zwingend um- und neudenken und sich massiv verändern.

Nehmen Sie Abschied von der heutigen Weltvorstellung

Wir müssen feststellen, dass das traditionelle, konventionelle Arbeitsmodell in diesem fortschreitenden Digitalisierungsprozess nicht mehr zeitgemäss ist und unter Umständen zu Hemmnissen führen kann. Die Projekte werden immer grösser, komplexer und anspruchsvoller. Die Projektteams gerade in globalisierten Konzernen mit ihren unterschiedlichen Partnern besteht oft nur noch virtuell. Die Arbeitsorte an denen man sich trifft, sind meist der Laptop oder das Smartphone. Die persönliche Begegnung ist nicht mehr notwendig. Ein Gespräch zu einem Projekt kann heute jederzeit und überall auf der Welt stattfinden. Die Tages- und Nachtzeit spielt dabei keine Rolle mehr. So kann es gut möglich sein, dass die Projektpartner bei einem Gespräch gerade im Sport, oder in einer Spielrunde sind. Die digitalisierte Welt bietet uns allen mehr Freiraum und vielleicht auch mehr "Fun" um die Arbeiten zu erledigen. Die negative Seite besteht darin, dass wir dauernd in die Arbeit eingebunden sind auch an Wochenenden und möglicherweise an Feiertagen. Die Trennung zwischen dem Arbeits- und Privatleben wird folglich immer anspruchsvoller.

Vieles ist für uns Projektmitarbeitende in der digitalisierten Umgebung und Arbeitswelt noch unbekannt und neu. Folglich herrscht in dieser Zeit des Umbruchs eine erhöhte Verunsicherung am Arbeitsplatz. Es ist daher unabdingbar uns neu zu orientieren und anzupassen. Eine konstruktive vorwärtsgerichtete Haltung besteht darin, sich aktiv mit dem Veränderungsprozess auseinanderzusetzen und dadurch die Balance zu finden.

Die Digitalisierung bringt eine neue Arbeitsordnung

Wir stehen heute vor der Herausforderung, in der Welt zu arbeiten. Es sind nicht die Roboter oder die Programme, die die Verantwortung übernehmen, sondern wir Projektmitarbeitende stehen für den Projekterfolg in der Verantwortung. Es stellen sich da aber doch Fragen:

  • wie kommen wir in der zukünftigen digitalen Arbeitswelt zurecht?
  • auf welche Einflussfaktoren müssen wir besonders achten, um richtig handeln zu können?

Die digitale Welt ist geleitet vom "System"-Konzept. Digitale, mechanische und menschliche Systeme werden in diesem Zusammenhang miteinander vereint. Die neue Arbeitsordnung ist geprägt von offenen Systemen, Anonymität und Vielfalt. Das digitale, virtuelle Weltsozialsystem in der Industrie weist die folgenden Merkmale auf:

  • hohe fachliche Kompetenz und Expertise
  • räumliche Distanz zu den Partnern (Globale Umspannung)
  • minimierte Sozialbindung
  • erhöhte Spannungen

Aus diesem Standpunkt aus betrachtet sind neben einer hohen Selbstdisziplin auch eine erhöhte Aufmerksamkeit sowie eine gute Kommunikationsfähigkeit und soziale Kompetenz erforderlich, denn trotz aller Hard- und Software arbeiten wir zusammen mit Menschen in den Projekten. Der zukünftige Markt verlangt von einer hohen Arbeitsqualifikation einerseits eine hohe Fachkompetenz, anderseits einen hohen Aufmerksamkeitsgrad in Bezug zur Dynamik im Projektumfeld, sowie eine hohe Handlungsflexibilität beim Konfliktmanagement.  Aus diesen erwähnten Aspekten betrachtet ist für das digitale Zeitalter eine neue Arbeitskultur zwingend erforderlich. Politik, Wirtschaft und Unternehmen sind gefordert, die Beschäftigten darauf kontinuierlich vorzubereiten und zu schulen.

Die globale Ausdehnung und die Zusammenarbeit lässt sich nicht mehr bremsen. Fachwissen ist heute weltweit einheitlich. Von daher ist eine interkulturelle Arbeitskompetenz wichtiger denn je. Kultur heisst der neue Wirtschaftsfaktor. Erfolgreich ist der Projektleiter und Projektmitarbeitende, der zusätzlich zum Fachwissen adäquat mit unterschiedlichen Kulturen umgehen kann. Sind dies Anforderungen erfüllt, lässt sich eine erfolgreiche Zusammenarbeit bestens steuern.

Fazit

Die letzte Revolution war die Industrialisierung. Von  da sind nun dreihundert Jahre vergangen. Wenn wir auch die aktuelle Revolution überleben möchten, müssen wir unsere Daseinsberechtigung zwischen den binären Werten  0 und 1 nachweisen können. Unsere neuen Arbeitskonkurrenten sind nicht mehr Menschen, Firmen oder Nationen, sondern Roboter und Programme. Da stellt sich schon die Frage, was können  wir leisten, wozu diese noch nicht fähig sind? Die Antwort müssen wir bei uns selbst finden. Es sind unsere ureigenen, natürlichen Fähigkeiten wie Kreativität, Ideen und ein kritischer Blick, die uns so weit gebracht haben und die uns beim eintretenden Erfolg Freude bereiten können. Als Projektleiter und Projektmitarbeitende sind Sie aufgefordert sich kontinuierlich weiter zu entwickeln, ihre Potenziale zu entdecken, welche uns die Natur in einzigartiger Weise gegeben hat.

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Die zehn Gebote eines Projektleiters


Bestimmt hast Du Dir auch schon die Überlegung angestellt, was eigentlich einen guten und erfolgreichen Projektleiter ausmacht. In meiner vieljährigen Projektleitererfahrung in kleinen bis grossen Projekten, in verschiedenen Branchen und in kleinen bis ganz grossen Projekten haben sich zehn Gebote entwickelt und herauskristallisiert, welche einen erfolgreichen Projektleiter ausmachen. Über die vorliegenden zehn Gebote kann nun ausgiebig diskutiert werden und ich hoffe der geneigte Leser tut das auch.


1. Gebot – Sei Dich selbst – sei authentisch

Dieses 1. Gebot ist das wichtigste und steht folglich an erster Stelle. Da stellt sich klar die Frage, warum das so ist. Die Antwort auf diese Frage ist ganz einfach zu beantworten. Dieses 1. Gebot bildet die Grundlage eines jeden erfolgreichen Projektleiters. Eines musst Du Dir vor Augen halten, Du kannst es nicht allen recht machen, folglich versuche es schon gar nicht. Mir war das als junger Projektleiter zu wenig bewusst, aber die Umwelt, die Mitarbeitenden, Kollegen und die Chefs merken sehr schnell, ob Du eine Fassade zeigst oder den echten Menschen.

Ich hatte gerade ein CRM Projekt in einem mittelgrossen Unternehmen erfolgreich eingeführt, da sagte ein Kollege zu mir: «Emil, das hast echt cool gemacht» und ich fragte ihn, wie er den das gemeint hat. «Du bist einer der wenigen, die so authentisch sind und ihre Aufgabe geradlinig durchführen» Da kam bei mir gleich der «WOW»-Effekt auf, das ging nun runter wie pures Mineralwasser. Das Fazit daraus, sei wie Du bist und lass Dich ja nicht beirren auch wenn es mal schwierig sein kann.


2. Gebot – Sei ein Teammotivator


In Deinem Projekt ist das Team das allerwichtigste. Mit einem Team, welches eine latente Unzufriedenheit zeigt, wird Dein Projekt vermutlich «Schiffbruch» erleben und Du wirst die gesteckten Ziele nicht erreichen können. Von daher ist es für Dich ganz wichtig Dein Team durch die ganze Projektzeit gut zu behandeln. Nun stellst Du bestimmt die Frage; wie man das anstellen kann. Dazu gibt es ein paar wichtige Aspekte zu beachten

  • Motivation erhöht die Arbeitszufriedenheit ist schnell umsetzbar und bringt sehr schnell positive Ergebnisse
  • Jeder Mitarbeiter bringt Kompetenzen ein, daher ist es wichtig diese zu erkennen und im Projekt richtig einzusetzen
  • Unterstütze deine Mitarbeiter in der Entwicklung und in der Lösung von möglichen Problemen
  • Selbstverständlich gibt es noch viele weitere Motivationsfaktoren im Projekt zu berücksichtigen.

3. Gebot - Stehe hinter Deinem Team


In einem meiner früheren Projekte hatte ich einen Chef der mich ständig übergangen hat, Projektmitarbeitende in meinem Projekt wegnahm, oder zu anderen Aufträgen delegierte, ohne meine Stellungnahme einzuholen. Die Folge die daraus entstand, dass mein Projekt in Verzug geriet und meine Projektziele nicht mehr vereinbarungsgemäss erzielt werden konnten. Die Kommunikation mit meinem Chef war immer angespannt. Die unterschiedlichen Ansichten steigerten sich aber mit der Zeit weiter. 

Irgendwann musste ich einen Entschluss fällen: ich erkläre die Fortsetzung des Projektes als gefährdet oder sogar gescheitert, ich als Projektleiter nicht geeignet bin oder ich dem Chef mitteile, dass ich das Projekt nicht mehr weiterführen will.

Irgendwann kam der Zeitpunkt, ein Gespräch mit meinem Chef zu vereinbaren und die Projektsituation ausführlich darzulegen. Er war sehr überrascht über meine Schilderungen, war sich über sein Tun nicht im Klaren und dachte nicht an die negativen Auswirkungen im Projekt. Er forderte mich zum Schluss auf, die auftretenden Probleme zukünftig früher zu kommunizieren. Für mich war nun klar, in solchen Situationen schon früh aktiv zu werden und zu agieren, statt zu reagieren.


4. Gebot - Treffe Deine Entscheidungen ohne Verzögerung

Es gibt in Projekten kaum etwas Schlimmeres als in einer Führungsposition Entscheidungen zu «vertrödeln» oder gar nicht zu treffen. Solche Situationen verursachen Unsicherheiten und wirken extrem demotivierend. Als Auftraggeber und Projektleiter bist Du immer in dieser Position und Projekte erfordern immer schnelle Entscheidungen. Projektleiter, die Tage und Wochen benötigen, um alle möglichen Eventualitäten zu ermitteln, bevor sie dann eine Entscheidung treffen, werden kaum erfolgreich sein.

Am Anfang Deiner Projektleiter-Karriere wirst Du bestimmt alles richtig machen und folglich auch viel Zeit aufwenden um die richtige Entscheidung zu treffen. Das ist nicht weiter verwunderlich. Versuche aber trotzdem, Entscheidungen schnell zu treffen. Nimm Dich der Probleme in den Projekten an, frage den Problemsteller, was er für Lösungsvorschläge er hätte und triff auf Grund dieser Deine Entscheidung. Auch auf die mögliche Gefahr hin, dass sich Dein Entscheid vielleicht später als nicht vollkommen richtig herausstellt. Mit Deiner kontinuierlichen wachsenden Projekterfahrung, werden sich solche Situationen zurückbilden.

Tipp: Lieber eine nicht vollständige Entscheidung treffen als gar keine Entscheidung.


5. Gebot - Bearbeite Risiken konsequent

Risiken sind im Projekt und sind Dein ständiger Begleiter. Risiken hörst, siehst und riechst Du nicht. Du musst einfach wissen, sie treten in jedem Projekt auf. Es ist folglich Deine Aufgabe diese zu verhindern und zu eliminieren. Nimm vom Projektbeginn weg mögliche Risiken wahr, die Dir einen möglichen Schaden anrichten könnten. Im weiteren ist es ganz wichtig, dass Du in die Zukunft schaust und Dir kontinuierlich Überlegungen anstellst, wo allfällige Risiken lauern könnten. Das ist ein bisschen in die Sterne zu schauen, es macht sich aber echt bezahlt. Je mehr Projekterfahrung Du hast, desto besser hast Du die Risiken im Griff. Bei grösseren Projekten ist es unabdingbar ein permanentes Risikomanagement zu betreiben.


6. Gebot - Überblick halten

 

Als Projektleiter ist es für Dich ganz wichtig den klaren Blick im Projekt zu halten. Das heisst aber nicht, dass Du alles bis in das kleinste Detail wissen musst. So ist es nicht nötig, dass Du in einem Informatikprojekt, den Zeilencode aus dem «FF» kennen musst. Du bist Projektleiter und brauchst den entsprechenden Überblick. Halte Dich da an die «Top-Down» Regel. Schau von oben in das Projekt hinein. Aus dieser Sicht wirst Du schneller mögliche Eingriffspunkte sehen können. Deine wichtigste Aufgabe ist es den aktuellen Projektstand im Griff zu halten und auch mit geeigneten Methoden darstellen zu können. Du sollst bspw. jederzeit darstellen können, welche Teilziele erreicht wurden, welche vor dem Abschluss sind und wo allfällige Probleme auftreten könnten.


7. Gebot - Halte Dein Budget im Griff


Für mich war es immer ein unangenehmes Gefühl, wenn ich den Auftraggeber, den Projektlenkungsausschuss nach einer Budgeterhöhung fragen musste, besonders nach dem zweiten Mal und der Auftraggeber fragt, wie es denn mit der Qualität meiner Budgetplanung steht. Es gibt eigentlich nur eine plausible Begründung für eine Budgetnachfrage: «Das Projekt hat sich seitens der Anforderungen verändert oder gar vergrössert». Ist dies der Fall kannst Du in Ruhe eine Budgeterhöhung anfordern. Achte dabei auf die folgenden Faktoren:

  • Wie hoch ist mein Budget zu Beginn des Projektes
  • Wieviel wurde bis heute ausgegeben
  • Wieviele offene Bestellungen, Posten habe ich noch
  • Was muss noch in Auftrag gegeben werden
  • Wieviel Budget bleibt bis zum Schluss des Projektes noch übrig

Du hast Dein Projekt gut geplant, wenn Du am Ende des Projektes eine Punktlandung in Bezug zum Termin, zum Umfang und Budget ausweisen kannst.


8. Gebot - Netzwerk, Netzwerk

Ein gutes Netzwerk ist für den Projektleiter das A und O. Gut vernetzt heisst, ständiger Austausch, ein Nehmen und Geben. Pflege Dein Netzwerk gleich stark wie Deine Projektmitarbeitenden. Gib viel von Dir, dann wird Dein Netzwerk Deine Bemühungen honorieren und entsprechend viel zurückgeben. So wirst Du in schwierigen Situationen immer einen Partner haben, den Du um Unterstützung anfordern kannst.


9. Gebot - Wisse was Du machst


Wie gut Du die Methoden und Techniken, also Deine Handwerkzeuge beherrschst, ist für Dich als Projektleiter wegweisend. Stell Dir mal vor, Du solltest kochen und kannst die geeigneten Kochutensilien nicht unterscheiden. Das geht nun einfach mal nicht. Genau so ist es auch im Projektmanagement.


Du solltest folglich wissen, was ein Finanz-, Ressourcen-, Kapazitäts-, Risikomanagement oder ein Projekt-Controlling ist. Und Du weisst auch, wie man diese anwendet. Diese Themen sind völlig unabhängig von der eingesetzten Projektmanagementmethode.

Die eingesetzte Projektmanagementmethode ist der zweite Teil Deines Projekt-Handwerkzeugs. Klassisches Phasenmodell, agile Projektmethoden, Scrum und weitere Formen, welche eingesetzt werden können, solltest Du natürlich kennen.


10. Gebot - Bilde Dich lebenslang weiter

 

Es gibt Projekte, bei denen es nicht wesentlich ist, ob Du weisst, was im Projekt fachlich und funktional abläuft. Aus meiner Erfahrung darf ich sagen, dass ich kein solches Projekt angetroffen haben, seit ich Projekte leite. Wie im Gebot 6 erwähnt, ist es nicht die Aufgabe des Projektleiters, den Zeilencode im Detail zu kennen oder gar zu schreiben. Für diese Aufgabe setzen wir ja Programmierer ein. Du solltest aber soviel wissen, dass Du auch fachliche Fragen Deiner Mitarbeitenden erklären kannst. Im weiteren musst Du soviel wissen, dass Du die Fragen des Auftraggebers und des Lenkungsauschusses kompetent erklären kannst. Je grösser Deine Projekt-Erfahrung ist , umso leichter wird es für Dich einzuschätzen sein, in wie weit Dein Fachwissen genügt.


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Kommunikation in Projekten

 

Projektkommunikation wird nur wenig systematisch und professionell gestaltet, obwohl nahezu alle Projektmanager Kommunikation für wichtig oder sehr wichtig halten. Es ist Tatsache und nicht mehr von der Hand zu weisen, dass eine gut entwickelte Projektkommmunikation einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für ein Projekt darstellt. Gerade in der heutigen völlig vernetzten und globalisierten Welt lohnt sich ein erhöhter  Kommunikationsaufwand in den meisten Projekten. Aktuell neue Begriffe wie Digitalisierung oder Industrie 4.0 müssen allen Beteiligten nahe gebracht werden

 

Führung besteht zu einem grossen Teil aus Kommunikation, kaum jemand wird diese Feststellung in Frage stellen. Gleiches gilt somit auch für das Projektmanagement. Dafür gibt es gute Gründe zur Annahme, dass der Anteil der Kommunikation hier sogar noch wesentlich umfangreicher ist als im Alltagsgeschäft. Denn ein Projekt ist in allen Belangen immer einzigartig, der das eingespielte Gefüge von Aufbau- und Ablauforganisation durchbricht, und das Neuartige erfordert verständlicherweise einen umfangreicheren Vermittlungsaufwand als das Alltägliche.

Oftmals wird die Projektkommunikation nur wenig systematisch und professionell gestaltet. Zu diesem Ergebnis kommen mehrere Studien, welche in den vergangenen Jahren zum Thema «Kommunikation in Projekten» durchgeführt wurden.

Unter Projektkommunikation wird an dieser Stelle zweierlei verstanden: sowohl die interne Kommunikation innerhalb eines Projekts, also zwischen den daran unmittelbar Projektbeteiligten, als auch die nach extern gerichtete Kommunikation über das Projekt, also gegenüber Auftraggebern, Beteiligten, Betroffenen sowie weiteren Stakeholdern innerhalb und ausserhalb des Unternehmens. Unter der Kommunikation versteht man ausserdem mehr als die Übermittlung einfacher (Sach-)Information, sondern diese umfasst auch alle anderen möglichen Aussageformen im zwischenmenschlichen Bereich, wie bspw. Appelle, Versprechen, Drohungen, Gratulationen usw.

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